FAQ: Wie ist der Prozess von Auftragsbestätigung, Aufträgen und Lieferscheinen?


In erster Linie: Diese Funktionen sind Standardmaßessig nicht aktiviert. Wenn Sie mit diesen arbeiten möchten, kontaktieren Sie bitte Ihren Administrator. Der Administrator kann diese unter Einstellungen > Benutzer > aktivieren, indem der Schieber aktiviert wird. 

  1. Als Nächstes müssen Sie über Ihre Deal-Seite einen Deal und ein Angebot erstellen.
  2. Klicken Sie im Abschnitt 'Verfolgen Sie Ihren offenen Deal' auf das Plus-Symbol. Hier können Sie Auftragsbestätigungen und Lieferscheine erstellen. Um Aufträge erstellen zu können, muss der Deal Gewonnen sein. 

Auftragsbestätigung

  1. Die erste neue Option, die dort erscheinen ist "Auftragsbestätigung". Ein Klick darauf führt Sie zu folgendem Fenster, wo Sie die Fälligkeitsdaten eintragen, also wann Sie planen die Bestellung an Ihren Kunden zu liefern.
    *Hinweis: Wenn Sie mehrere Angebote pro Deal haben, müssen Sie zunächst auswählen, aus welchem Angebot Sie eine Auftragsbestätigung erstellen möchten.  
  2. Wenn Sie auf 'Speichern' klicken, wird eine Auftragsbestätigung erstellt und im Abschnitt 'Dateien' des Deals gespeichert. Sie finden es auch im Nachverfolgungsbereich Ihres Deals unter 'Auftragsbestätigungen'. Anschließend können Sie es an Ihren Kunden senden, indem Sie auf das PDF-Zeichen und dann auf den Umschlag in der oberen rechten Ecke klicken. 




  • Eine Liste aller Deals wofür eine Auftragsbestätigung erstellt wurde können Sie unter Deals > Auftragsbestätigungen finden.
  • Wie bei allen anderen Dokumenten, die Sie in Teamleader Focus erstellen können, haben Sie auch bei den Auftragsbestätigungen die Möglichkeit das Layout selbst anzupassen. Dazu navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumentenvorlagen> Auftragsbestätigungen.

Nun kann es sein, dass Sie die bestellten Produkte nicht auf Lager haben und daher zunächst selbst eine Bestellung bei Ihrem Lieferanten aufgeben müssen. Natürlich müssen Sie dafür nicht auf ein akzeptiertes Angebot warten, Sie können eine Bestellung/einen Auftrag auch einfach selbst erstellen. Aber Schritt für Schritt.


Auftrag

Sie haben zwei Möglichkeiten, um einen Auftrag zu erstellen:

  • Von Grund auf
  • Aus einem gewonnenen Deal


Von Grund auf

Sie navigieren entweder zu Deals > Aufträge > Auftrag hinzufügen.


Aus einem gewonnenen Deal

Oder Sie erstellen einen Auftrag aus einem akzeptierten Deal:

  1. Navigieren Sie zu Ihrer Deal-Seite, um eine Bestellung zu erstellen und anschließend aufzugeben. Gehen Sie einfach zu 'Verfolgen Sie Ihren gewonnenen Deal', nachdem ein Deal angenommen wurde, und klicken Sie auf das Plus-Symbol > 'Auftrag'
  2. Im Folgenden sehen Sie ein Fenster*, in welchem Sie die Möglichkeit haben Produkte hinzuzufügen oder auch zu löschen. Wenn Sie einen Auftrag von Grund auf neu erstellen, dann müssen Sie die Produkte manuell eintragen, die folgenden Schritte sind jedoch dieselben.
    *Hinweis: Wenn Sie mehrere Angebote pro Deal haben, müssen Sie zunächst auswählen, aus welchem Angebot Sie einen Auftrag erstellen möchten.  
  3. Sie klicken dann anschließend auf "Speichern", wodurch das folgende Pop-up-Fenster erscheint. Hierbei können verschiedene Parameter der Bestellung eingestellt werden. Einer dieser Werte ist auch, dass Sie das Layout einstellen können. Das Layout von Bestellungen können Sie unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen > Aufträge einstellen.
  4. Wenn Sie nun auf "Speichern" klicken, dann ist Ihr 'Auftrag' erstellt. Sie finden diesen 'Auftrag' im Abschnitt 'Aufträge' als 'Allgemeine Kosten'. 


    Alle Aufträge sind unter Deals > Aufträge einsehbar. Hierbei erhalten Sie ein klares Statusupdate und wissen direkt, was mit der Bestellung noch geschehen muss.

5. Wenn Sie hier dann auf "Aktionen" klicken, dann haben Sie zunächst die Option, um den Auftrag an Ihren Lieferanten zu schicken und anschließend die Option, um die Lieferung zu bestätigen.

6. Wenn Sie die Lieferung bestätigen, wird Ihr Vorrat automatisch angepasst. Dies geschieht natürlich nur, wenn Sie mit der Vorratsfunktion arbeiten. Diese erlaubt es Ihnen einen Vorrat und einen Mindestvorrat bei Ihren Produkten anzugeben. Falls Ihr Vorrat unter das Minimum gerät, dann erhalten Sie eine Benachrichtigung. Wenn Sie mehr über die Funktion der Lagerverwaltung herausfinden möchten, dann klicken Sie am besten hier



Lieferscheine

Nachdem Sie den Auftrag bestätigt und die nötigen Produkte bestellt haben, dann ist es an der Zeit zu liefern und dazu brauchen Sie dann wahrscheinlich einen Lieferschein.


Es ist natürlich auch möglich einen Lieferschein zu erstellen, ohne vorher eine Auftragsbestätigung und einen Auftrag erstellt zu haben. 

  1. Das einzige, was Sie benötigen ist ein Deal. 
  2. Gehen Sie auf Ihrer Deal-Seite zu 'Verfolgen Sie Ihren offenen Deal'. Klicken Sie anschließend auf das Plus-Symbol > Lieferschein
  3. Im folgenden Fenster* müssen Sie dann verschiedene Parameter definieren.
    *Hinweis: Wenn Sie mehrere Angebote pro Deal haben, müssen Sie zunächst auswählen, aus welchem Angebot Sie einen Lieferschein erstellen möchten.  
  4. Wenn Sie auf 'Speichern' klicken, wird der Lieferschein im Abschnitt 'Dateien' des Deals gespeichert. Sie finden es auch im Abschnitt 'Lieferscheine' Ihres Deals. Sie können es dann senden, indem Sie auf das PDF-Zeichen und dann auf den Umschlag in der oberen rechten Ecke klicken. 




  • Eine Übersicht aller Lieferscheine findet sich unter Deals > Lieferscheine.
  • Auch bei den Lieferscheinen haben Sie natürlich die Möglichkeit das Layout anzupassen. Dafür navigieren Sie zu Einstellungen > Dokumentenvorlagen > Lieferscheine.

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