Avec la ligne du temps des projets dans Teamleader Focus, vous pouvez dire adieu aux difficultés d'Excel à obtenir une vue d'ensemble de tous vos projets. Au lieu de cela, nous vous aidons, vous et votre équipe, à créer une planification de projet pragmatique et de haut niveau. Pour tout savoir sur la ligne du temps des projets, c'est ici !


Pourquoi

La ligne du temps des projets dans Teamleader Focus vous permet de vérifier sans effort pour plusieurs projets quand ils devraient commencer, quand ils devraient se finir, ce qui dépasse le budget, etc. Voici quelques-uns des nombreux avantages :

  • Vous pouvez voir en permanence le niveau d'occupation de vos collaborateurs
  • Vous pouvez distinguer les projets qui ne se déroulent pas comme prévu et qui nécessitent une attention particulière
  • Évaluez facilement si vous pouvez ou devez assumer plus de travail
  • Afficher tous les projets depuis la date de début jusqu'à la date de fin
  • Vérifier et filtrer immédiatement l'état de chaque projet 

Où

Vous trouverez la ligne du temps des projets en allant à la vue d'ensemble de vos projets et en cliquant sur l'icône dans le coin en haut à droite. Vous pouvez facilement alterner entre la vue liste et la vue ligne du temps à l'aide de ces boutons.



La dernière vue sélectionnée est alors sauvegardée. Cela veut dire que si vous quitter la ligne du temps des projets pour aller sur une fiche entreprise par exemple, la ligne du temps des projets sera toujours sélectionnée lorsque vous retournerez à vos projets. Et c'est pareil pour la vue par liste.


Spécificités de la ligne du temps 


  • En ouvrant la ligne du temps, tous vos projets sont chargés et vous pourrez descendre pour accéder à tous*.

    *Remarque : Le nombre maximum de projets montrés est de 350. Si vous avez plus de 350 projets (actifs ou inactifs) alors une bannière apparaitra vous demandant de filtrer les résultats (par exemple : filtrer sur les projets actifs).

  • Le mois est montré en haut de votre ligne du temps
    • Passer d'un mois à l'autre en cliquant sur la ligne du temps avec la petite main et en bougeant à gauche ou à droite.
  • Les jours de travail et les jours de week-ends ont des couleurs différentes (blancs et gris). 
  • Les projets sont triés avec au-dessus le projet qui a la date de début la plus récente 
  • Si vous passez la souris sur le projet, les éléments suivant seront montrés :
    • L'état du projet
    • La date de début et de fin du projet
    • Des barres de progressions pour le temps suivi, la quantité de travail terminé et le budget dépensé
  • Voyez plus de détails en cliquant sur les détails d'un projet


  • Cliquez sur un projet pour montrer les phases de ce projet
     
    • Passer sa souris sur une phase montre :
    • L'état de la phase

      • La date de début et la date de fin de la phase

        • La première phase d'un projet aura automatiquement une date de début égale à la date de début du projet. Les autres phases auront la date d'échéance de la phase précédente + 1 jour.
          Exemple : Si la phase 1 finit vendredi alors la date de début de la phase 2 sera samedi.

        • Vous pouvez toujours changer la date de début manuellement par après

    • En cliquant sur une phase, un panneau latéral s'ouvrira avec plus d'informations et un lien vers la répartition du travail.

    • Remarque : Certains projets sont trop petits (la période entre la date de début et de fin est trop courte) pour que les phases soient montrées. Le bouton "détails" ne sera alors pas visible et cliquer sur un projet ouvrira le panneau latéral.



Barre de recherche, filtres, états et statuts

La barre de recherche, le filtre sur l'état du projet, les différents status de projets et le filtre sur les participants vous permettent de trouver certains projets plus vite.


La barre de recherche

Dans le coin en haut à gauche de votre ligne du temps des projets, vous trouverez la barre de recherche. Cherchez parmi vos projets sur le nom d'un client par exemple et filtrer seulement sur les projets de ce client.


