Les salles d'attente vous permettent vous et votre équipe de vous rencontrer via un lien unique, encore et encore. Elles vous permettent de transférer des visiteurs à des salles de réunion spécifique pour continuer la conversation là où vous l'aviez laissé.


Cet article explique toutes les options de salle d'attente :

  1. Salles d'attente
  2. Tableau de bord
  3. Paramètres de l'équipe
  4. Réunions

1. Salles d'attente

Les salles d'attentes donnent la possibilité aux invités de frapper à une salle générale sans avoir à réserver une réunion à l'avance. L'invité qui frappe à la porte sera visible dans le tableau de bord et peut être transféré à une nouvelle salle de réunion ou à une existante, ou peut voir son accès refusé. Il existe des salles d'attente personnelles et d'équipe.



1.1 Salles d'attente personnelles

Chaque membre de l'équipe possède une salle d'attente personnelle. Le lien peut être copié depuis son tableau de bord et partagé avec les clients et prospects. Quand un client frappe à la porte de la salle d'attente personnelle, cela s'affichera uniquement pour ce membre de l'équipe.


L'URL d'une salle d'attente personnalisée suit la suivante :

https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/user-name/

  • Le team-name peut être trouvé et changé dans Personnalisation.
  • Si le lien est constitué de waiting-rooms, cela signifie qu'il s'agit d'une salle d'attente. Cependant, s'il est constitué de meeting-rooms, c'est alors une salle de réunion.
  • Le username peut être trouvé et changé dans les paramètres du profil de Teamleader Focus. Il n'est pas autorisé de changer votre username à "team" !


1.2 Salles d'attente d'équipe

Les salles d'attente d'équipe sont optionnelles, il est possible d'activer "la salle d'attente d'équipe" dans les paramètres de l'équipe*. Le lien de la salle d'attente d'équipe est différente des liens de la salle d'attente personnelle et permettent aux invités de frapper à une salle de réunion générale. L'invité qui frappe à la porte sera affiché pour tous les membres de l'équipe dans le tableau de bord. 


L'URL d'une salle d'attente personnalisée suit la suivante :

https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/team/

  • Similaire à la salle d'attente personnelle, le team-name peut être trouvé et changé dans les Personnalisation.
  • Si le lien est constitué de waiting-rooms, cela signifie qu'il s'agit d'une salle d'attente.
  • La dernière partie du lien "team" indique une salle d'attente d'équipe. Vous ne pouvez pas changer ceci !


*voir 3.1 Activer la salle d'attente d'équipe pour plus d'information sur l'activation des paramètres d'équipe.


2. Tableau de bord et page d'aperçu des salles de réunion

À première vue, le tableau de bord se compose de la liste déroulante des liens de réservation, du bouton Démarrer une réunion et des réunions à venir. Toutefois, lorsqu'un invité frappe à la porte d'une salle d'attente ou d'une salle de réunion, cela apparaît également sur la page du tableau de bord. 


La page d'aperçu des salles de réunion comprend les liens vers les salles d'attente personnelles et d'équipe, la vue des visiteurs frappant à la porte et toutes les salles de réunion de votre équipe.

2.1 Les invités frappant à la porte

Les invités qui frappent sont désormais affichés dans la liste des salles d'attente, à la fois sur le tableau de bord et sur la page d'aperçu de la salle de réunion. Chaque carte d'invité se présente de la même manière et se compose des éléments suivants :

  • Le nom de l'invité
  • L'endroit où l'utilisateur frappe : Salle de réunion, salle d'attente personnelle ou salle d'attente d'équipe
  • Les boutons "Rejoindre" et "Ne pas pouvoir rejoindre".
  • Le bouton "menu" qui permet de changer de salle de réunion.

Vous avez 3 options :

  1. Cliquer sur la carte ou sur le bouton Rejoindre et ouvrir la salle de réunion proposée dans un autre onglet (exemple : https://cloud.teamleader.eu/team-name/meeting-rooms/jane-doe/)
  2. Cliquez sur "Ne pas rejoindre" pour que l'invité reçoive un message l'informant que la réunion est refusée.
  3. Cliquez sur "les 3 points", puis sur "Changer de salle de réunion" et créez ou sélectionnez une autre salle de réunion.


Note : Sur base de l'invité frappant à la porte, le Booster Capture de Leads suggéra une salle de réunion. Si c'est une réunion de suivi, la réunion précédente sera suggérée, pour un nouvel invité, une réunion basée sur le nom de l'invité sera créée.


