Vous en avez assez de perdre de vue les devis qui doivent encore être signés ? En ajoutant une date d'expiration à votre document, Teamleader Focus vous informera lorsqu'un devis risque d'expirer et vous aidera à envoyer un rappel à votre client. Pour en savoir plus sur les dates d'expiration et les rappels pour vos devis, consultez ce guide.



Qu'est-ce que c'est ?

Fixer une date d'expiration sur un devis est une pratique courante dans les transactions commerciales, par exemple parce que les prix peuvent fluctuer en fonction des conditions du marché. En fixant une date d'expiration sur un devis, vous vous assurez que le prix reste valable pendant une période spécifique, vous évitez les malentendus et vous apportez stabilité et transparence à votre client.


Autre avantage : lorsque les clients savent qu'un devis possède une date d'expiration, ils peuvent être plus motivés pour comparer les prix et négocier des conditions favorables. Le sentiment d'urgence créé par la date d'expiration peut inciter les clients à explorer d'autres options, en s'assurant qu'ils obtiennent le meilleur rapport qualité-prix possible pour leur achat.


Définir la date d'expiration

Lors de la création d'un nouveau devis ou de l'adaptation d'un devis existant vous verrez apparaître le champ "Valable jusqu'au". Il s'agit de la date d'expiration d'un devis :

  • Définissez une date ici

    Il peut s'agir d'une date passée, de la date du jour ou d'une date future.


Verrouiller sur CloudSign

Une fois la date définie, un curseur Verrouiller sur CloudSign s'affiche.

Si vous activez ce curseur, les clients ne pourront plus signer le devis sur CloudSign après la date d'expiration. La valeur par défaut de ce curseur peut être définie via Paramètres > Opportunités et devis > Préférences > Verrouiller par défaut la signature des devis expirés sur CloudSign.

  • N'oubliez pas que ce paramètre ne peut être modifié que par un utilisateur admin et qu'il s'agit d'un paramètre de compte (c'est-à-dire qu'il s'applique à l'ensemble du compte).
  • La valeur par défaut de l'option est désactivée dans vos paramètres.


Ce que vous voyez : bannières et rappels

  • Lorsque vous modifiez un devis verrouillé, vous recevez l'avertissement suivant. Gardez à l'esprit que les modifications que vous apportez peuvent être vues par le client, mais qu'il ne pourra pas signer le devis :
    Modifiez la date de validité de votre devis ou déverrouillez-le sur CloudSign si vous souhaitez que votre client puisse encore signer.

  • 7 jours avant l'expiration d'un devis, une bannière d'avertissement s'affiche sur la page de détail du devis et sur la page de détail de l'opportunité :
  • La bannière peut être supprimée : vous pouvez soit cliquer sur la croix pour l'enlever, soit mettre à jour le champ "Valable jusqu'au" de votre devis à une date ultérieure.


Envoyer un rappel à votre client

La bannière ci-dessus contient un lien cliquable permettant d'envoyer à votre client un rappel par courrier électronique. La boîte de dialogue suivante s'ouvrira :


Cliquez sur Envoyer pour envoyer l'e-mail à votre client.


Vous envoyer un rappel

Non seulement votre client peut être averti de l'expiration d'un devis, mais également le responsable d'un devis. Vous pouvez laisser Teamleader Focus vous envoyer des rappels automatiques par e-mail concernant les devis arrivant à échéance :

  1. Allez dans Paramètres > Opportunités et devis > Préférences
  2. Activez le curseur M'avertir lorsqu'un devis est sur le point d'expirer
    Noteil s'agit d'un paramètre utilisateur, ce qui signifie que si vous souhaitez l'activer pour un utilisateur donné, celui-ci doit avoir accès aux "Paramètres" du compte et activer le curseur. Pour en savoir plus sur les autorisations des utilisateurs, cliquez ici.
  3. Lorsque cette préférence est activée, l'utilisateur reçoit un e-mail automatique 5 jours avant l'expiration d'un devis.
  • Vous recevrez l'e-mail sur l'adresse e-mail principale liée à votre compte.
  • L'utilisateur qui reçoit l'e-mail est le responsable du devis. S'il n'y a pas de responsable, l'e-mail est envoyé à l'adresse e-mail de l'entité de l'entreprise à laquelle appartient le devis.


