Après avoir connecté l'add-on Réunion Client à votre calendrier, vous devez créer un type de réunion ou modifier l'un des types de réunion par défaut. Vous pouvez créer plusieurs types de réunions et choisir de les afficher sur votre page de réservation publique ou de les envoyer séparément.


Pour plus d'informations sur les réunions d'équipe, veuillez consulter :


Dans cet article d'aide, nous expliquons comment créer un type de réunion personnel.

1. Cliquez sur "Créer un nouveau"

2. Paramétrer le type de réunion

    2.1 Détails du type de réunion - standards

    2.2 Détails du type de réunion - paramètres avancés

    2.3 Disponibilité

    2.4 Résumé

3. Extensions puissantes

    3.1 Poser des questions

    3.2 Rappels

    3.3 Redirection

    3.4 Personnaliser le modèle d'e-mail de ce type de réunion

    3.5 Encaisser les paiements (optionnel)

4. Enregistrez votre type de réunion et vérifiez le résultat !

5. Partagez ou intégrez votre/vos type(s) de réunion



1. Cliquez sur "Créer un nouveau"

Lorsque vous avez connecté votre calendrier pour la première fois, l'add-on Réunion Client créé 1, 2 ou 3 types de réunions pour vous. Vous pouvez les modifier ou en créer un nouveau en cliquant sur le bouton bleu "Créer un nouveau".



2. Paramétrer le type de réunion


2.1 Détails du type de réunion - standards

Commencez par définir les éléments de base de votre type de réunion. Il s'agit du nom, du lieu, de la durée, de la description et du type.


Nom

Donnez un nom au type de réunion. Ce nom sera affiché sur votre page de réservation afin que vos invités sachent de quel type de réunion il s'agit. Par exemple : "Démonstration en ligne".


Localisation

Choisissez si les invités peuvent réserver une réunion en ligne, une réunion en personne ou un appel téléphonique.



Pour les réunions en ligne, une salle de réunion sera automatiquement générée pour votre client une fois la réunion planifiée. Les clients qui reviennent seront dirigés vers la même salle de réunion. La salle de réunion sera ajoutée à votre tableau de bord.


Si vous cochez l'option En personne comme option disponible, vous pourrez ajouter un lieu hors ligne pour la réunion en personne. (par exemple, l'emplacement de votre bureau).



Durée

Sous la localisation de la réunion, vous pouvez définir la durée de la réunion. Vous verrez 3 options par défaut : 

  • 30 minutes
  • 45 minutes 
  • 60 minutes


Si vous souhaitez une durée différente pour ce type de réunion, cliquez sur Personnalisé et saisissez le nombre de minutes. Par exemple, 90 minutes :


Une réunion doit durer au moins 10 minutes, mais il n'y a pas de durée maximale. Si vous fixez une durée de 60 minutes, la salle de réunion ne se fermera pas au bout de 60 minutes. La durée sert à donner une idée de la durée de la réunion.


Description

Vous pouvez donner plus d'informations sur le sujet de la réunion dans la description du type de réunion. Il n'y a pas de nombre maximum de caractères, mais nous vous recommandons de le limiter à 300 caractères pour une meilleure lisibilité.



2.2 Détails du type de réunion - paramètres avancés

Modèle de salle de réunion

Si vous avez créé des modèles de salles de réunion pour préparer des salles de réunion à l'avance, vous pouvez également les utiliser pour les réunions réservées. Sélectionnez le modèle préféré pour ce type de réunion.


Plages de types de réunion et tampons

Mettez en place plusieurs tampons pour votre type de réunion afin d'optimiser votre disponibilité pour les réunions.



Besoin de plus d'information sur les tampons ? Consultez cet article détaillé sur les disponibilités et les tampons.


2.3 Disponibilité

Sous les détails du Type de réunion, vous trouverez les Disponibilités. Sur cette page, vous pouvez définir vos disponibilités et indisponibilités en détail.


Disponibilité

Il y a deux façons de définir vos disponibilités : la vue en Heures ou la vue en Calendrier.


Vue en Heures

Dans la vue en Heures, vous pouvez sélectionner les jours en les cochant et sélectionner les heures en remplissant les champs. Par défaut, les jours du lundi au vendredi sont cochés et les heures de 09:00 à 17:00 sont sélectionnées.


