Aufträge in Projekten erstellen und verbinden


Sie können eine neuen oder bestehenden Auftrag mit einem Projekt verknüpfen oder direkt aus den Projektzeilen einen neuen Auftrag erstellen, um Materialien, Preise und Lieferanten an einem Ort synchron zu halten. Dieser Artikel erklärt, wie jeder Ablauf funktioniert.

Diese Funktion garantiert einen strukturierten End-to-End-Workflow vom Deal zum Projekt. Aufträge und Materialien bleiben automatisch verknüpft, was manuelle Eingaben reduziert, Fehler vermeidet und eine genaue Kostenverfolgung sicherstellt.

Sie können einen neuen Aftrang von Grund auf neu aus Ihrem Projekt erstellen oder einen Auftrag aus Materialzeilen in Ihrem Projekt anlegen:

Neuen Auftrag von Grund auf in einem Projekt erstellen

Manchmal müssen Sie zusätzliche Materialien bestellen, die nicht Teil des ursprünglichen Projektumfangs waren. In diesem Fall können Sie einen Auftrag direkt aus dem Projekt heraus erstellen.

Beispiele:

  • Marketingagentur
    Ein Kunde wünscht während des Projekts zusätzliche gedruckte Broschüren. Sie bestellen die zusätzlichen Drucke direkt beim Lieferanten aus dem Projekt, sodass der Auftrag sofort mit dem richtigen Budget verknüpft ist.
  • Bauunternehmen
    Während der Bauphase stellen Sie fest, dass Sie zusätzliche Materialien benötigen (z. B. Fliesen oder Dämmung). Sie erstellen einen neuen Auftrag aus dem Projekt, sodass der Auftrag automatisch im richtigen Projekt oder der richtigen Phase erfasst wird.


Wenn Sie sofort einen Auftrag von Grund auf aus einem Projekt erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Projekt, mit dem Sie den Auftrag verknüpfen möchten
  2. Klicken Sie auf den Reiter „Projektinfo“
  3. Scrollen Sie zum Widget „Aufträge“:

     
  4. Klicken Sie auf das + Symbol 
  5. Wählen Sie Auftrag  von Grund auf erstellen > Erstellen
  6. Im nächsten Bildschirm müssen Sie die Details Ihres Auftrags ausfüllen:
    • Geben Sie Ihrem Auftrag einen Namen und wählen Sie einen Lieferanten aus.
    • Geben Sie die Positionen des Auftrags ein und wählen Sie das Projekt sowie optional auch die Gruppe, mit der Sie den Auftrag verknüpfen möchten.
  7. Klicken Sie auf Speichern und der Auftrag wird erstellt. Sie werden zur Detailseite des Auftrags weitergeleitet.
  8. Wenn Sie vom Auftrag zurück zum Projekt navigieren, werden die Auftragpositionen automatisch in Materialien innerhalb des ausgewählten Projekts oder der Gruppe umgewandelt:
    • Freieingaben in Auftragpositionen werden zu Materialien mit der Positionsbeschreibung als Materialname.
    • Auftragpositionen, die auf einem Produkt aus dem Produktkatalog basieren, erzeugen Materialien, die auf dieses Produkt zurückverlinken.
    • Menge und Einzelkosten aus dem Auftrag werden zur Materialmenge und den Einzelkosten.
    • Einzelpreis in dem Auftrag wird zum Materialeinzelpreis.
       
  9. Ein Klick auf jede Materialzeile im Projekt öffnet das Projekt-Seitenpanel:
    • Im Seitenpanel finden Sie einen Link zum Auftrag, der zur Detailseite des Auftrags führt:
    • Geschätzte Menge: Materialien unterstützen ein Feld für geschätzte Menge, um besser zwischen geplanten und tatsächlichen Mengen zu unterscheiden. 
       

  10. Im Widget Projektinfo wird der Auftrag mit ihrem Namen, Lieferanten, Betrag und Status (Neu, Erstellt, Gesendet, Geliefert) angezeigt
     

    Neu Der Benutzer hat mit der Erstellung des Auftrags begonnen, sie aber noch nicht gespeichert
    Erstellt Auftrag wurde erstellt
    Gesendet Auftrag wurde an den Lieferanten gesendet
    Geliefert Auftrag wurde geliefert


! Benutzer ohne Zugriff auf Finanzdaten in Projekten sehen das Auftrag-Widget in einem Projekt nicht.

 

F: Was ist mit einem bereits bestehenden Auftrag aus meinem Deal? Kann ich diese auch mit einem Projekt verknüpfen?

A: Anstatt einen neuen Auftrag erstellen zu müssen, können Sie auch einen bereits bestehenden Auftrag mit einem Projekt verknüpfen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Gehen Sie zu Deals > Aufträge 
  2. Klicken Sie auf den Auftrag
  3. Klicken Sie neben „Inhalte“ auf den Stift, um den Auftrag zu bearbeiten
  4. Verknüpfen Sie die Position(en) mit einem Projekt/einer Gruppe
  5. Speichern Sie den Auftrag
     

Einen Auftrag aus Projektzeilen erstellen

Neben der Möglichkeit, einen Auftrag von Grund auf zu erstellen und mit Ihrem Projekt zu verknüpfen, können Sie auch direkt einen Auftrag basierend auf einer oder mehreren Materialzeilen Ihres Projekts erstellen.
 