État du projet et couleurs

À droite de la barre de recherche, vous trouverez le bouton état. L'état de votre projet et des phases sont codées par couleurs et sont en lien avec le budget fourni, le budget dépensé et les prévisions pour votre projet :


  • Inconnu (blanc) : 
    • Ajoutez une estimation de temps ou de budget à ce projet pour voir s'il est en bonne ou en mauvaise voie.
  • En bonne  voie (vert) : 
    • Un budget et/ou une estimation de temps a été ajoutée (via les tâches) à ce projet ;
    • ET sur base du budget déjà dépensé et des prévisions budgétaires, le budget ne devait pas être dépassé
  • À risque(orange) :
    • Seulement quand un budget a été donné ;

    • ET quand le projet est dans le budget, mais basé sur les prévisions, il dépassera le budget.

  • En mauvaise voie(rouge) :

    • Le budget dépensé est déjà plus haut que les prévisions.

    • OU le total du temps suivi > total du temps estimé

  • Le code couleur expliqué ci-dessus s'applique aussi aux phases du projet. Il se pourrait que certaines phases soient sur la bonne voie mais que d'autres soient à risque ou en retard.

  • Vous pouvez également filtrer sur des mots-clés ou sur le statut. Vous pourriez par exemple regarder tous vos projets en danger pour un client en particulier par exemple.

Statut 

Vous pouvez également filtrer sur base du statut du projet :


  • Projets actifs :
    • Planifié :
      • Le projet est planifié et la date de début est plus tard qu'aujourd'hui.
    • En cours :
      • Le projet est en cours (date de début ≥  aujourd'hui < date de fin) ;
    • En retard :
      • La date de fin du projet précède la date d'aujourd'hui


  • Projets inactifs :
    • Terminé
    • En attente
      • Remarque : une fois qu'un projet est mis en attente, vous ne recevrez plus de notifications sur le projet ni sur ses phases.
    • Annulé



Filtrer sur les participants

À côté des statuts, vous trouverez les filtre pour les participants. Cela permet de seulement montrer les projets de certain.e.s collègue.s.


Remarque : La ligne du temps prend également les droits d'utilisateur en compte. Les utilisateurs qui n'ont pas accès à certains projets ne peuvent pas les voir dans la ligne du temps des projets non plus.


Vous pouvez filtrer à l'aide de tous les filtres en même temps. Vous pouvez par exemple regarder les projets à risque pour un certain client et d'un certain collègue.


Cacher des projets de la ligne du temps


Il est aussi possible de cacher certains projets de votre ligne du temps si vous ne désirez pas les voir dans cette vue. Il y a trois façons de le faire :

  • Allez au projet > cliquez sur les trois points à côté des détails du projet > sélectionnez cacher de la ligne du temps. Les projets cachés peuvent être à nouveaux montrés en cliquant sur "montrer sur la ligne du temps".
  • Cliquez sur le projet dans la ligne du temps et cliquez sur détails. Ici cliquez sur cacher de la ligne du temps. Via la flèche, il est également possible de fermer le projet.

  • À partir de la vue par liste vous pouvez cacher les projets en action groupée. Vous devez avoir des droits d'admin. Sélectionnez ou créez un segment et cliquez sur actions > cacher les projets de la ligne du temps.


Remarques :

  • Une fois que vous cacher un projet, il le sera pour tout le monde
  • Les projets cachés peuvent toujours être consultés à partir de la vue par liste, vous ne perdrez aucune informations.


Remarques générales

  • Les jours et les dates ne sont pas montrés sur la ligne du temps pour éviter trop de détails

  • Les jours de vacances ou de fermeture ne sont pas pris en compte

  • Il n'est pas possible de changer la périodicité de la ligne du temps

  • Vous ne pouvez pas prendre et glisser dans la ligne du temps

Différences avec le planning du projet (BOOST)

Si vous avez un forfait BOOST dans Teamleader Focus, vous trouverez également un onglet "planning" dans vos projets. Le planning des projets est construit en planning des ressources encore plus détaillé. Il se focalise seulement sur les projets actifs au lieu de tous les projets.


Le planning des projets vous permet de planifier directement dans l'agenda de vos collègues et vous aide à terminer vos projets dans les temps. Lisez en plus dans cet article.