In diesem Artikel werden wir Ihnen aufzeigen, wie Sie Teamleader Focus am Besten als Manager verwenden. Wir werden durch verschiedene praktische Hilfsmittel gehen, die Ihnen dabei helfen bei den Erfolgen Ihres Teams auf dem Laufenden zu bleiben.

Die Module, die Sie am Meisten benutzen werden sind:

• Kalender und Zeiterfassungen
• Deals
• Projekte
• Planung
• Rechnungen
• Geteilter Posteingang
• Statistiken

Hinweis: Wir gehen davon aus, dass Sie ein Administrator in Ihrem Teamleader Focus-Konto sind, da dies eine Voraussetzung für einige Funktionalitäten ist, die wir behandeln werden.

Kalender und Zeiterfassungen

Kalender

Wenn Sie zu Ihrem Kalender navigieren, dann haben Sie Zugang zu allen Kalendern Ihres Teams. Wählen Sie einfach einen Namen aus der Dropdown-Liste auf der rechten Seite.

Teamansicht

Sie können sogar eine Teamansicht erhalten. Dafür klicken Sie auf "Team" im oberen Bereich des Bildschirms. Hier sehen Sie die Wochenansicht Ihres eigenen Kalenders und den Ihrer Teammitglieder. Wenn Sie auf den kleinen Mülleimer neben deren Namen klicken, dann können Sie Kollegen von dieser Ansicht entfernen und mithilfe des Pluszeichens können Sie andere Kollegen hinzufügen. So haben Sie dann die verschiedenen Kalender untereinander und Sie können sehen wer wo freie Blöcke hat oder wer zuviel eingeplant hat. 

Übrigens, diese Ansicht bleibt dieselbe für die gesamte Session, Sie müssen also nicht dieselben Kollegen wieder und wieder hinzufügen und entfernen. Wenn Sie dann jedoch ausloggen, dann erhalten Sie wieder die Standardansicht.

Zeiterfassungen

Alle Aufgaben, Besprechungen und Anrufe, über den ein Nutzer Zeit erfasst hat, sind im Zeiterfassungsmodul einzusehen. Sie können dort Ihre eigene Zeiterfassungsübersicht einsehen oder auch die Ihrer Kollegen, indem Sie die Namen im Dropdownmenü auf der rechten Seite anpassen.

Diese Zeiterfassungen geben Ihnen die Möglichkeit eine Übersicht davon zu erhalten, woran Sie und Ihre Mitarbeiter tagein tagaus arbeiten.

Sie können diese Informationen auch in eine Exceldatei exportieren. Wenn Sie beispielsweise herausfinden möchten, wie viel Zeit für die Arbeit an einem bestimmten Arbeitstyp aufgewendet wurde. In der Exportdatei können Sie die Zeilen einfach nach der Spalte 'Type' sortieren.

Deals

Wenn es eine Möglichkeit gibt Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistungen zu verkaufen, dann sollte ein Deal erstellt werden.

Segmente

Egal ob Ihre Deals verloren, gewonnen oder noch laufend sind, Sie sehen alle in diesem Modul. Sie können die Ergebnisse nach der Deal-Pipeline filtern oder mit Segmenten arbeiten, um die gewünschten Informationen einzugrenzen. Standardmäßig haben Sie bereits einen Filter nach Dealphase, aber in Ihrer Deal-Listenansicht können Sie auch Ihre eigenen Segmente auf der Grundlage eines bestimmten Benutzers, Zeitrahmens oder eines anderen Feldes auf Dealebene erstellen.

Sobald ein Segment ausgewählt ist, sehen Sie am unteren Ende die Anzahl der Deals innerhalb dieses Segments und der Wert. Dies kann sehr praktisch sein, um morgens oder abends einen kurzen Überblick zu erhalten. Dadurch haben Sie so viel mehr Zeit für andere Dinge? Schon mal darüber nachgedacht mit dem Stricken zu beginnen?

Spalten

In der Dealübersicht können Sie auch auswählen, welche Spalten Sie gerne sehen möchten, so dass Sie die wichtigen Informationen immer direkt zur Hand haben. Dazu klicken Sie bei der Dealübersicht auf das Zahnrad in der rechten unteren Ecke. Sie können hier bis zu 10 Spalten auswählen.

Projekte

Wenn Sie ein Projekt in Teamleader Focus erstellen, können Sie eine Struktur mit Gruppen, Aufgaben, Materialien und Besprechungen festlegen. Wie bei Deals können Sie auch für die Übersichtsseite der Projekte Ihre bevorzugten Spalten auswählen.

