Termine einplanen kann manchmal mehr Zeit in Anspruch nehmen als die Besprechung selbst. Nutzen Sie den Terminplaner, damit Ihre Kunden ganz einfach Termine mit Ihnen planen können!
Es gibt 2 Möglichkeiten um Ihren Office 365/Outlook-Kalender zu verbinden:
Sobald Sie verbunden sind, können Sie auch Termine an Teamleader Focus senden. Lesen Sie mehr darüber am Ende des Artikels.
1. Der Onboarding-Ablauf
Sie können Buchungsseiten in ein paar Schritten einrichten, die Sie ganz einfach in unserem Planungsablauf durchführen können.
Gehen Sie zur Planung und klicken Sie auf Ihren Kalender verbinden.
Wenn Sie Ihren Kalender zum ersten Mal verknüpfen, erhalten Sie einen Einführungsablauf, um alle Schritte auf einmal zu durchlaufen.
1.1 Verbinden Sie Ihren Exchange-Kalender
Nachdem Sie auf Verbinden geklickt haben, öffnet sich der Onboarding-Ablauf. Wählen Sie im ersten Schritt Exchange Online oder Exchange on site, um sich mit Ihrem Exchange-Kalenderkonto anzumelden.
- Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Office 365 verwendet, wählen Sie Exchange Online.
- Wenn Ihre E-Mails auf dem eigenen Server Ihres Unternehmens gehostet werden (verwaltet von Ihrer IT-Abteilung), wählen Sie Exchange on site.
Wenn Sie Probleme beim Verbinden Ihres Kalenders haben, können Sie auf Vorerst überspringen klicken, um bereits Termintypen zu erstellen. Ihre Buchungsseite funktioniert jedoch erst, wenn Sie Ihren Kalender verbunden haben.
Exchange Online: Wenn Sie auf Exchange Online klicken, werden die Microsoft-Anmeldeoptionen angezeigt. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und erlauben Sie Teamleader/Vectera, Ihren Kalender zu bearbeiten.
Exchange on site: Wenn Sie Exchange on site als Kalenderanbieter gewählt haben, erscheint ein anderer Anmeldemodus, da wir hierfür einen Drittanbieter nutzen. Geben Sie die Anmelde- und Serverdaten des Kontos ein, mit dem der Kalender verknüpft ist. Stimmen Sie dann den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zu.
1.2 Einrichten der Kalendereinstellungen
- Wählen Sie "Kalender, um die Verfügbarkeit zu prüfen", um Doppelbuchungen zu vermeiden. Sie können bei Bedarf mehrere Kalender prüfen.
-
Wählen Sie einen Kalender, in dem Termine erstellt werden, um anzuzeigen, in welchem Kalender neue Termine gebucht werden sollen.
1.3 Termintypen hinzufügen
Um einfach Termintypen zu erstellen, können Sie in diesem Schritt 1 bis 3 Termintypen auswählen, die dann automatisch für Sie erstellt werden. Sie können diese Termintypen jederzeit bearbeiten oder löschen oder neue erstellen.
1.4 Buchungsseite überprüfen oder Einrichtung abschließen
Klicken Sie auf Ihre Buchungsseite prüfen, um zu sehen, wie die Terminart(en) aussehen, oder klicken Sie auf Erledigen, um die Einrichtung abzuschließen und Termintypen zu bearbeiten/hinzufügen.
2. Terminplanereinstellungen
2.1 Starten Sie über die Terminplanungseinstellungen.
Wählen Sie im ersten Schritt Exchange Online oder Exchange on site, um sich mit Ihrem Exchange-Kalenderkonto anzumelden.
- Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 oder Office 365 verwendet, wählen Sie Exchange Online.
- Wenn Ihre E-Mails auf dem eigenen Server Ihres Unternehmens gehostet werden (verwaltet von Ihrer IT-Abteilung), wählen Sie Exchange on site.
Exchange Online: Wenn Sie auf Exchange Online klicken, werden die Microsoft-Anmeldeoptionen angezeigt. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und erlauben Sie Teamleader/Vectera, Ihren Kalender zu bearbeiten.
Exchange on site: Wenn Sie Exchange on site als Kalenderanbieter gewählt haben, erscheint ein anderer Anmeldemodus, da wir hierfür einen Drittanbieter nutzen. Geben Sie die Anmelde- und Serverdaten des Kontos ein, mit dem der Kalender verknüpft ist. Stimmen Sie dann den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie zu.
2.2 Klicken Sie auf „Exchange-Konto verbinden“.
2.3 Ihr Exchange-Kalender ist nun verbunden mit dem Lead-Erfassungsbooster.
2.4 Alles klar! Der nächste Schritt ist Termintypen erstellen. Mehr dazu erfahren Sie hier
Kalendertermine mit Teamleader Focus synchronisieren
Nachdem Sie nun Ihren Exchange-Kalender mit dem Lead-Erfassungsbooster verbunden haben, möchten Sie vielleicht auch Ihre Termine mit Ihrem Teamleader Focus-Kalender synchronisieren. Dazu müssen Sie die Integration zwischen dem Lead-Erfassungsbooster und Teamleader Focus einrichten. Folgen Sie diesen Schritten:
- Gehen Sie im Lead-Erfassungsbooster zu Einstellungen > Integrationen > Teamleader.
- Aktivieren Sie in diesen Einstellungen die Checkbox neben "Besprechung über Teamleader Focus erstellen":
- Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird eine Besprechung in Teamleader Focus erstellt und mit dem Online-Kalender synchronisiert, der in Teamleader Focus konfiguriert ist. Um sicherzustellen, dass diese Termine auch in Ihren Online-Kalendern (Google, Microsoft, ...) sichtbar sind, müssen Sie die Kalendersynchronisierung auf dem Teamleader Focus-Marketplace einrichten.
Wie funktioniert das?
- Die Kalender, die auf Verfügbarkeit geprüft werden, basieren auf dem, was Sie im Lead-Erfassungsbooster ausgewählt haben (siehe oben) und basieren auf der Verfügbarkeit in Ihrem Exchange-Kalender (nicht auf Ihrer Verfügbarkeit in Teamleader Focus).
- Neue Termine, die durch eine Buchung im Lead-Erfassungsbooster erstellt wurden, werden sowohl in Ihrem Exchange-Kalender als auch im Teamleader Focus-Kalender angezeigt.
- Wenn im Lead-Erfassungsbooster ein anderer Kalender als im Teamleader Focus-Marketplace ausgewählt wird, werden die Termine in den Kalender geschrieben, den Sie im Marketplace ausgewählt haben.
- Die Gäste erhalten weiterhin eine Bestätigungsmail, aber keine Kalendereinladung mehr.