Cuando envías una factura por correo electrónico, el sistema automáticamente te muestra una sugerencia de una dirección de email. Aquí puedes averiguar la forma en que el sistema sabe a quién tiene que enviar la factura.
Si tu cliente es un contacto
Si envías una factura a un contacto, es fácil, el sistema sugerirá automáticamente la dirección de email de este contacto.
Sin embargo si este contacto no tiene ninguna dirección de email rellenada, tendrás que rellenar manualmente la dirección de email al enviar la factura manualmente:
Nota sobre los recordatorios automáticos:
Si el contacto no tiene ninguna dirección de email rellenada y quieres enviar recordatorios automáticos, no se podrán enviar estos recordatorios automáticos (recibirás una notificación sobre ello) a menos que hayas enviado la factura manualmente ya una vez. En este caso cuando se envíen los recordatorios automáticos, se utilizará la misma dirección de email que para el envío de la factura.
Si tu cliente es una empresa
Cuando envías una factura a una empresa, la cosa puede complicarse ligeramente, porque Teamleader Focus busca en varios niveles del sistema para conseguir la dirección de email correcta. Te enseñamos las configuraciones que puedes hacer:
1. Preferencias de facturación
2. La dirección de email de una persona de contacto
3. La dirección de email de una empresa
4. Envío de factura manualmente
1. Preferencias de facturación
Puedes configurar las preferencias de facturación para cada una de las empresas que tengas guardadas en el CRM.
1. Para ello, tienes que dirigirte a la ficha de una empresa, hacer clic en la fecha descendente situada a la derecha de "Información de la empresa", y después en "Preferencias de facturación".
2. En la ventana que se abre, tienes la opción de ajustar el campo "Enviar facturas a". Hay dos opciones:
- Puedes seleccionar la opción "Automático", lo que obliga a Teamleader Focus a buscar la dirección de email correcta en los diferentes niveles del sistema
- Puedes seleccionar "Otro" y rellenar el campo con la dirección de email deseada. En este apartado también puedes introducir más de una dirección de email, si el cliente quiere que se le envíen las facturas siempre a varias direcciones. Pulsa intro o utiliza una coma (,) o un punto y coma (;) para separar las direcciones de correo electrónico.
Este será el primer lugar donde Teamleader Focus busque, y las direcciones aquí indicadas, serán las primeras en ser automáticamente sugeridas por el sistema y las que se utilizarán para los recordatorios automáticos. En caso de que selecciones "Automático" en el desplegable, Teamleader Focus buscará las direcciones en otros niveles.
2. La dirección de email de una persona de contacto
Cuando el email se envía de forma automática:
Si al crear una factura, has añadido una persona de contacto en el apartado "A/A.", esta se enviará automáticamente a esta persona y a la dirección de email de la empresa.
Cuando la factura se envía manualmente:
Si has seleccionado una persona de contacto (A/A) al crear la factura: al enviar la factura podrás elegir entre la dirección de email de los contactos relacionados de la empresa (los verás en orden alfabético) o la dirección de email de la empresa.
Si no has definido una persona de contacto, Teamleader Focus buscará en los siguientes niveles.
3. La dirección de email de una empresa
Si no se ha definido una persona de contacto, ni tampoco se han definido otras preferencias en la facturación, la factura se enviará automáticamente a:
- La empresa
- Todas las personas designadas como 'Persona encargada de la toma de decisiones' (esto sólo sucederá cuando las facturas se envíen automáticamente, por ejemplo: las suscripciones. Esta opción no incluye por lo tanto el envío manual de las facturas)
4. Envío manual de la factura
Si la empresa no tiene una dirección de email rellenada y no hay ningún otro contacto relacionado que tenga una dirección de email rellenada y sea responsable de la toma de decisiones (se asigna mediante la estrella al lado del contacto), no se podrán enviar los recordatorios automáticos a menos que hayas enviado ya la factura manualmente a una dirección de email. Esta misma dirección de email es la que se utilizará para los recordatorios automáticos.
Cómo recibir una copia
Enviar copias de las facturas y abonos a tu contable
Desde Parametrización > Finanzas > Preferencias > Enviar una copia de todas las facturas y abonos a la dirección de correo electrónico de tu preferencia.
En el campo "Dirección de email para facturas y abonos enviados por correo electrónico", puedes introducir cualquier dirección de correo electrónico, no es necesario que esté vinculada a un usuario de Teamleader Focus. Por ejemplo, puedes añadir la dirección de correo electrónico de tu contable.
⚠️ Solo se enviarán a esta dirección las facturas y abonos registrados. Los recordatorios de pago no están incluidos.
⚠️ Múltiples entidades de la empresa: aunque es posible introducir varias direcciones de correo electrónico en este campo, solo se pueden configurar direcciones de correo electrónico para toda la cuenta y no direcciones específicas para cada entidad de la empresa.
Enviar copias de las facturas Peppol (solo en Bélgica)
Si (una de) las entidades de su empresa está registrada en Peppol, también verás un segundo campo:
"Dirección de correo electrónico para facturas y abonos Peppol".
Si introduces una dirección de correo electrónico aquí:
- Se enviará por correo electrónico a esa dirección una copia de tus facturas y abonos enviados a través de Peppol.
- El correo electrónico incluirá el archivo UBL como archivo adjunto.
- Al enviar facturas en bloque a través de Peppol, se enviará un correo electrónico independiente por cada factura.
Junto a estos campos de correo electrónico de contabilidad, por supuesto, siempre puedes añadir manualmente direcciones de correo electrónico para facturas específicas haciendo clic en cc o cci al enviar una factura.