Muchas empresas de servicios ofrecen realizar trabajos y son pagadas por ello. Es inevitable entonces que deban llevar un registro de las horas trabajadas y las facturas que surgen a raíz de estos servicios.
Por ejemplo: Estableces un precio por hora por cada empleado y una vez se haya terminado el servicio, se crea una factura por las horas que cada empleado haya invertido. Este concepto es sencillo de entender pero en muchos casos se pueden realizar varias interpretaciones de este proceso. Y en Teamleader Focus lo sabemos.
A continuación explicaremos cómo puedes utilizar los precios por hora en Teamleader Focus. Hay dos formas de hacer esto:
- Seleccionando un precio por hora para todos tus clientes (basado en 3 opciones diferentes).
- Seleccionando diferentes precios por hora para cada cliente o proyecto.
1. Precio por hora para todos los clientes:
El primer paso a seguir, es decidir cuál será el criterio que determinará el valor del precio por hora. Dirígete a Parametrización > Facturas > Preferencias > Establecer preferencias de facturación predeterminadas. Aquí encontrarás 3 opciones disponibles:
A. Precio por hora por usuario
B. Precio por hora por tipo de trabajo
C. Precio fijo por hora
La opción seleccionada se convertirá automáticamente en la preferencia de facturación predeterminada por defecto para tu cuenta Teamleader Focus. Veamos con un poco más de detalle las implicaciones de cada una de esas opciones.
A. Precio por usuario:
Puedes fijar un coste interno por hora y un precio externo por hora por usuario dentro de tu organización. Esto se hace en Parametrización > Usuarios > Tres puntos al lado de cada uno de ellos > Editar. Aquí encontrarás tanto el campo 'Coste interno' como 'Precio externo'.
El precio externo sirve para indicar cuál es el precio de cada empleado con respecto a tus clientes. Un perfil más junior tendrá un precio más bajo y un perfil con más experiencia podrá tener un precio superior. El coste interno será lo que a ti te cuesta mantener a esos empleados de forma interna.
Ejemplo:
Pedro trabaja por 80€/hora.
Víctor trabaja por 100€/hora.
Ambos son diseñadores y cada uno de ellos ha trabajado durante 5 horas. Como es de esperar, tú quieres facturar a tu cliente el tiempo que tus empleados han trabajado. La factura, por tanto, se creará utilizando dos líneas de descripción diferentes:
| Descripción | Precio IVA no incluido | Cantidad | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Diseño empleado A | 80 | 5 | 400 |
| Diseño empleado B | 100 | 5 | 500 |
Es importante rellenar el campo 'Coste interno' en los ajustes de usuario si quieres utilizar la funcionalidad que calcula el beneficio en tus proyectos. Básicamente, todo el seguimiento temporal se calculará tomando en cuenta el valor del costo interno; para que visualices la relación entre los costos y tus ingresos, que se calcula con el precio externo si facturas en base a la tarifa precio por usuario.
B. Precio por tipo de trabajo:
Otra de las opciones disponibles es que decidas facturar a tus clientes no por el tiempo trabajado, sino por el tipo de trabajo realizado. Esto te va a permitir facturar una tarea sobre, por ejemplo, desarrollo, a un precio superior, que si el trabajo realizado fuera, por ejemplo, un simple análisis.
Ejemplo:
Una tarea de análisis tiene un precio de 65€/hora.
Una tarea de desarrollo tiene un precio de 85€/hora.
Digamos que se han invertido 10 horas en realizar el análisis, y 5 horas en el desarrollo. La factura resultante de ello se creará nuevamente utilizando dos líneas de descripción diferentes:
| Descripción | Precio IVA no incluido | Cantidad | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Análisis | 65 | 10 | 650 |
| Desarrollo | 85 | 5 | 425 |
Para asignar en Teamleader Focus el precio por hora por tipo de tarea debes ir a Parametrización > Agenda > Tipos de trabajo. Aquí puedes crear un nuevo tipo de trabajo, o editar uno ya existente, y definir el coste por hora.