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Navigieren Sie zu dem Projekt, aus dem Sie den Auftrag erstellen möchten.
  2. Stellen Sie sicher, dass Materialzeilen im Projekt vorhanden sind. Falls nicht, erstellen Sie diese.
  3. Klicken Sie auf den Reiter „Projektinfo“.
  4. Scrollen Sie zum Widget „Aufträge“.
  5. Klicken Sie auf das + Symbol.
  6. Wählen Sie Auftrag aus Projektzeilen erstellen und klicken Sie auf Erstellen.
  7. Wählen Sie die Materialzeilen aus dem Arbeitsstrukturplan, die Sie in den Auftrag aufnehmen möchten:
    • Wenn die Materialzeile eine frei eingegebene Zeile ist, wird der Titel des Materials die Beschreibung der Position in dem Auftrag sein
    • Wenn die Materialzeile mit einem Produkt aus dem Produktkatalog verknüpft ist, wird das Produkt die Position in dem Auftrag sein
    • Die Menge und die Einzelkosten der Materialzeile werden zur Menge und den Einzelkosten der Position in dem Auftrag
    • Dasselbe gilt für den Einzelpreis der Materialzeile, der zum Einzelpreis der Position in dem Auftrag wird
  8. Bei jedem Material gibt es einen Link zum Auftrag. Dieser Link führt zur Detailseite des jeweiligen Auftrags.
     

Deals, Projekte und Aufträge

Vom Angebot mit Auftrag zum Projekt

Wenn ein Angebot in einem Deal bereits einen Auftrag enthält und in ein Projekt umgewandelt wird, bleiben die Verknüpfungen zwischen Projekt, Auftrag und Positionen erhalten. Dadurch wird ein End-to-End-Workflow vom Deal über das Angebot zum Projekt sichergestellt, ohne dass Sie Aufträge neu erstellen und anschließend mit dem Projekt verknüpfen müssen.
 

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Angebot mit Auftrag in ein Projekt umzuwandeln:

  1. Navigieren Sie zu Ihrem Angebot
  2. Stellen Sie sicher, dass bereits einen Auftrag aus dem Angebot erstellt wurde. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie das geht. 
  3. Wandeln Sie das Angebot in ein Projekt um indem Sie auf das + Symbol neben „Verfolgen Sie Ihren gewonnenen Deal“ > „Projekt“ klicken

     
  4. Im nächsten Bildschirm finden Sie die „Positionen aus verknüpften Aufträgen “ neben Ihren Angebotspositionen. Wählen Sie aus, welche Positionen Sie in eine Materialzeile Ihres Projekts umwandeln möchten:

     

Vom Angebot zum Projekt zum Auftrag

Wenn Sie von einem Angebot ausgehen, das noch keinen Auftrag hat, und stattdessen einen Auftrag aus dem umgewandelten Projekt erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wandeln Sie Ihr Angebot in ein Projekt um. Stellen Sie sicher, dass Ihre Artikelzeilen als Materialien in das Projekt übertragen werden.
  2. Navigieren Sie zum neu erstellten Projekt und wählen Sie, wie unter dem Titel „Einen Auftrag aus Projektzeilen erstellen“ beschrieben, einen Auftrag basierend auf Projektzeilen zu erstellen.
  3. Dies hält Ihren Ablauf strukturiert und stellt sicher, dass alles von Anfang an korrekt verknüpft ist, anstatt später zum Deal zurückkehren zu müssen, um dort eine Bestellung zu erstellen und diese manuell mit dem Projekt zu verknüpfen.
     

Verknüpfung von Ausgaben vs. Aufträgen mit einem Projekt

Wenn Sie mit Ausgaben neben Aufträgen arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie eine doppelte Kostenerfassung vermeiden. Klare interne Vereinbarungen darüber, wer welche Kosten erfasst, werden dringend empfohlen.

Wenn Materialien bereits als Kosten über einen Auftrag zu einem Projekt hinzugefügt wurden, fügen Sie den Ausgabenbetrag nicht erneut hinzu wenn Sie eine Ausgabe mit Ihrem Projekt verknüpfen. Andernfalls ersetzt der von Ihnen angegebene Betrag die aktuelle Berechnung der Kosten.

Wenn Sie die Ausgabe dennoch aus administrativen Gründen mit Ihrem Projekt verknüpfen möchten, verknüpfen Sie nur das Dokument, nicht den Betrag. 


 

Aufträgevorlage

Es ist auch möglich, auf der Auftragvorlage einen Link zum zugehörigen Projekt anzuzeigen. Verwenden Sie den Shortcode $RELATED_PROJECT$ in Ihrem Word-Dokument und laden Sie es in Teamleader Focus hoch. Über diesen Shortcode wird eine Liste aller mit dem Auftrag verknüpften Projekte generiert, da es möglich ist, dass ein Auftrag mit mehreren Projekten verknüpft ist.

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