La planification des réunions peut parfois prendre plus de temps que la réunion elle-même. Utilisez le planificateur pour que vos clients puissent facilement planifier des réunions avec vous !
Il existe deux façons de connecter votre agenda Exchange :
1. Le flux d'intégration
2. Paramètres de programmation
Dès que vous êtes connecté, vous pouvez aussi envoyer des évènements de calendrier vers Teamleader Focus. En savoir plus à ce sujet dans cet article.
1. Le flux d'intégration
Pour mettre en place vos pages de réservation, vous devrez suivre quelques étapes, qui peuvent être facilement réalisées dans notre flux de programmation.
Pour commencer, allez dans la rubrique Planification et cliquez sur Connecter votre calendrier.
Si c'est la première fois que vous connectez votre calendrier, un flux d'intégration s'ouvrira et vous permettra de suivre toutes les étapes en une seule fois.
1.1 Connectez votre calendrier Exchange
Après avoir cliqué sur "Connecter", le flux d'intégration s'affichera. Dans la première étape, sélectionnez Exchange pour vous connecter avec votre compte de calendrier Exchange.
Sélectionnez maintenant Exchange comme source de votre calendrier. Remplissez les détails de connexion et de serveur du compte auquel votre calendrier est lié. Ensuite, acceptez les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité.
Cliquez sur Continuer et suivez les étapes suivantes.
1.2 Configurer les paramètres du calendrier
- Sélectionnez "Calendriers pour vérifier la disponibilité" pour éviter les doubles réservations. Vous pouvez vérifier plusieurs calendriers si nécessaire.
- Remarque importante : assurez-vous que les événements de votre calendrier externe ont le statut 'Occupé' au lieu de 'Libre'. Ce n'est que dans ce cas que ces créneaux horaires seront bloqués dans vos disponibilités. Les clients ne seront plus en mesure de prendre de rendez-vous pendant vos créneaux où vous êtes "Occupé".
- Sélectionnez le Calendrier dans lequel les évènements seront créés" pour indiquer dans quel calendrier les nouvelles réunions doivent être enregistrées.
1.3 Ajouter des types de réunion
Afin de vous faciliter la tâche lors de la création des types de réunion, vous pouvez sélectionner 1 à 3 types de réunion dans cette étape, qui seront créés automatiquement pour vous. Vous pouvez modifier ou supprimer ces types de réunion à tout moment ou en créer de nouveaux.
1.4 Vérifiez votre page de réservation ou terminez la configuration
Cliquez sur Vérifier votre page de réservation pour voir à quoi ressemble le(s) type(s) de réunion ou cliquez sur Terminer pour terminer la configuration et modifier/ajouter des types de réunion.
2. Paramètres de programmation
- Allez dans les paramètres de planification ou cliquez sur Planification sur le côté gauche de la page :
- Cliquez sur Exchange. Une fenêtre s'ouvrira.
- Sélectionnez Exchange comme fournisseur de votre calendrier.
- Remplissez les détails de connexion et du serveur du compte pour lier votre calendrier. Acceptez ensuite les conditions générales d'utilisation et la politique de confidentialité.
- Cliquez sur "Lier Compte Exchange"
- Votre calendrier Exchange est maintenant lié à l'add-on Réunion Client.
- Vous êtes fin prêt ! La prochaine étape sera de créer des types de réunion. Vous trouverez plus d'informations ici.
Synchroniser des évènements de calendrier avec Teamleader Focus
Maintenant que vous avez connecté votre calendrier Google à l'add-on Réunion Client, vous pouvez synchroniser les événements de votre calendrier avec celui de Teamleader Focus. Pour ce faire, vous devez configurer l'intégration entre l'add-on Réunion Client et Teamleader Focus. Suivez les étapes ci-dessous :
- Dans l'add-on Réunion Client, allez dans les Paramètres > Intégrations > Teamleader.
- Dans les paramètres, cochez la case à côté de « Créer un évènement de calendrier depuis Teamleader Focus » :
- Lorsque cette option est activée, un événement de calendrier est créé dans Teamleader Focus et écrit dans le calendrier en ligne configuré dans Teamleader Focus. Pour que ces événements soient toujours visibles dans vos calendriers en ligne (Google, Microsoft, etc), vous devez configurer la synchronisation du calendrier dans la Marketplace de Teamleader Focus.
Comment cela fonctionne ?
- Les calendriers dont la disponibilité est vérifiée sont basés sur ce que vous avez sélectionné dans l'add-on Réunion Client (cf. ci-dessus) et sont basés sur les disponibilités dans votre calendrier Exchange (et non sur vos disponibilités dans Teamleader Focus).
- Les nouveaux événements créés par le biais d'une réservation dans l'add-on Réunion Client seront visibles à la fois dans votre calendrier Exchange et dans l'agenda Teamleader Focus.
- Si un calendrier différent pour l'ajout d'événements est sélectionné dans l'add-on Réunion Client ou dans la Marketplace Teamleader Focus, les événements seront écrits dans le calendrier que vous avez sélectionné dans la Marketplace.
- Les invités recevront toujours un e-mail de confirmation, mais ne recevrons plus une invitation de calendrier.