5 jours avant l'expiration d'un devis, vous recevrez également une notification via la cloche dans votre compte.


Lorsque le devis aura expiré, vous recevrez aussi une notification dans l'application.


Ce que le client voit sur CloudSign

Tout d'abord, 7 jours avant l'expiration d'un devis, une bannière de notification s'affiche sur CloudSign pour avertir votre client de l'expiration imminente.

Lorsqu'un devis est expiré et verrouillé, les choses suivantes se produisent sur CloudSign :

  • Le bouton "Signer le devis" sera grisé/désactivé, ce qui empêchera votre client de signer le devis.
  • Le bouton "Refuser" sera grisé/désactivé, ce qui empêchera votre client de refuser le devis.
  • Une bannière s'affiche pour informer le client que le devis a expiré et qu'il a la possibilité de "Demander un nouveau devis" :


Aperçu devis

  • Vous pouvez ajouter la colonne "Valable jusqu'au" à votre aperçu des devis, afin de suivre les dates d'expiration de vos devis. Cliquez sur cette colonne pour la trier :
  • Vous pouvez également ajouter la colonne "Statut du devis" à votre vue d'ensemble pour effectuer un tri sur l'étiquette "Expiré". Toutefois, un devis ne recevra l'étiquette "Expiré" que si elle n'a pas encore été acceptée. Les devis acceptés, même s'ils ont expiré, ne perdront pas leur statut "Expiré" et resteront "Accepté".


Historique des activités

  • Dans les "Activités" de votre devis et de l'opportunité liée, le statut "Expiré" sera enregistré lorsqu'une offre est expirée :

  • Lorsqu'un devis a été verrouillé sur CloudSign mais que votre client a demandé une prolongation du devis, les activités de la page de détail du devis et de la page de détail de l'opportunité liée seront mises à jour avec la date et l'heure du commentaire du client, ainsi que le contenu du commentaire.


Date d'expiration sur le modèle du devis et le contenu de l'e-mail

Communiquez la date d'expiration de votre devis à trois endroits :

  • Sur le modèle de document de votre devis
  • Sur le « modèle pour le texte d'introduction du devis » 
  • Sur le modèle d'e-mail pour devis

Modèle de devis

Vous pouvez bien évidemment aussi placer la date d'expiration d'un devis en particulier sur votre document. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Allez dans Paramètres > Mise en page de document > Devis > Voir shortcodes.
  2. Vous trouverez le shortcodes VALID_UNTIL_DATE.
  3. Téléchargez votre modèle actuel dans Word et ajoutez le shortcode entre les signes du dollar à l'endroit désiré dans votre document : $VALID_UNTIL_DATE$.
  4. Vérifiez l'aperçu de votre devis :



Modèle pour le texte d'introduction du devis

Ajoutez la variable #VALID_UNTIL_DATE au modèle de votre texte d'introduction au devis pour inclure la date.


Modèle d'e-mail pour devis

Vous pouvez également ajouter la même variable #VALID_DATE au modèle d'e-mail pour l'envoi d'un devis, afin de communiquer plus efficacement la date d'expiration à vos clients.


Notes

  • Il n'est pas possible de configurer le moment où vous souhaitez recevoir une notification in-app sur l'expiration du devis, la date de 5 jours avant est fixe.
  • Pour le rappel automatique par courriel, il n'est pas possible de configurer le moment où vous souhaitez le recevoir, le délai de 5 jours est fixe.
  • Le contenu de l'e-mail de notification ou de rappel automatique n'est pas personnalisable.
  • Si vous avez téléchargé des conditions générales par défaut ou des conditions générales pour les devis, vérifiez que vous n'y avez pas mentionné de délai d'expiration spécifique. Cela perturbera vos clients si vous avez aussi inclus le shortcode pour la date d'expiration sur votre devis.