2.2 Activer les notifications du navigateur

Dès qu'un invité frappe à la porte, il se peut que vous soyez sur un autre programme ou sur un autre onglet du navigateur. Dans ce cas, une notification de bureau peut être utile. Afin de remarquer les invités frappant à la porte, il est important que les notifications du navigateur soient activées.


Si ce n'est pas le cas, vous verrez la notification suivante sur votre tableau de bord : 



Activez "Son", "Pop-ups et redirections" et "Notifications" dans les paramètres de votre navigateur ou lisez cet article pour vous guider !


Une fois le message jaune disparu, les notifications fonctionneront dès qu'un invité frappe à la porte. Vous pouvez désormais choisir de (dés-)activer les notifications du son en (dés-)activant la cloche à côté de 

  1. Lien de la salle d'attente personnelle/d'équipe sur la page d'aperçu des salles de réunion ou
  2. "Liens de réservation" sur la page du tableau de bord


Si l'icône de la cloche est verte, vous serez averti lorsque des invités frapperont à la porte. Si l'icône de la cloche est rouge, vous ne serez pas averti mais les personnes qui frappent à la porte apparaîtront quand même dans la liste.

2.3 Créer une nouvelle salle de réunion

L'amélioration du tableau de bord vous donne toujours l'opportunité de joindre ou de créer une salle de réunion, même si l'aperçu de la salle de réunion peut être retrouvé sur une page différente. Vous pouvez donc choisir de créer/ouvrir une salle de réunion sur le tableau de bord ou la page de salles de réunion.


Dans le coin supérieur droit du tableau de bord, vous verrez le bouton bleu "Démarrer une réunion". Cliquez sur le bouton et une fenêtre s'ouvrira.



Vous pouvez choisir une salle de réunion existante depuis la liste ou taper le nom de la salle de réunion existante. Ou cliquez sur "Ajouter une nouvelle salle" pour créer une nouvelle salle de réunion. Deux options s'offrent alors à vous :

  1. Créer une nouvelle salle de réunion
  1. Remplissez le titre de la Salle
  2. Assurez-vous que le modèle mentionne : Commencer à partir de zéro
  3. Cliquez sur Créer

 2. Créer une nouvelle salle de réunion depuis un modèle

  1. Remplissez le titre de la Salle
  2. Cliquez sur "recommencer à zéro" pour ouvrir la liste des modèles et sélectionner le modèle de votre choix
  3. Cliquez sur Créer

*Remarque : si les paramètres de l'équipe donnent des droits d'hôte aux salles de réunion d'autres membres de l'équipe, il est possible de choisir une salle de réunion d'un autre membre de l'équipe. Changez la portée de Personnel à Équipe, puis cliquez sur le bouton Commencer une réunion.


2.4 Réunions

Dans le tableau de bord, vous verrez un aperçu des réunions à venir, dont seuls les cinq premiers seront affichés. Si vous n'avez pas encore paramétré la Planification, vous devrez connecter votre calendrier et créer un type de réunion.


Vous pouvez changer la salle de réunion pour cette réunion spécifique de la même manière que pour les invités frappant à la porte (via les trois points).



3. Salle d'attente dans les paramètres de l'équipe

Dans les paramètres de l'équipe, vous trouverez 2 paramètres à propos de la fonctionnalité de salle d'attente : "Activer la salle d'attente d'équipe" et "Invités peuvent réserver une réunion depuis la salle d'attente".



3.1 Activer la salle d'attente d'équipe

Par défaut, chaque utilisateur du Booster Capture de Leads possède une salle d'attente personnelle, mais la salle d'attente d'équipe doit être activé manuellement. Si cela n'a pas encore été fait, vous verrez un message "Configurez votre salle d'attente d'équipe" sur la page d'aperçu des salles de réunion.



Cliquez sur le message qui possède un lien hypertexte vers les paramètres de l'équipe. Depuis cette page, scrollez vers le bas jusqu'à tomber sur "Salle d'attente".


Cliquez sur la case à côté de "Activer la salle d'attente" and ensuite sur Enregistrer pour activer la salle d'attente d'équipe.


Si vous retournez vers la page d'aperçu des salles de réunion, vous verrez que le lien de la salle d'attente d'équipe peut être copié pour que vous puissiez le partager avec vos clients et prospects.


