In dieser Anleitung erfahren Sie mehr darüber, wie Sie die Verfügbarkeit und Puffer für einen Termintyp einrichten.

1. Gehen Sie zu den erweiterten Einstellungen

Wenn Sie einen neuen Termintyp erstellen oder einen vorhandenen bearbeiten, werden sofort die Details zum Termintyp angezeigt. Scrollen Sie nach unten, bis Sie den Schalter Erweiterte Einstellungen anzeigen sehen und aktivieren Sie ihn.

2. Erweiterte Einstellungen

Zusätzliche Eingeladene

In den erweiterten Einstellungen des Termintyps können Sie dem Gast die Möglichkeit geben, bis zu 6 weitere Personen zu dem Termin einzuladen. Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Eingeladenen ein (max. 6), damit der Gast dies auf der Buchungsseite sehen kann. 

Wenn Sie z.B. 2 eingeben, kann der Gast 2 weitere Gäste einladen, d.h. Sie haben eine Besprechung mit 4 Teilnehmern (Sie, der Gast und 2 weitere Gäste).

Besprechungsraumvorlage

Wenn Sie Besprechungsraumvorlagen erstellt haben, um Besprechungsräume vorab vorzubereiten, können Sie diese auch für gebuchte Besprechungen verwenden. Wählen Sie die bevorzugte Vorlage für diesen Termintyp aus.

Absagen und Verschieben des Termins

Wenn Sie Gästen die Stornierung oder Verschiebung eines Termins ermöglichen möchten, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen*. In der Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mail erhalten Gäste dann einen Link zur Absagung oder Terminverschiebung.

*Hinweis: Diese Option wird für Termintypen, die nach Juli 2024 erstellt wurden, automatisch aktiviert. Für Termintypen, die vor oder im Juli 2024 erstellt wurden, müssen Sie sie manuell aktivieren.

Der buchbare Bereich definiert den Zeitraum für die Buchung dieses Termintyps und kann maximal 90 Tage betragen. Sie sehen drei Standardoptionen:

• 30 Tage
• 60 Tage
• 90 Tage

Wenn Sie für diesen Termintyp einen anderen Zeitraum wünschen, klicken Sie auf 'Anpassen' und geben Sie die Anzahl der Tage ein. Z.B. 45 Tage.

Unter 'Startdatum der Buchung' und 'Enddatum der Buchung' können Sie einen bestimmten Zeitraum definieren, in dem Personen einen Termin buchen können. Dies kann in Kombination mit dem minimalen Puffer und dem maximalen Bereich an Tagen in der Zukunft verwendet werden.

Beispiel: Sie haben im März eine Produktwerbung und möchten, dass die Leute nur zwischen dem ersten und letzten Tag im März buchen. Stellen Sie sicher, dass Ihre maximale Reichweite den gesamten Zeitraum abdeckt, wenn Sie möchten, dass die Leute ab heute buchen können.

Die Verfügbarkeit in Schrittweiten von „x Minuten“ anzeigen gibt Ihren Kunden die Möglichkeit, alle „15, 30 oder 60 Minuten“ zu buchen. Wenn Sie 30 Minuten auswählen und Ihr Tag um 9:00 Uhr beginnt, können Ihre Kunden einen Termin um 9:00 Uhr, 9:30 Uhr, 10:00 Uhr usw. buchen.

Buchungspuffer legt fest, wie weit im Voraus eine Buchung vorgenommen werden kann. Sie können zwischen drei Optionen wählen:

• Nächster Arbeitstag: Buchungen für denselben Tag sind nicht möglich. Der frühestmögliche Termin ist immer der nächste Arbeitstag.
• Verfügbare Stunden: Hier legen Sie eine Mindestanzahl an Arbeitsstunden fest, bevor eine Buchung vorgenommen werden kann. Die Arbeitsstunden werden durch Ihre Verfügbarkeitseinstellungen in einem Termintyp definiert.
• Echte Stunden: Hier legen Sie eine Mindestanzahl an tatsächlichen (Kalender-)Stunden fest, bevor eine Buchung vorgenommen werden kann, unabhängig von Ihren Arbeitsstunden.

Verfügbare Stunden vs. echte Stunden: Verfügbare Stunden und echte Stunden verhalten sich unterschiedlich, wenn sich Ihr Puffer über mehrere Tage erstreckt.

Am einfachsten zu verstehen sind die echten Stunden. Bei 48 echten Stunden könnte der Gast bereits 2 Tage später buchen, da 48 Stunden genau 2 Kalendertagen entsprechen.

