Focus KI wird umso nützlicher, je mehr es über Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise weiß. Im Tab „Einstellungen“ von Focus KI geben Sie ihm diesen Kontext, in drei Bereichen: „Unternehmenskontext“ für Ihr Firmenprofil, „Persönliche Einstellungen“ für Ihren individuellen Arbeitsstil und das Gedächtnis sowie „Unternehmensanweisungen“ für unternehmensweite Regeln. Wenn Sie dies einrichten, müssen Sie nie wieder dasselbe zweimal erklären.
Benutzerzugang
Um loszulegen, gehen Sie zu Focus KI > Einstellungen. Jeder Benutzer mit Zugang zu Focus KI kann seine eigenen „Persönlichen Einstellungen“ immer einsehen und verwalten. Die beiden Schalter sind unabhängig von anderen Berechtigungen immer zugänglich.
Zum Bearbeiten des „Unternehmenskontexts“ und der „Unternehmensanweisungen“ muss für Ihren Benutzer jedoch die Berechtigung Unternehmenseinstellungen verwalten aktiviert sein. Ein Administrator kann dies pro Benutzer über Einstellungen > Benutzer > [Benutzer] > Berechtigungen im Bereich KI aktivieren:
Der Schalter kann nur für Benutzer aktiviert werden, die bereits Zugang zu Focus KI haben.
Unternehmenskontext
Der erste Schritt bei der Anpassung von Focus KI ist die Überprüfung und Vervollständigung Ihres Unternehmenskontexts. Der Unternehmenskontext enthält alle relevanten Hintergrundinformationen, die Focus KI benötigt, um Ihnen zu helfen, Ihr Unternehmen so effizient wie möglich zu führen. Je mehr es über Ihr Unternehmen weiß, desto relevanter und nützlicher werden seine Antworten. Und da er in Ihren Einstellungen gespeichert ist, müssen Sie Ihren Kontext nie wieder von Grund auf erklären.
Um den Unternehmenskontext aufzurufen oder zu bearbeiten, gehen Sie zu Focus KI > Einstellungen > Unternehmenskontext > klicken Sie auf den Namen Ihrer Firmeneinheit > Bearbeiten.
Der Unternehmenskontext wird automatisch aus öffentlich verfügbaren Informationen wie Ihrer Website oder auf Basis Ihrer Anmeldedaten erstellt. Er umfasst:
- Über Ihr Unternehmen
- Firmengröße und geschätzter Umsatz
- Branche und Umsatzmodell
- Ideales Kundenprofil
- Ziel/Mission
- Was Sie verkaufen
Der Unternehmenskontext wird pro Firmeneinheit eingerichtet und für Ihre erste Firmeneinheit automatisch auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen hinzugefügt. Wenn Ihr Konto mehrere Firmeneinheiten hat, hat jede ihren eigenen Unternehmenskontext, was besonders für das Erstellen von Angeboten und Rechnungen relevant ist.
Unternehmenskontext aktualisieren
Wenn etwas fehlt oder falsch ist, können Sie den Unternehmenskontext auf zwei Arten aktualisieren: Klicken Sie auf Bearbeiten und aktualisieren Sie die Informationen manuell, oder chatten Sie mit Focus KI und bitten Sie es, ein bestimmtes Detail zu aktualisieren.
Bei Konten mit mehreren Firmeneinheiten ist der Unternehmenskontext nicht standardmäßig für jede Einheit ausgefüllt. So fügen Sie ihn hinzu:
- Klicken Sie auf den Pfeil neben einer Firmeneinheit
- Wählen Sie, ob Sie die Informationen manuell ausfüllen oder Mit Focus KI ausfüllen möchten.
Bei der zweiten Option stellt Ihnen Focus KI nacheinander Folgefragen, um die Lücken zu füllen.
Persönliche Einstellungen
Neben der Einrichtung Ihres Unternehmenskontexts können Sie über die „Persönlichen Einstellungen“ auch personalisieren, wie Focus KI individuell mit Ihnen interagiert. Legen Sie persönliche Anweisungen fest, die Focus KI befolgen soll, und aktivieren Sie die Gedächtnisfunktion, damit es aus Ihren Chats lernen und sich verbessern kann.
Gehen Sie zu Focus KI > Einstellungen > Persönliche Einstellungen. Hier sehen Sie zwei Einstellungen, die Sie jeweils jederzeit per Schalter ein- oder ausschalten können:
- Persönliche Anweisungen verwenden: Damit können Sie Focus KI konkrete Anweisungen geben, wie es mit Ihnen arbeiten soll. Zum Beispiel: in Kunden-E-Mails immer einen formellen Ton verwenden, Nachfassnachrichten mit einer bestimmten Eröffnungszeile beginnen, beim Zusammenfassen von Besprechungen Fachjargon vermeiden oder beim Vorschlagen nächster Schritte immer drei Optionen anbieten. Ziel ist, nicht immer wieder dieselben Anweisungen geben zu müssen. Legen Sie sie einmal fest, und Focus KI wendet sie in jedem Chat konsequent an. Klicken Sie auf Persönliche Anweisungen anzeigen, um Ihre bestehenden Anweisungen anzuzeigen und zu bearbeiten.
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Gedächtnis aus Chat-Verlauf generieren ermöglicht Focus KI, sich relevanten Kontext aus Ihren früheren Gesprächen zu merken. Wenn diese Option aktiviert ist, merkt sich Focus KI Dinge, die Sie zuvor geteilt haben, wie wiederkehrende Kunden, Ihre bevorzugte Arbeitsweise oder Präferenzen, die Sie erwähnt haben. All das berücksichtigt es in zukünftigen Chats, ohne dass Sie sich wiederholen müssen.
Unternehmensanweisungen
Über Ihre persönlichen Einstellungen hinaus können Sie schließlich auch Anweisungen festlegen, die für Ihr gesamtes Team gelten. Diese heißen Unternehmensanweisungen.
Unternehmensanweisungen funktionieren genauso wie persönliche Anweisungen, gelten aber für alle im Konto. Legen Sie damit fest, wie Focus KI Ihr gesamtes Team unterstützen soll: Kunden immer formell ansprechen, niemals Liefertermine zusagen oder beim Schreiben von E-Mails einer festen Struktur folgen. Legen Sie sie einmal fest, und Focus KI wendet sie für jeden Benutzer konsequent an. Focus KI kann bis zu 10 Unternehmensanweisungen speichern. Klicken Sie auf Unternehmensanweisungen anzeigen, um sie hinzuzufügen oder zu bearbeiten.