Focus KI funktioniert wie ein Gespräch: Stellen Sie es sich als einen hochkompetenten Assistenten vor, der Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise in Teamleader Focus bereits kennt. Sie tippen einen Prompt, und Focus KI antwortet und handelt. Keine speziellen Befehle, kein technisches Wissen erforderlich. Das Einzige, was die Qualität des Ergebnisses beeinflusst, ist, wie klar Sie Ihre Anfrage formulieren. Und genau wie bei einem Kollegen gilt: Je mehr Kontext Sie geben, desto besser.
Sie können nichts kaputt machen – fangen Sie einfach an
Ein Prompt ist im Grunde eine Anweisung, eine Frage oder ein Hinweis, den Sie Focus KI geben. Wenn Sie Focus KI noch nie verwendet haben, denken Sie nicht zu lange über Ihre erste Nachricht nach. Tippen Sie, was Sie einem Kollegen sagen würden. Focus KI ist darauf ausgelegt, natürliche Sprache zu verstehen, es gibt also keine falsche Art anzufangen. Sie sind nicht sicher, wie Sie etwas formulieren sollen? Fragen Sie direkt: „Ich möchte X erreichen – wie frage ich dich das am besten?“
Seien Sie konkret in Ihrer Anfrage
Je mehr Informationen oder Daten in Ihrem Konto vorhanden sind, desto besser kann Focus KI Ihnen helfen. Ebenso gilt: Je mehr Details Sie in Ihrem Prompt angeben, desto nützlicher ist das Ergebnis. Außerdem weiß Focus KI, wo Sie sich befinden: Es liest den Kontext der Seite, auf der Sie sich gerade befinden. Wenn Sie sich einen Kunden, einen Deal oder ein Projekt ansehen, können Sie einfach „dieser Kunde“, „dieser Deal“ oder „dieses Projekt“ sagen, und Focus KI weiß, was Sie meinen. Sie müssen die Namen nicht jedes Mal eingeben.
- Statt „zeig mir meine Rechnungen“ versuchen Sie „zeig mir alle überfälligen Rechnungen der letzten 3 Monate.“
- Statt „fass bei diesem Kunden nach“ versuchen Sie „sende X eine freundliche Erinnerung, dass Angebot 2024-05 noch offen ist und der Rabatt von 10 % diesen Freitag ausläuft.“
Stellen Sie es sich so vor, als würden Sie einen neuen Kollegen einweisen, der Teamleader Focus in- und auswendig kennt, aber Ihren Arbeitstag nicht kennt.
Nachbessern und verfeinern
Das erste Ergebnis ist selten die endgültige Version. Wenn es nicht ganz stimmt, sagen Sie es einfach. Sie können mit Formulierungen wie „mach das kürzer“, „mach den Ton weniger formell“ oder „füge einen Hinweis auf die Deadline hinzu“ nachsteuern. Focus KI merkt sich den Kontext Ihres Gesprächs, Sie müssen sich also nicht wiederholen.
Wenn Focus KI nicht das erwartete Ergebnis liefert
Wenn das Verfeinern Ihres Prompts nicht zum gewünschten Ergebnis führt, formulieren Sie Ihre Anfrage komplett neu. Manchmal hilft ein anderer Ansatz. Es hilft, expliziter zu sein: Geben Sie an, welches Format Sie möchten, welchen Umfang oder was Sie nicht möchten. Sie können Focus KI auch direkt fragen: „Welche Informationen brauchst du, um mir eine bessere Antwort zu geben?“
Bedenken Sie, dass Focus KI eine KI ist und Fehler machen kann. Überprüfen Sie das Ergebnis immer, bevor Sie danach handeln, insbesondere bevor Sie eine Nachricht senden, eine Massenänderung vornehmen oder Elemente erstellen. Wenn etwas nicht stimmt, genehmigen Sie es nicht.
Beispiele
- „Zeig mir alle offenen Deals in der Phase ‚Angebot‘, die in den letzten 2 Wochen keine Aktivität hatten, sortiert nach Wert.“
- „Verfasse eine Nachfass-E-Mail für Kunde X zu Angebot 2024-08. Er hat seit 10 Tagen nicht geantwortet und der Rabatt von 15 % läuft diesen Freitag ab. Halte den Ton freundlich, aber dringlich.“
- „Gib mir vor meinem Anruf um 14 Uhr einen vollständigen Überblick über diesen Kunden. Mit offenen Deals, der letzten Interaktion und etwaigen überfälligen Rechnungen.“
- „Erstelle eine Rechnung für alle nicht abgerechneten Zeiterfassungen für Projekt X.“
- „Welche Kunden wurden seit der Zahlung ihrer letzten Rechnung nicht mehr kontaktiert? Verfasse eine kurze Check-in-Nachricht für die Top 3.“
- „Liste alle offenen Deals auf, die diesen Monat abgeschlossen werden, sortiert nach Wert. Keine Beschreibungen, nur Deal-Name und Betrag.“