Focus AI wird nützlicher, je mehr es über Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise weiß. Im Einstellungen-Tab von Focus AI geben Sie ihm diesen Kontext in drei Bereichen: 'Unternehmenskontext' für Ihr Unternehmensprofil, 'Persönliche Einstellungen' für Ihren individuellen Arbeitsstil und Ihr Gedächtnis sowie 'Unternehmensanweisungen' für unternehmensweite Regeln. Durch diese Einrichtung müssen Sie dasselbe nie zweimal erklären.
 

Benutzerzugang

Um loszulegen, gehen Sie zu Focus AI > Einstellungen. Beachten Sie, dass jeder Benutzer mit Zugang zu 'Focus AI' immer seine eigenen 'Persönlichen Einstellungen' einsehen und verwalten kann. Die beiden Schalter sind unabhängig von anderen Berechtigungen immer zugänglich.

Das Bearbeiten des 'Unternehmenskontexts' und der 'Unternehmensanweisungen' erfordert jedoch, dass die Berechtigung 'Unternehmenseinstellungen verwalten' für Ihren Benutzer aktiviert ist. Ein Administrator kann dies pro Benutzer über Einstellungen > Benutzer > [Benutzer] > Berechtigungen im Bereich KI aktivieren:

Der Schalter kann nur für Benutzer aktiviert werden, die bereits Zugang zu Focus AI haben.
 

Unternehmenskontext

Der erste Schritt bei der Anpassung von Focus AI ist die Überprüfung und Vervollständigung Ihres Unternehmenskontexts. Der Unternehmenskontext enthält alle relevanten Hintergrundinformationen, die Focus AI benötigt, um Ihnen bei der Führung Ihres Unternehmens so effizient wie möglich zu helfen. Je mehr es über Ihr Unternehmen weiß, desto relevanter und nützlicher werden seine Antworten. Und da es in Ihren Einstellungen gespeichert ist, müssen Sie Ihren Kontext nie wieder von Grund auf erklären.

Um auf den Unternehmenskontext zuzugreifen oder ihn zu bearbeiten, gehen Sie zu Focus AI > Einstellungen > Unternehmenskontext > klicken Sie auf den Namen Ihrer Unternehmenseinheit > Bearbeiten.

Der Unternehmenskontext wird automatisch aus öffentlich verfügbaren Informationen wie Ihrer Website oder Ihren Anmeldedaten generiert. Er umfasst:

• Über Ihr Unternehmen
• Unternehmensgröße und geschätzter Umsatz
• Branche und Umsatzmodell
• Ideales Kundenprofil
• Ziel/Mission
• Was Sie verkaufen
   

Der Unternehmenskontext ist pro Unternehmenseinheit eingerichtet und wird automatisch für Ihre erste Unternehmenseinheit auf Basis öffentlich verfügbarer Informationen hinzugefügt. Wenn Ihr Konto mehrere Unternehmenseinheiten hat, verfügt jede über einen eigenen Unternehmenskontext, was besonders relevant für die Erstellung von Angeboten und Rechnungen ist.
 

Unternehmenskontext aktualisieren

Wenn etwas fehlt oder falsch ist, können Sie den Unternehmenskontext auf zwei Arten aktualisieren: Klicken Sie auf Bearbeiten und aktualisieren Sie die Informationen manuell, oder chatten Sie mit Focus AI und bitten Sie es, ein bestimmtes Detail zu aktualisieren.

Konten mit mehreren Unternehmenseinheiten haben den Unternehmenskontext nicht standardmäßig für jede Einheit ausgefüllt. Gehen Sie folgendermaßen vor, um ihn hinzuzufügen:

1. Klicken Sie auf den Pfeil neben einer Unternehmenseinheit
2. Wählen Sie, ob Sie die Informationen manuell ausfüllen oder Focus AI das Ausfüllen überlassen möchten. Bei der letzteren Option stellt Focus AI Ihnen nacheinander Folgefragen, um die Lücken zu füllen.
   
   
    

Persönliche Einstellungen

Neben der Einrichtung Ihres Unternehmenskontexts können Sie auch personalisieren, wie Focus AI individuell mit Ihnen interagiert, über 'Persönliche Einstellungen'. Konfigurieren Sie personalisierte Anweisungen, denen Focus AI folgen soll, und aktivieren Sie die Gedächtnisfunktion, damit es aus Ihren Chat-Interaktionen lernen kann.

Gehen Sie zu Focus AI > Einstellungen > Persönliche Einstellungen. Sie sehen hier zwei Einstellungen, beide mit einem Schalter, den Sie jederzeit ein- oder ausschalten können:

• Persönliche Anweisungen verwenden: Damit können Sie Focus AI spezifische Anweisungen geben, wie es mit Ihnen arbeiten soll. Zum Beispiel: in Kunden-E-Mails immer einen formellen Ton verwenden, Follow-up-Nachrichten mit einer bestimmten Eröffnungszeile strukturieren, beim Zusammenfassen von Besprechungen Fachbegriffe vermeiden oder bei der Vorschlag von nächsten Schritten immer drei Optionen anbieten. Das Ziel ist, zu vermeiden, dieselben Anweisungen immer wieder zu geben. Legen Sie sie einmal fest, und Focus AI wendet sie konsequent in jedem Chat an. Klicken Sie auf Persönliche Anweisungen anzeigen, um Ihre bestehenden Anweisungen anzuzeigen und zu bearbeiten.
• Gedächtnis aus Chat-Verlauf generieren ermöglicht Focus AI, relevanten Kontext aus Ihren vorherigen Gesprächen zu behalten. Wenn dies aktiviert ist, merkt sich Focus AI Dinge, die Sie zuvor geteilt haben, wie wiederkehrende Kunden, Ihre bevorzugte Arbeitsweise oder Präferenzen, die Sie erwähnt haben. Es berücksichtigt diese in zukünftigen Chats, ohne dass Sie sich wiederholen müssen.
   

Unternehmensanweisungen

Schließlich können Sie neben Ihren persönlichen Einstellungen auch Anweisungen festlegen, die für Ihr gesamtes Team gelten. Diese werden Unternehmensanweisungen genannt.

Unternehmensanweisungen funktionieren genauso wie persönliche Anweisungen, gelten aber für alle im Konto. Verwenden Sie sie, um zu definieren, wie Focus AI Ihrem gesamten Team assistieren soll: Kunden immer formell ansprechen, niemals Lieferdaten versprechen oder beim Schreiben von E-Mails einer festen Struktur folgen. Legen Sie sie einmal fest und Focus AI wendet sie konsequent für jeden Benutzer an. Focus AI kann bis zu 10 Unternehmensanweisungen speichern. Klicken Sie auf Unternehmensanweisungen anzeigen, um sie hinzuzufügen oder zu bearbeiten.


 

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