C. Precio fijo por hora:
Finalmente, puede también suceder que tu organización tenga unas tarifas fijas, sin importar el tipo de trabajo del que se trate o el empleado que lo ejecute.
Ejemplo:
Tu organización tiene un precio fijo de 90€/hora.
Digamos que se han invertido 10 horas en realizar el análisis y 5 horas en el desarrollo. La factura se creará, una vez más, utilizando dos líneas de descripción diferentes:
| Descripción | Precio IVA no incluido | Cantidad | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Análisis | 90 | 10 | 900 |
| Desarrollo | 90 | 5 | 450 |
Puedes establecer un precio fijo por hora para tu empresa yendo a Parametrización > Facturas > Establecer preferencias de facturación predeterminadas > elige la opción de Precio fijo por hora en la ventana emergente.
2. Diferentes precios por hora para cada cliente o proyecto:
Puedes establecer un precio por hora predeterminado para tu empresa en Parametrización > Facturas > Preferencia> Tasa horaria establecida por defecto.
Sin embargo, puede ocurrir que tu organización decida desviarse del método estándar seleccionado y establecer un precio diferente para un cliente o proyecto concretos. Teamleader Focus ha pensado en esto, y ha creado determinadas excepciones:
A. A nivel cliente
B. A nivel proyecto
C. Cambio del tipo de precio por hora
A. A nivel cliente:
A nivel cliente puedes establecer que los clientes sean facturados acorde a cualquiera de los tres principios que hemos comentado anteriormente: precio por usuario, precio por tipo de trabajo o precio fijo por hora. De esta forma para el resto de clientes se utilizará la regla de facturación indicada en Parametrización, pero para este cliente en concreto se utilizará la tarifa que expresamente hayas seleccionado.
Para ello, dirígete a un contacto o empresa > haz clic en los tres puntos al lado de ‘Información del contacto’, o ‘Información de la empresa’ > Preferencias de facturación > Paso siguiente y verás las opciones siguientes:
Como puedes ver, a nivel cliente se muestran tres opciones:
1. Precio por usuario: Cuando se genere la factura, se utilizará el precio por usuario que previamente se ha fijado, y este precio no se puede alterar individualmente.
2. Precio por tipo de trabajo: Cuando se genere la factura, se utilizará el precio por tipo de trabajo que previamente se haya fijado. Este será el precio asignado en Parametrización > Planificación > Tipos de trabajo, y no se puede alterar individualmente.
3. Precio fijo por hora: Este valor sí puede ser alterado con posterioridad. Si llegado un punto decides cambiar este precio fijo, el sistema siempre te preguntará si el tiempo registrado aún no facturado también debe actualizarse a la nueva tarifa.
Puedes también elegir que se actualice sólo a partir de una fecha en concreto. Esto es muy útil si realizas un ajuste en el precio, por ejemplo, al comienzo de un nuevo año fiscal o natural.
B. A nivel proyecto:
A nivel del proyecto, también puedes establecer cómo se hacen el cálculo en función del método de facturación. Lee todo sobre los métodos de facturación en un proyecto aquí.
Si el método de facturación de tu proyecto está configurado como 'Tiempo y Materiales', entonces las tarifas de usuario que quieres aplicar para el seguimiento temporal pueden variar dependiendo del proyecto. Es posible establecer tarifas de usuario personalizadas por proyecto que difieran de las tarifas de usuario predeterminadas que ha establecido en la parametrización.
C. Cambio del tipo de precio por hora:
Supongamos que has cambiado el tipo de precio por hora para un cliente. Por ejemplo, has hecho un cambio de precio por usuario a precio por hora fijo. El sistema en este caso también te preguntará si quieres que el tiempo no facturado del pasado se ajuste al nuevo precio de forma inmediata, o si solo quieres actualizarlo a partir de una fecha específica.