▎ Beispiel 1 (echte Stunden, 3 Stunden): Ihre Arbeitszeiten sind von 9:00 bis 17:00 Uhr festgelegt und Ihr Puffer beträgt 3 echte Stunden. Wenn ein Kunde Ihre Buchungsseite um 16:00 Uhr besucht, ist der früheste Termin, den er buchen kann, 9:00 Uhr am nächsten Tag. (3 echte Stunden, was außerhalb der Arbeitszeiten 19:00 Uhr bedeuten würde und daher nicht möglich ist)

Verfügbare Stunden hingegen beziehen sich auf die Anzahl der Arbeitsstunden, die Sie im Verfügbarkeitsbereich Ihres Termintyps festgelegt haben. Wenn Sie also für jeden Arbeitstag der Woche 9:00 bis 17:00 Uhr (8 Stunden/Tag) festgelegt haben, zählen 48 verfügbare Stunden als 6 Tage!

▎ Beispiel 2 (Verfügbare Stunden, 3 Stunden): Ihre Arbeitszeiten sind von 9:00 bis 17:00 Uhr festgelegt und Ihr Puffer ist auf 3 verfügbare Stunden eingestellt. Wenn ein Kunde Ihre Buchungsseite um 16:00 Uhr besucht, ist der früheste Termin, den er buchen kann, 11:00 Uhr am nächsten Arbeitstag. An diesem Tag bleibt 1 verfügbare Arbeitsstunde übrig (16:00–17:00 Uhr), daher werden 2 weitere Stunden ab 9:00 Uhr am nächsten Arbeitstag gezählt, was 11:00 Uhr ergibt.

Der Besprechungspuffer (bevor) und der Besprechungspuffer (nachher) geben weitere Informationen darüber, wann die Besprechungen gebucht werden können. Wenn Sie 15 Minuten vor und nach einer Besprechung keine weiteren Buchungen wünschen, tragen Sie 15 Minuten in beide Felder ein.

Sie sehen drei Standardoptionen:

• Kein Puffer
• 5 Minuten
• 10 Minuten

Wenn Sie für diesen Termintyp einen anderen Puffer wünschen, klicken Sie auf 'anpassen' und geben Sie die Anzahl der Minuten ein. Z.B. 30 Minuten.

3. Wählen Sie Ihre Verfügbarkeit aus

Unter den Details zum Termintyp finden Sie die Verfügbarkeit. Auf dieser Seite können Sie Ihre Verfügbarkeiten und Nichtverfügbarkeiten detailliert festlegen.

Verfügbarkeit

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Verfügbarkeit einzurichten: Stundenansicht oder Kalenderansicht.

Stundenansicht

In der Stundenansicht können Sie die Tage mit einem Häkchen markieren und die Stunden durch Ausfüllen der Felder auswählen. Standardmäßig wird Montag bis Freitag, und 09:00 bis 17:00 Uhr ausgewählt.

Wenn Sie eine Pause hinzufügen möchten (z. B. eine Stunde mittags), klicken Sie einfach auf das „+“-Symbol und ändern Sie die Stunden von 09:00 auf 12:00 und von 13:00 auf 17:00.

Um eine Stundenauswahl zu entfernen, klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol. Vergessen Sie nicht, die Öffnungszeiten bei Bedarf zu ändern!

Wenn Sie auf „Zurücksetzen“ klicken, werden alle Tage und Stunden auf die Auswahl Montag bis Freitag und 09:00 bis 17:00 Uhr zurückgesetzt.

Kalenderansicht

Alle blauen Felder zeigen an, dass Sie für einen Termin verfügbar sind. Jedes blaue Feld dauert 30 Minuten. Sie können die verfügbaren Zeitfenster in der Übersicht auswählen und ziehen.

Diese Verfügbarkeit wird überschrieben, wenn in Ihrem verbundenen Kalender zu diesem Zeitpunkt einen weiteren Termin geplant ist.

Nichtverfügbarkeit

Unterhalb der Verfügbarkeit können Sie nicht verfügbare Termine festlegen. Wenn Sie hier ein Datum hinzufügen, können Gäste dieses nicht buchen.

Fügen Sie ein nicht verfügbares Datum hinzu

• Öffnen Sie das Dropdown
• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten hinzufügen“.
• Wählen Sie ein Start- und Enddatum aus, an dem Sie nicht verfügbar sind

Sie können das nicht verfügbare Datum entfernen, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Oder Sie können ein weiteres nicht verfügbares Datum hinzufügen, indem Sie auf „Daten hinzufügen“ klicken.