Projektstrukturplan

Der Strukturplan für Projekte ermöglicht eine klare Einschätzung des Arbeitsaufwands und erlaubt es Ihnen, Ihre Projekte perfekt unter Kontrolle zu halten. Lesen Sie hier alles über das Hinzufügen eines Projekts und den Strukturplan.

Zeiterfassungs-Export

Sie haben auch die Möglichkeit, eine Zeiterfassung Ihres Projekts zu exportieren, z.B. wenn Sie Ihren Kunden ein Update über die Zeiterfassung eines Projekts schicken möchten, ohne vorher eine Rechnung zu erstellen. 

Oder wählen Sie diese Option, um einen internen Überblick über die bereits ausgegebene Zeit zu erhalten.

Um den Bericht zu exportieren:

1. Klicken Sie auf Ihr Projekt
2. Klicken Sie auf die drei Punkte in der Kopfzeile Ihres Projekts > Zeiterfassung exportieren.
3. Sie haben die Möglichkeit, die Sprache auszuwählen und zu bestimmen, ob Sie in Excel oder PDF exportieren möchten.

Die Kanban-Ansicht

Die Kanban-Ansicht eines Projekts konzentriert sich auf den Status der Aufgaben und Materialien des Projekts. So sehen Sie den Status dieser Elemente auf einen Blick und können bestimmen, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten.

Projektinfo

In einem Projekt bietet Ihnen die Projektinfo:

• Eine Übersicht über das ausgegebene Budget (der Betrag der abrechenbaren Stunden und Materialien). Die Budgetverwaltung bei Projekten ist eine Möglichkeit, das vorgegebene Budget, das Sie und Ihr Kunde vereinbart haben, im Auge zu behalten. Indem Sie Ressourcen zuweisen und die Zeit für abrechenbare Aufgaben, Materialien und Besprechungen schätzen, wissen Sie, ob Sie Ihr Budget überschreiten.
• Marge: Mit der Funktionalität Marge behalten Sie in jedem Projekt den Überblick über Ihre Kosten und potenziellen Umsätze. Werfen Sie einen Blick auf Ihre Kosten, damit Sie bei Bedarf nachbessern können.

Projektzeitliste

Über die Projektlistenübersicht können Sie problemlos zur Projektzeitleiste wechseln. Die Projektzeitleiste bietet Ihnen eine visuelle Zeitleistenübersicht aller Ihrer Projekte. Sie können ständig bewerten, wie beschäftigt Ihr Unternehmen ist, und Ihnen zeigen, welche Projekte Ihre Aufmerksamkeit benötigen.

Planung

Die Verwendung des Planungsmoduls ist Ihr Schlüssel zu einer optimierten Verwaltung. Lesen Sie in diesem Artikel, wie dieses Modul die Zeitplanung optimiert, die Ressourcennutzung maximiert und Sie bei der Zukunftsplanung unterstützt. Mit der Planung wird Ihre Koordination sehr einfach, denn sie sorgt dafür, dass die Zeit Ihres Teams effizient genutzt wird und Ihre Aufgaben gut organisiert und anpassbar sind.

Rechnungen

Nun lassen Sie uns doch mal schauen, wie Sie bei Ihrem Cashflow auf dem Laufenden bleiben.

Sie haben sich wahrscheinlich bereits gedacht, dass auch in diesem Modul Segmente und anpassbare Spaltenansicht verfügbar sind. Des Weiteren, wenn Sie zu der Übersicht Ihrer Rechnungen gehen, dann sehen Sie ein Widget mit dem Begriff "Mini Stats" darauf in der rechten unteren Ecke. Dies gibt Ihnen schnell einige kurze Einsichten und wenn Sie innerhalb dieses Widgets auf das PDF Symbol klicken, dann können Sie selbst einen Rechnungsbericht herunterladen.

Wenn Sie dann zurück zur Rechnungsübersicht navigieren, dann können Sie Ihre Rechnungen auch in ein Exceldokument exportieren. Dadurch haben Sie verschiedene Möglichkeiten Einsichten zu erlangen. 

Eine weitere Möglichkeit, Ihren Cashflow im Auge zu behalten, ist die Finanzprognose. Anhand der Finanzprognose können Sie für den aktuellen Monat und die kommenden zwei Monate sehen, wie viel Geld eingehen wird. Lesen Sie hier alles darüber.

