Ce guide explique comment configurer la disponibilité et les paramètres de tampons pour un type de rendez-vous.


1. Allez dans les paramètres avancés

Lorsque vous créez un nouveau type de rendez-vous ou que vous modifiez un type de rendez-vous existant, vous verrez immédiatement les détails du type de rendez-vous. Faites défiler jusqu'à ce que vous voyiez le curseur Afficher les paramètres avancés et activez-le.



2. Les paramètres avancés


Invités supplémentaires

Dans les paramètres avancés du type de réunion, vous pouvez donner à l'invité la possibilité d'inviter jusqu'à 6 personnes supplémentaires à la réunion. Indiquez le nombre d'invités supplémentaires (max. 6), afin que l'invité le voie sur la page de réservation.


Par exemple, si vous indiquez 2, l'invité pourra inviter 2 autres personnes, ce qui signifie que la réunion comptera 4 participants (vous, l'invité et 2 autres personnes).



Modèle de salle de réunion

Si vous avez créé des modèles de salles de réunion pour préparer des salles de réunion à l'avance, vous pouvez aussi les utiliser pour des rendez-vous réservés. Sélectionnez le modèle préféré pour ce type de rendez-vous.



La plage réservable définit l'intervalle de réservation de ce type de rendez-vous et peut être de 90 jours au maximum. Vous verrez 3 options par défaut :

  • 30 journées 
  • 60 journées
  • 90 journées


Si vous voulez une plage différente pour ce type de rendez-vous, cliquez sur Personnalisé... et tapez le nombre de jours. Par exemple, 45 jours.



Dans Date de début de réservation et Date de fin de réservation, vous pouvez définir une période spécifique au cours de laquelle les personnes peuvent réserver un rendez-vous. Cela peut être utilisé en combinaison avec le tampon minimum et la plage maximale de jours dans le futur.


Exemple : Vous avez une promotion de produits en mars et vous voulez que les gens ne réservent qu'entre le premier et le dernier jour du mois de mars. Assurez-vous que votre plage maximale couvre toute la période si vous voulez que les gens puissent réserver à partir d'aujourd'hui.



Afficher la disponibilité par incréments de 'x minutes' permet à vos clients de réserver toutes les "15, 30 ou 60 minutes". Si vous choisissez 30 minutes et que votre journée commence à 9 heures, vos clients pourront prendre rendez-vous à 9h, 9h30, 10h, ... 



Tampon de réservation définit le nombre d'heures de travail avant qu'une réservation puisse être effectuée. Par défaut, il montrera le jour ouvrable suivant, ce qui signifie qu'il n'est pas possible de réserver le jour même. Vous pouvez aussi sélectionner 4 heures, 2 heures ou Personnalisé.


Si vous cliquez sur "Personnalisé", vous pourrez définir un nombre d'heures avant qu'une réservation ne puisse être effectuée. Par exemple, 16 heures. 



Vos heures de travail sont définis selon vos disponibilités ! 


Exemple 1 : Vos heures de travail sont fixées de 9 h à 17 h et votre tampon personnalisé est fixé à 3 heures. Lorsqu'un client visite votre page de réservation à 11 h, le créneau horaire qu'il peut réserver au plus tôt est 14 h le même jour.


Exemple 2 : Vos heures de travail sont fixées de 9 h à 17 h et votre tampon personnalisé est fixé à 3 heures. Lorsqu'un client visite votre page de réservation à 16 h, le créneau horaire le plus tôt qu'il peut réserver est 11 h le lendemain.



Le tampon de rendez-vous (avant) et le tampon de rendez-vous (après) donnent plus d'informations sur le moment où les rendez-vous peuvent être réservées. Si vous ne voulez pas d'autres réservations 15 minutes avant et après un rendez-vous, vous remplissez 15 minutes dans les deux cases. 


Vous verrez 3 options par défaut :

  • Pas de tampon
  • 5 minutes
  • 10 minutes


Si vous voulez un tampon différent pour ce type de rendez-vous, cliquez sur Personnalisé... et tapez le nombre de minutes. Par exemple, 30 minutes



3. Sélectionnez vos disponibilités

Sous Détails du type de rendez-vous, vous trouverez Disponibilité. Sur cette page, vous pouvez configurer vos disponibilités et indisponibilités en détail. 


Disponibilité

Il y a deux façons de configurer vos disponibilités : la vue en Heures ou la vue en Calendrier.



Vue en Heures

Dans la vue Heures, vous pouvez sélectionner les jours avec une coche et sélectionner les heures en remplissant les champs. Par défaut, les jours du lundi au vendredi sont cochés et 09:00 à 17:00 sont choisis.



Si vous voulez ajouter une pause (p.ex. une heure à midi), il suffit de cliquer sur l'icône "+" et de modifier les heures de 09:00 à 12:00 et de 13:00 à 17:00.




Si vous souhaitez ajouter une pause (par exemple une heure à midi), il vous suffit de cliquer sur l'icône "+" et de modifier les heures de 09 h à 12 h et de 13 h à 17 h.




Pour supprimer une sélection d'heures, cliquez sur l'icône de la corbeille. 

N'oubliez pas de modifier les heures si nécessaire !


Si vous cliquez sur Rétablir les paramètres par défaut, tous les jours et heures reviendront à la sélection du lundi au vendredi et de 09:00 à 17:00.


Vue en Calendrier

Tous les champs en bleu indiquent que vous êtes disponible pour une réunion. Chaque champ bleu représente 30 minutes. Vous pouvez sélectionner et faire glisser les créneaux horaires disponibles dans l'aperçu. 


Cette disponibilité sera supprimée si votre calendrier connecté prévoit une autre rendez-vous à cette heure-là.


Indisponibilité

Sous la disponibilité, vous pouvez configurer des dates indisponibles. Lorsque vous ajoutez une date ici, les clients ne pourront pas la réserver. 


Ajoutez une date indisponible

  • Ouvrez la liste déroulante
  • Cliquez sur le bouton 'Ajouter des dates'
  • Sélectionnez une date de Début et de Fin à laquelle vous ne serez pas disponible.



Vous pouvez supprimer la date indisponible en cliquant sur l'icône de la corbeille. Ou vous pouvez ajouter une autre date indisponible en cliquant sur 'Ajouter des dates'.