Cómo: Convertir una orden de trabajo en una factura


Poder hacer un seguimiento de determinados elementos como por ejemplo horas facturables y materiales utilizados no siempre es fácil cuando estás constantemente en carretera. En la mayoría de casos, datos importantes como las horas trabajadas, son meras estimaciones y otras muchas quedan olvidadas. Para remediar todo esto, lo ideal es utilizar una 'orden de trabajo', es decir, un papel en el que se escriben todos los detalles del trabajo realizado. La parte negativa es que un papel es temporal y se pierde fácilmente. ¿Cuál es la solución? Una orden de trabajo digital. ¿Cuál es una solución aún mejor? Una orden de trabajo digital combinada con Teamleader Focus. 


Trabajar de forma digital tiene la ventaja de poder guardar todos los documentos y que estos no se pierdan, y además toda la información queda centralizada en un mismo lugar: todas las órdenes de trabajo que rellenes serán enviadas a tu cuenta de Teamleader Focus cada vez que te conectes a internet.


Para poder crear órdenes de trabajo necesitas activar esta funcionalidad para cada uno de los usuarios que la quieran utilizar yendo a Parametrización  > Usuarios y activa la pestaña Órdenes de trabajo.


Diferentes formas de crear una orden de trabajo


Hay diferentes formas de crear una orden de trabajo en Teamleader Focus, pero ante todo hay una cosa que debes saber: las órdenes de trabajo no se pueden finalizar desde la versión web de Teamleader Focus, se deben finalizar desde la app de Android o iOS.


Lo que puedes hacer a través de la versión web es preparar la orden de trabajo para su uso posterior.

  1. Crea una orden de trabajo partiendo de cero desde la app
  2. Preparando primero la orden desde una reunión programada en Teamleader Focus
    • Partiendo de cero
    • Basándote en un presupuesto


1. Crear una orden de trabajo desde cero

Crear una orden de trabajo utilizando la app de Teamleader Focus es un juego de niños. Nuestra app te mostrará todos los pasos que tienes que seguir para rellenar cada una de las órdenes y va a permitir también que tu cliente firme el documento de forma digital.

Paso 1: Elige el cliente

Gracias a la sincronización entre la app y la base de datos de Teamleader Focus, puedes buscar de forma muy sencilla el cliente que quieras, y rellenar toda la información de su orden de trabajo. Algunos apartados ya vendrán automáticamente rellenados, como por ejemplo la dirección postal de la empresa, aunque si lo prefieres, puedes introducir tú mismo una ubicación diferente, por ejemplo donde se esté ejecutando la obra. También puedes añadir un proyecto. 


Dirígete al Panel de control (home page) en la aplicación y haz clic en > Orden de trabajo. Rellena los detalles en la pantalla.

Si tienes campos personalizados creados a nivel de las órdenes de trabajo, también los encontrarás disponibles en la aplicación y podrás rellenarlos si lo deseas.


Haz clic en Guardar.


Paso 2: Añadir horas de trabajo

En la siguiente pantalla, encontrarás una versión preliminar de la orden de trabajo con información general.


Puedes hacer clic en la dirección y abrirla con:

  • Apple Maps
  • Google Maps
  • Waze


Si es necesario, en este paso, todavía puedes editar la información general y la información del cliente.


Con el fin de revisar la orden de trabajo, tendrás que añadir las horas de trabajo (que son obligatorios). Haz clic en el signo + para agregarlas.


Introduce la hora de inicio y fin para definir cuánto tiempo llevas trabajando. ¿Te has tomado un descanso para comer? No hay problema, simplemente añade un par de horas después de haber empezado a trabajar de nuevo. Si tienes algo que informar sobre esas horas, añade una descripción si lo deseas.


Trabajar solo puede ser tedioso. Por eso, si te vas de viaje con compañeros de trabajo, puedes añadirlos a la misma orden de trabajo. Todas las horas combinadas se sumarán al importe total de la factura.



Cuando estés listo, haz clic en Añadir hora de trabajo en la esquina superior derecha.


Paso 3: Añade y guarda los productos utilizados

Igual que has añadido horas de trabajo a la orden de trabajo, también puedes añadir los productos que hayas utilizado durante la visita. Si no los tienes creados en tu módulo de Productos, puedes crearlos también sobre la marcha. Haz clic en signo + en la esquina inferior derecha y selecciona Productos. Añade tus productos.



También puedes añadir productos desde aquí:


Paso 4: Añade una descripción, distancia y fotos

También puedes añadir algunos elementos adicionales a la orden de trabajo como una descripción, la distancia en kilómetros (para facturar el kilometraje) y fotos. De esta manera, tus compañeros y tú sabréis si hay algún detalle que no puede ser olvidado.


Paso 5: Revisa la orden de trabajo

¿Has terminado? Haz clic sobre Revisar orden de trabajo para recopilar todos los datos en un archivo PDF. Aquí también puedes cambiar el diseño del documento. Deja que el cliente firme en el acto seleccionando la opción Finalizar con firma.


Consejo: También puedes enviar un correo electrónico, incluyendo el documento pdf de la orden de trabajo, a tu cliente cuando finalices tu orden de trabajo a través de la aplicación móvil. 


  1. En la aplicación web de Teamleader Focus, primero crea la plantilla de correo electrónico que quieres enviar a tu cliente. Ve a Parametrización > Órdenes de trabajo > Plantillas para órdenes de trabajo y haz clic en el signo "+". Es posible añadir varias plantillas diferentes entre las que puede elegir. También puedes elegir el idioma, lo que puede ser útil si también tienes trabajos en el extranjero.
  2. Una vez hecha la plantilla, puedes enviarla al finalizar tu orden de trabajo en la aplicación móvil.
  3. En la versión web tendrá este aspecto:

    Cuando una orden de trabajo tiene el estado 'Final', significa que está finalizada. Sin embargo, cuando tiene el estado "Enviado", significa que se ha enviado y finalizado.