Si vous souhaitez ajouter une pause (par exemple une heure à midi), il vous suffit de cliquer sur l'icône "+" et de modifier les heures de 09:00 à 12:00 et de 13:00 à 17:00.


Pour supprimer une sélection d'heures, cliquez sur l'icône de la corbeille. N'oubliez pas de modifier les heures si nécessaire !


Si vous cliquez sur Réinitialiser les paramètres par défaut, tous les jours et heures reviendront à la sélection du lundi au vendredi et de 09:00 à 17:00.


Vue en Calendrier

Tous les champs en bleu indiquent que vous êtes disponible pour une réunion. Chaque champ bleu représente 30 minutes. Vous pouvez sélectionner et faire glisser les plages horaires disponibles dans l'aperçu général.


! Cette disponibilité sera effacée si votre calendrier connecté prévoit une autre réunion à cette heure-là.


Indisponibilité

Sous les disponibilités, vous pouvez définir des dates d'indisponibilité. Lorsque vous ajoutez une date ici, les clients ne pourront pas la réserver.


Ajoutez une date d'indisponibilité :

  • Ouvrez la liste déroulante
  • Cliquez sur le bouton "Ajouter des dates"
  • Sélectionnez une Date de début et une Date de fin où vous ne serez pas disponible


Vous pouvez supprimer la date d'indisponibilité en cliquant sur l'icône de la corbeille. Vous pouvez également ajouter une autre date d'indisponibilité en cliquant sur "Ajouter des dates".


2.4 Résumé

Dans la partie Résumé, vous trouverez un résumé des paramètres de base du type de réunion. Il comprend le nom, la description, la localisation et la durée.



Dans cette partie, vous pouvez également choisir si cette réunion doit être affichée sur votre page de réservation publique ou non. Si ce n'est pas le cas, vous pouvez copier le lien de ce type de réunion dans l'aperçu des types de réunion.


3. Extensions puissantes


3.1 Poser des questions

Lorsque vous paramétrez des questions dans votre type de réunion, vous aurez trois questions de base obligatoires :

  • Prénom
  • Nom
  • Adresse e-mail


Si vous souhaitez les associer, par exemple, à votre contact dans Teamleader Focus, veillez à cocher la case située à côté de "Créer un nouveau contact".

Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le(s) tag(s) qui doit/doivent être ajouté(s) à votre contact.


Vous pouvez demander le nom de l'entreprise, le numéro de téléphone, un sujet de discussion, ... Changez le type de question sur le côté gauche. Ou rendez-les obligatoires sous la question si vous le jugez utile !



Vous pouvez procéder de la même manière si vous souhaitez ajouter une entreprise ou une opportunité dans Teamleader Focus. Il vous suffit de cocher les cases situées à côté de "Créer une nouvelle entreprise/opportunité".

  • Lorsque vous cochez la case à côté de "Créer une nouvelle entreprise", une question de type "Nom de l'entreprise" sera ajoutée et associée à votre CRM Teamleader Focus par défaut.
  • Notez que l'option "Créer une nouvelle entreprise" ou "Créer un nouveau contact" doit être cochée si vous souhaitez pouvoir cocher la case située à côté de "Créer une nouvelle opportunité".


Outre ces questions par défaut, vous pouvez également ajouter des questions personnalisées. Ces questions personnalisées vous permettent d'obtenir plus d'informations sur votre client, par exemple un numéro de téléphone, un sujet de discussion, ...


  • Remplissez le libellé de la question
  • Chagez le type de la question
  • Vous pouvez aussi rendre la question obligatoire si vous le pensez nécessaire
  • Choisissez à quel champ dans Teamleader Focus vous souhaitez associer la réponse
  • Vérifiez l'aperçu à droite



Enregistrez la question afin qu'elle soit ajoutée à votre type de réunion. Vous pouvez maintenant aussi ajouter une deuxième question personnalisée


En savoir plus sur les questions personnalisées dans cet article.


3.2 Rappels

Si vous souhaitez avoir un rappel pour vous et votre client avant le début de la réunion, vous pouvez le configurer ici. Un rappel de calendrier est une notification provenant de votre programme de calendrier. Un rappel par e-mail est un rappel par courrier électronique.


Les rappels doivent être affichés en minutes avant le début de la réunion, par exemple 60 minutes. 


