Programmer des réunions peut parfois prendre plus de temps que la réunion même. Utilisez le Planificateur afin que vos clients puissent facilement programmer des réunions avec vous !
Il existe deux façons de connecter votre agenda iCloud :
Dès que vous êtes connecté, vous pouvez aussi envoyer des évènements de calendrier vers Teamleader Focus. En savoir plus à ce sujet dans cet article.
1. Le flux d'intégration
Pour mettre en place vos pages de réservation, vous devrez suivre quelques étapes, qui peuvent être aisément réalisées dans notre flux de programmation.
Pour commencer, allez dans la rubrique Planification et cliquez sur Connecter votre calendrier.
Si c'est la première fois que vous connectez votre calendrier, un flux d'intégration s'ouvrira et vous permettra de suivre toutes les étapes en une seule fois.
1.1 Connectez votre calendrier iCloud
Après avoir cliqué sur "Connecter", le flux d'intégration s'affichera. Dans la première étape, sélectionnez iCloud pour vous connecter avec votre compte de calendrier iCloud.
Sélectionnez maintenant iCloud et ensuite l'adresse e-mail avec laquelle vous voulez vous connecter et connectez-vous. Créez un mot de passe pour application en suivant ces étapes :
- Allez dans https://appleid.apple.com/#!&page=signin
- Connectez-vous à votre ID Apple
- Dans la section "Connexion et sécurité", cliquez sur "Mots de passe pour applications".
Cliquez dessus et cliquez à nouveau sur "+" pour générer un nouveau mot de passe. Saisissez "add-on Réunion Client". Cliquez ensuite suite Continuer.
Copiez puis collez le mot de passe pour applications généré dans le pop-up de l'add-on Réunion Client.
Suivez les étapes jusqu'à être connecté.
1.2 Configurer les paramètres du calendrier
- Sélectionnez "Calendriers pour vérifier les disponibilités" afin d'éviter les doubles réservations. Vous pouvez vérifier plusieurs calendriers si nécessaire.
- Sélectionnez le "Calendrier dans lequel les évènements seront créés" pour indiquer dans quel calendrier les nouvelles réunions doivent être enregistrées.
1.3 Ajouter des types de réunion
Pour vous faciliter la tâche lors de la création des types de réunion, vous pouvez sélectionner 1 à 3 types de réunion dans cette étape, qui seront créés automatiquement pour vous. Vous pouvez modifier ou supprimer ces types de réunion à tout moment ou en créer de nouveaux.
1.4 Vérifiez votre page de réservation ou terminez la configuration
Cliquez sur Vérifier votre page de réservation pour voir à quoi ressemble le(s) type(s) de réunion ou cliquez sur Terminer pour terminer la configuration et modifier/ajouter des types de réunion.
2. Paramètres de programmation
- Commencez par consulter les paramètres de l'agenda. Dans les Paramètres du Calendrier, connectez votre calendrier.
- Sélectionnez iCloud comme source du calendrier
- Sélectionnez maintenant iCloud et ensuite, saisissez l'adresse e-mail du compte avec lequel vous souhaitez vous connecter. Suivez les étapes ci-dessous pour créer un mot de passe pour applications.
- Allez dans https://appleid.apple.com/#!&page=signin
- Connectez-vous à votre ID Apple
- Dans la section "Connexion et sécurité", cliquez sur "Mots de passe pour applications".
Cliquez dessus et cliquez à nouveau sur "+" pour générer un nouveau mot de passe. Saisissez "add-on Réunion Client". Cliquez ensuite suite Continuer.
Copiez puis collez le mot de passe pour applications généré dans le pop-up de l'add-on Réunion Client.
4. Configurez les paramètres de votre calendrier. Sélectionnez le calendrier à partir duquel l'add-on Réunion Client peut vérifier vos disponibilités :
Tout est prêt ! L'étape suivante consiste à créer des types de réunion. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Synchroniser des évènements de calendrier avec Teamleader Focus
Maintenant que vous avez connecté votre calendrier Google à l'add-on Réunion Client, vous pouvez synchroniser les événements de votre calendrier avec celui de Teamleader Focus. Pour ce faire, vous devez configurer l'intégration entre l'add-on Réunion Client et Teamleader Focus. Suivez les étapes ci-dessous :
- Dans l'add-on Réunion Client, allez dans les Paramètres > Intégrations > Teamleader.
- Dans les paramètres, cochez la case à côté de « Créer un évènement de calendrier depuis Teamleader Focus » :
- Lorsque cette option est activée, un événement de calendrier est créé dans Teamleader Focus et écrit dans le calendrier en ligne configuré dans Teamleader Focus. Pour que ces événements soient toujours visibles dans vos calendriers en ligne (Google, Microsoft, etc), vous devez configurer la synchronisation du calendrier dans la Marketplace de Teamleader Focus.
Comment cela fonctionne ?
- Les calendriers dont la disponibilité est vérifiée sont basés sur ce que vous avez sélectionné dans l'add-on Réunion Client (cf. ci-dessus) et sont basés sur les disponibilités dans votre calendrier iCloud (et non sur vos disponibilités dans Teamleader Focus).
- Les nouveaux événements créés par le biais d'une réservation dans l'add-on Réunion Client seront visibles à la fois dans votre calendrier iCloud et dans l'agenda Teamleader Focus.
- Si un calendrier différent pour l'ajout d'événements est sélectionné dans l'add-on Réunion Client ou dans la Marketplace Teamleader Focus, les événements seront écrits dans le calendrier que vous avez sélectionné dans la Marketplace.
- Les invités recevront toujours un e-mail de confirmation, mais ne recevrons plus une invitation de calendrier.