Pro-Tipp: Berechnen Sie Ihre verkauften Waren
Wenn Sie einen Überblick darüber benötigen, wie viele Produkte verkauft wurden, können Sie Ihre Rechnungen exportieren (oder nur ein Segment, wenn Sie für einen bestimmten Zeitraum kalkulieren möchten) und "Neue Vorlage erstellen" wählen. Sie haben die Möglichkeit, Spalten hinzuzufügen, die sich auf den Inhalt Ihrer Rechnungen beziehen. Die wichtigsten sind hier "Name der Position" und "Anzahl der Positionen". Sortieren Sie Ihre Zeilen in Excel nach der Spalte "Name der Position" und berechnen Sie dann die Gesamtzahl basierend auf der "Anzahl der Positionen". So erfahren Sie, wie viel von einem Produkt verkauft wurde.

Geteilter Posteingang

(Diese Funktionalität ist in unserem Boost-Paket und im Geteilten Posteingang Booster verfügbar)
 

Der Geteilte Posteingang funktioniert auf ähnliche Art und Weise wie die anderen Module. Sie können praktische Segmente erstellen, um den Status eines jeden Tickets zu sehen und um zu sehen, wie schnell Ihr Supportteam Ihren Kunden hilft. 

Sie können auch die Spalten "Datum erstellt" und "Letzte Nachricht" zu Ihrer Übersicht hinzufügen, um zu sehen, wann die Tickets erstellt wurden und wie lange der Kunde bereits auf eine Antwort wartet.

Eine weitere Idee ist es, dass Sie auch weitere Statusse zu den Standardeinstellungen, wie offen, geschlossen und neu, hinzufügen können, um dieses Modul Ihrem Prozess anzupassen.

Statistiken

Das Statistikmodul bietet Ihnen zahlreiche Informationen über die Ergebnisse aus den verschiedenen Modulen. Wir zeigen Ihnen hier die wichtigsten Einsichten, die für Sie interessant sein könnten.

Pipeline

Wenn Sie zu Statistik > Pipeline gehen, dann erhalten Sie eine allgemeine Übersicht über Ihren Cashflow in den kommenden Wochen. Sie sehen den gesamten Wert Ihrer Rechnungen, deren Zahlungseingang in den nächsten Wochen erwartet wird. Dies basiert auf Ihren akzeptierten Angeboten und den unbezahlten Rechnungen, die in Rechnung gestellt werden.

Deal Statistiken

Wenn Sie dann weiter zu Statistik > Deals gehen, dann findet sich eine Vielzahl an Informationen rund um die Deals; Vertriebsbericht, Phasenverteilung, Dauer der Phasen, etc. Sie können auf diese Statistiken auch die Segmente Ihrer Deals anwenden, oder nach Pipeline filtern.

Klicken Sie auf den Link, um eine genauere Erklärung zu erhalten.

Rechnungsstatistiken

Unter Statistik > Rechnungen erhalten Sie eine umfangreiche Übersicht über dieses Modul. Sie können hier die Summen der bezahlten Rechnungen, der noch offenen Rechnungen und der überfälligen Rechnungen sehen. Sie können hier auch auf Datum und Kunde filtern.

Zeiterfassungsstatistiken

Dieser Teil des Moduls Einblicke gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viel Zeit von den Benutzern erfasst wird, bezogen auf die verschiedenen Kunden, Teams und Arbeitstypen. Darüber hinaus können Sie hier mehr Informationen über die von Ihnen getätigten Anrufe innerhalb eines bestimmten Zeitraumes erhalten.

Sollten Sie hierüber gerne einen ausgebreiteteren Bericht erhalten, so können Sie dies immer mit einem Zeiterfassungsexport verbinden. Dies hatten wir bereits oben im Artikel erklärt.

Statistiken des Geteilten Posteingangs

Des Weiteren gibt es auch Ticketstatistiken. Finden Sie heraus wie viele Tickets in einem bestimmten Zeitrahmen geöffnet und geschlossen wurden, wie hoch die durchschnittliche Antwortdauer ist, wann die stressigste Phase ist oder welcher Ihrer Mitarbeiter am Besten auftritt. Alles hier, direkt zur Stelle;

Ziele

Bei den Statistiken gibt es auch die Möglichkeit Ziele hinzuzufügen. Diese können für verschiedenen Module (Deals, Rechnungen, Zeiterfassung, etc.) erstellt werden.

Ziele bieten die praktische Möglichkeit um klare Richtlinien für Ihre Mitarbeiter zu definieren, die dann die Grundlage für Feedbackgespräche sein können oder diese geben auch Ihren Mitarbeitern die Chance eine Übersicht über Ihre eigene Leistung zu erhalten. Sie haben hier auch die Wahl, ob die eigenen Ziele für nicht-Administratoren sichtbar sein sollen oder nicht.

Haben Sie noch weitere Tipps rund um den Gebrauch von Teamleader Focus? Dann teilen Sie diese doch mit unserem Supportteam.