Il existe 3 options par défaut que vous pouvez choisir pour les deux rappels :

  • Pas de rappel
  • 15 minutes
  • 60 minutes


Si vous souhaitez choisir un autre nombre de minutes, cliquez sur Personnalisé et indiquez le nombre souhaité. (par exemple, 30)



3.3 Redirection

URL de redirection

Si vous souhaitez rediriger le client après qu'il ait effectué une réservation, entrez une URL de redirection. Laissez le champ vide si vous ne souhaitez pas rediriger le client.


Saisissez l'URL vers laquelle vous souhaitez que vos clients soient redirigés.


Dans l'URL de redirection, les paramètres de réservation seront ajoutés s'ils sont activés. Ces paramètres sont les suivants :

  • Type de réunion
  • Date et heure du créneau horaire sélectionné
  • Localisation (en ligne ou hors ligne)
  • Prénom, nom
  • Questions personnalisées et leurs réponses (si disponible)

Vous pouvez utiliser ces paramètres pour créer un contenu personnalisé sur votre site web (par exemple, remplir automatiquement un formulaire). Demandez de l'aide à votre développeur de site web !


Désactivez l'option "Afficher l'écran de confirmation Teamleader avant la redirection" si vous souhaitez que la redirection soit immédiate. Si cette option est activée, la redirection s'effectuera après 5 secondes.



3.4 Personnaliser le modèle d'e-mail de ce type de réunion

Il est possible de modifier le modèle de l'e-mail de confirmation que vos clients reçoivent après avoir réservé une réunion avec vous. Modifiez-le manuellement ou copiez les modèles d'un autre type de réunion.



3.5 Encaisser les paiements (optionnel)


Vous pouvez ajouter un paiement obligatoire à votre type de réunion pour collecter des paiements à l'aide de Stripe. Intégrez votre compte de l'add-on Réunion Client avec Stripe sur la page des intégrations, sauvegardez votre type de réunion avant de le faire ! Cet article vous montre comment effectuer l'intégration.


Après l'intégration avec Stripe, retournez à la planification et cliquez sur le bouton Type de réunion pour continuer à configurer le paiement requis.

  • Activer le paiement obligatoire lors de la réservation d'une réunion
  • Remplissez le montant et sélectionnez la devise
  • Ajoutez les conditions de paiement si nécessaire. Si vous créez un lien vers une autre page, le lien sera cliquable.


4. Enregistrez votre type de réunion et vérifiez le résultat !

Enregistrez le type de réunion dans le pied de la page. Si c'est la première fois que vous enregistrez le type de réunion, vous verrez une fenêtre contextuelle qui vous donnera la possibilité de le tester en direct sur votre page de réservation ou d'accéder à la vue d'ensemble des types de réunion.



5. Partagez ou intégrez votre/vos type(s) de réunion

Après avoir créé votre type de réunion, vous pouvez accéder à la page d'aperçu du type de réunion et choisir de partager ou d'intégrer votre type de réunion. Vous pouvez partager un type de réunion, une page de réservation personnelle ou une page de réservation d'équipe.


Pour partager un type de réunion, cliquez sur l'icône Partager dans la fiche d'un type de réunion. Dans l'écran suivant, différentes options s'offrent à vous. Vous pouvez partager le type de réunion :

  • Via un lien
  • Via l'intégration d'un code HTML
    • Choisissez Copier le HTML intégré si vous souhaitez copier-coller le HTML incorporé dans votre site web au lieu d'un lien normal. Pour en savoir plus sur l'intégration d'un type de réunion, cliquez ici.
  • Via un code QR
    • Choisissez Copier le code HTML intégré au QR si vous souhaitez copier-coller le code HTML intégré dans votre site web au lieu d'un lien normal. 
    • Vous pouvez également télécharger l'image QR.
  • Via un widget de contact
    • Cliquez sur Créer un widget si vous souhaitez intégrer votre type de réunion dans un widget de contact sur votre site web. Dans "Lier le type de contact", le type de réunion que vous avez créé sera automatiquement sélectionné. Pour en savoir plus sur les widgets de contact, cliquez ici.


Pour partager une page de réservation personnelle ou d'équipe, cliquez sur Liens de réservation dans le coin supérieur droit. Sélectionnez l'une des quatre options de copie.