3.2 Les invités peuvent réserver une réunion depuis la salle d'attente

L'autre paramètre de la salle d'attente d'équipe est "Invités peuvent réserver une réunion depuis la salle d'attente". Cette fonctionnalité nécessite une activation de la planification de votre part et de créer au moins un type de réunion.


Cliquez sur la case à côté de "Invités peuvent réserver une réunion depuis la salle d'attente" pour activer ce paramètre.


Cette fonctionnalité permet aux invités de réserver une réunion lorsque leur accès est réservé au moment de frapper à la porte.



Lorsque l'invité clique sur le lien hypertexte "réserver un créneau qui vous convient", ils seront transférés vers votre page de réservation.

  • S'ils frappent à votre salle d'attente personnelle, ils seront transférés à votre page de réservation personnelle.
  • S'ils frappent à la salle d'attente d'équipe, ils seront transférés à la page de réservation d'équipe.


4. Réunions

La fonctionnalité de salle d'attente a également un impact sur la fonctionnalité de planification. Une salle de réunion est automatiquement attribuée à une réunion en ligne réservée. Vous pouvez maintenant choisir de changer cette salle de réunion si vous le souhaitez.


4.1 Réunions dans le tableau de bord

Comme expliqué au point 2.4 Réunions, les cinq premières réunions à venir s'affichent dans le tableau de bord. La carte de réunion contient les informations suivantes :

  • Le type de réunion et le nom de l'invité
  • La date et l'heure de la réunion
  • La salle de réunion, le numéro de téléphone ou le lieu de la réunion
  • Un bouton pour changer de salle de réunion s'il s'agit d'une réunion en ligne.



4.1.1 Réunions en ligne

Pour changer la salle de réunion d'une réunion en ligne, cliquez sur le bouton "Changer de salle de réunion".



Une fenêtre s'ouvrira, semblable à la fenêtre "Créer ou rejoindre une salle de réunion".



Saisissez le nom de la salle de réunion souhaitée, par exemple salle_fr.


Vous pouvez choisir une salle de réunion existante dans la liste ou taper le nom de la salle de réunion. La saisie d'un nom vous offre trois options :

  1. Créer une nouvelle salle de réunion

  2. Créer une nouvelle salle de réunion à partir d'un modèle

    1. Cliquez sur "Créer nom depuis le modèle..."

    2. Saisissez le nom du modèle ou cliquez sur le lien pour créer un nouveau modèle.

  3. Sélectionner une salle existante portant ce nom


Cliquez sur l'option préférée pour modifier la salle de réunion. La salle de réunion liée au type de réunion sera remplacée par la nouvelle salle sélectionnée/créée.


Lorsque vous ou vos invités utiliserez le lien de la réunion à partir de l'e-mail de confirmation ou de l'invitation du calendrier, ils seront redirigés vers la nouvelle salle de réunion sélectionnée.


4.1.2 Réunions sur place

Si l'invité a réservé une réunion sur place, vous verrez toutes les informations nécessaires à propos de la réunion. Cette carte ne comporte pas d'options cliquables.



4.1.3 Réunion téléphonique

Si l'invité a réservé une réunion téléphonique, vous verrez les informations nécessaires pour appeler l'invité au moment prévu. En cliquant sur la carte, vous ouvrirez votre application d'appel.



4.2 Changer de salle de réunion dans le lien de la réunion

Lorsqu'un invité réserve une réunion, vous et l'invité recevrez un courrier de confirmation. S'il s'agit d'une réunion en ligne, le courrier contiendra l'URL de la salle de réunion.



Si vous êtes connecté au Booster Capture de Leads et que vous cliquez sur l'URL de la salle de réunion, vous verrez les informations relatives à la réunion. Si vous cliquez sur Changer de salle de réunion, vous pourrez changer de salle de réunion comme expliqué dans 4.1 Réunions dans le tableau de bord.


À première vue, le tableau de bord se compose de la liste déroulante des liens de réservation, du bouton Démarrer une réunion et des réunions à venir. Toutefois, lorsqu'un invité frappe à la porte d'une salle d'attente ou d'une salle de réunion, cela apparaît également sur la page du tableau de bord. 


La page de présentation des salles de réunion comprend les liens vers les salles d'attente personnelles et d'équipe, la vue des visiteurs et toutes les salles de réunion de votre équipe.