Mit der Buchung physischer Besprechungsräume reserviert der Lead-Erfassungsbooster automatisch einen Besprechungsraum aus Ihrem Google- oder Microsoft-Kalender, wenn ein Kunde eine Besprechung bucht. Sie müssen also keinen Raum mehr manuell zuweisen – das wird zum Zeitpunkt der Buchung erledigt.
 

In diesem Artikel:

• Bevor Sie beginnen
• Physische Besprechungsräume für einen Termintyp konfigurieren
• Auswirkungen auf Buchungen
• Den Besprechungsraum eines gebuchten Termins ändern
• Fehlerbehebung
  • Fehlende Kalenderberechtigungen
  • Raum nicht mehr verfügbar

Bevor Sie beginnen

• Wir empfehlen, Ihren Google- oder Microsoft-Kalender neu zu verbinden, um sicherzustellen, dass die Offline-Besprechungsräume geladen werden. 
  • Gehen Sie zu https://meeting.teamleader.eu/scheduling/configure/
  • Klicken Sie auf „Verbindung trennen" und bestätigen Sie.
  • Verbinden Sie Ihren Kalender.
    • Wählen Sie Ihren Kalender aus, um die Verfügbarkeit zu prüfen und neue Termine zu buchen. Wählen Sie auf dieser Seite nicht den physischen Raum aus – das geschieht in den Termintyp-Einstellungen

• Ihr Kalender muss Zugriff auf Raumressourcenkalender haben. Andernfalls erscheint eine Warnung in den Verfügbarkeitseinstellungen des Termintyps. Wir empfehlen, Ihren IT-Partner zu bitten, diese in Google/Microsoft einzurichten:
  • Google: https://knowledge.workspace.google.com/admin/calendar/share-room-and-resource-calendars
  • Microsoft: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/manage/room-and-equipment-mailboxes?view=o365-worldwide#set-up-room-and-equipment-mailboxes

Physische Besprechungsräume für einen Termintyp konfigurieren

Sobald der obige Schritt abgeschlossen ist, können Sie einen oder mehrere physische Besprechungsräume in einem Termintyp auswählen. So gehen Sie vor:

1. Gehen Sie zur Übersicht Ihrer Termintypen und öffnen Sie den, den Sie konfigurieren möchten.
2. Im Bereich „Standort" (direkt unterhalb des Adressfelds) finden Sie die Auswahl für physische Besprechungsräume.
   
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um alle verfügbaren Räume aus Ihrem verbundenen Kalender anzuzeigen.
4. Wählen Sie einen oder mehrere Räume aus. (Klicken Sie erneut auf einen Raum, um die Auswahl aufzuheben.)
5. Speichern Sie den Termintyp.

Hinweis: Physische Besprechungsräume können hinzugefügt werden, unabhängig davon, ob der Termintyp auch Online- oder Telefonoptionen anbietet.

Auswirkungen auf Buchungen

Ein Zeitfenster wird dem Kunden nur angezeigt, wenn sowohl der Gastgeber als auch mindestens einer der konfigurierten Räume verfügbar ist. Sobald eine Buchung bestätigt wird, wird ein Raum automatisch im Kalender reserviert.
 

Der Name des gebuchten Raums ist in den Bestätigungs- und Erinnerungsemails enthalten, die an Gastgeber und Gast gesendet werden. Eine Ausnahme: Bei einer Online-Besprechung sieht der Gast den physischen Besprechungsraum nicht in den E-Mails.

Hinweis: Wenn eine Besprechung gebucht wird, erscheint sie sofort im Kalender des Gastgebers – es kann jedoch einige Minuten dauern, bis sie im Kalender des Raums erscheint!

Den Besprechungsraum eines gebuchten Termins ändern

Wenn eine Besprechung mit einem physischen Raum gebucht wurde, Sie den Raum aber ändern möchten, können Sie dies im Kalenderereignis tun.

• Öffnen Sie Ihren Google/Outlook/O365-Kalender.
• Klicken Sie auf das Ereignis (z. B. im obigen Bild: Klicken Sie auf John Doe (das Ereignis auf der linken Seite)).
• Bearbeiten Sie das Ereignis.
• Fügen Sie einen anderen physischen Raum hinzu und entfernen Sie den ersten.
• Speichern Sie das Ereignis (und senden Sie es optional an die anderen Teilnehmer).

Fehlerbehebung

Fehlende Kalenderberechtigungen

Wenn Ihrer Kalenderverbindung die erforderlichen Berechtigungen für den Zugriff auf Raumressourcen fehlen, wird eine Warnung in den Verfügbarkeitseinstellungen angezeigt – sowohl auf Teamebene als auch für das betroffene Teammitglied. Sie werden aufgefordert, Ihren Kalender neu zu verbinden, um die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen.

Raum nicht mehr verfügbar

Wenn ein Besprechungsraum, der für einen Termintyp konfiguriert wurde, in Ihrem Kalender nicht mehr als Ressource vorhanden ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Aufforderung, den Termintyp zu aktualisieren.