2. Crear una orden de trabajo preparando primero la orden desde una reunión programada en Teamleader Focus


Esta posibilidad es muy útil para las empresas que realizan labores de reparación o consultoría y se desplazan hasta la ubicación del cliente para ejecutarlas. En este caso puede suceder que una persona de la empresa se encargue de crear las reuniones en Teamleader Focus para que los técnicos sepan dónde tienen que ir a hacer las reparaciones o consultas.


La versión web

En la versión web, puedes preparar la orden de trabajo haciendo clic en Añadir orden de trabajo en la esquina superior derecha. Tienes dos opciones: o bien rellenas parcialmente la orden de trabajo basándote en un presupuesto existente, o bien puedes elegir añadir manualmente algunos datos. Puedes añadir una descripción de las tareas a realizar o los materiales necesarios. De esta manera, tu técnico sabrá qué esperar.



También podrás editar este borrador de orden de trabajo más tarde volviendo a la reunión y haciendo clic en Editar orden de trabajo. También encontrarás este borrador de la orden de trabajo (aunque no en pdf) en la vista general de las órdenes de trabajo (consulta"Vista de órdenes de trabajo" más adelante en este artículo).

La aplicación móvil

A través de la aplicación móvil, navegas a tu reunión y luego haces clic en el botón Añade una orden de trabajo. Ahora puedes empezar a añadir elementos y/o finalizar la orden de trabajo.


Vista de órdenes de trabajo

Tanto en la versión web como en la aplicación móvil encontrarás una visión general de tus órdenes de trabajo del pasado y del presente.


Versión web

En la versión web de Teamleader Focus, puedes ver una visión general de tus órdenes de trabajo navegando a Órdenes de trabajo en el menú de la izquierda.


Puedes ver qué empleados trabajaron en qué orden de trabajo y para qué cliente, cuál es la fecha de la orden de trabajo, cuál es el estado (borrador, final, enviado) y si hay un proyecto vinculado a él. Es posible ordenar la visión general según una determinada columna (ascendente o descendente) haciendo clic en el título de esa columna. También puedes elegir qué columnas quieres visualizar en la vista general haciendo clic en la rueda dentada de la esquina inferior derecha. 


Además, puedes utilizar la barra de búsqueda en la esquina superior izquierda si está buscando una determinada orden de trabajo. 


Al hacer clic en una orden de trabajo se abre la página de detalles de esa orden de trabajo.


Encontrarás:

  • El estado de la orden de trabajo en el encabezado, junto al título: borrador, final o enviado
  • La ubicación de la orden de trabajo y la distancia que se añadió
  • Cuando se creó la orden de trabajo 
  • La reunión vinculada y/o el proyecto vinculado
  • Qué campos personalizados se rellenaron
  • La descripción de la orden de trabajo, si la has añadido.
  • Cuántas horas de trabajo se registraron por cada compañero y el tiempo total registrado
  • Una visión general de los productos añadidos a la orden de trabajo
    • Puedes encontrar el ID y el nombre de los productos
    • Puedes encontrar el precio individual de los productos y el precio total de todos los productos
  • Las fotos añadidas a la orden de trabajo
  • Para las órdenes de trabajo que están finalizadas, puede acceder al archivo pdf de la orden de trabajo haciendo clic en Ver pdf en la esquina superior derecha de la vista general de la orden de trabajo
    • Ten en cuenta que también puedes encontrar la orden de trabajo finalizada en los "Archivos" en la página de la empresa/contacto del cliente vinculado

Aplicación para móvil

Cuando navegas a Órdenes de trabajo en la aplicación móvil, puedes encontrar una visión general de tus órdenes de trabajo futuras y pasadas. Si haces clic en el símbolo de filtro en la esquina superior derecha, puedes ordenar tus órdenes de trabajo en los estados borrador, final y enviado. La barra de búsqueda te permite buscar dentro de tus órdenes de trabajo.


Convertir una orden de trabajo en factura

(Recuerda que si estás trabajando con nuestro Booster Ordenes de trabajo, también necesitarás tener el paquete GROW o el FLOW, si deseas facturar tus ordenes de trabajo, pues la funcionalidad de facturación no está disponible en el paquete SMART)


Si ahora quieres facturar tu orden de trabajo, sigue estos pasos:

  1. En la versión web de Teamleader Focus, navega hasta el cliente vinculado a tu orden de trabajo
  2. Encontrarás la orden de trabajo que creaste en los 'Archivos' de ese cliente
  3. Navega hasta "Tiempo dedicado sin facturar". Encontrarás un par de acciones que puedes realizar allí:
    • Crear factura
    • Marcar como no facturable
    • Mover



Si eliges crear una factura, el contenido de la misma aparecerá en una pantalla nueva. Edita lo que necesites y guárdala. ¡Eso es todo! ¡Ya has convertido una orden de trabajo en una factura completa!


Facturar una orden de trabajo desde un proyecto

También es posible facturar una orden de trabajo desde un proyecto. Puedes leer más al respecto en este artículo.


¿Quieres probar esta funcionalidad tú mismo/a? ¡Descárgate la app gratis en Apple App Store o en Google Play Store y pruébalo gratuitamente en https://go.teamleader.eu/trial/try-now!

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