Dans cet article, nous vous expliquerons la meilleure façon d'utiliser Teamleader Focus en tant que manager. Nous vous présenterons les outils pratiques et vous donnerons des conseils pour vous aider à rester au top de vos performances.


Les modules que vous utiliserez principalement sont :

  • Agenda et suivi du temps
  • Opportunités
  • Projets
  • Factures
  • Boîte mail partagée
  • Statistiques


Note : nous supposons que vous êtes administrateur de votre compte Teamleader Focus, cela est nécessaire pour certaines fonctionnalités que nous allons évoquer.


Agenda et suivi du temps


Agenda


Quand vous allez dans le module agenda, vous aurez accès aux agendas de tous les membres de votre équipe. Vous avez juste besoin de sélectionner un nom dans le volet déroulant en haut à droite pour y accéder.


 

Vision d'équipe


Si vous cliquez sur "Equipe" dans la barre en haut, vous aurez un aperçu semaine des agendas des membres de votre équipe. En cliquant sur la poubelle à côté d'un nom d'un collaborateur, vous pourrez supprimer ce collègue de la vue d'équipe ; et via le bouton "+" vous pourrez ajouter un collègue. Vous aurez donc les agendas de chaque collègue les uns en-dessous des autres et vous pourrez voir rapidement les disponibilités de chacun. Très pratique si vous avez besoin de planifier des tâches ou des rendez-vous dans leurs agendas!


Cet aperçu reste pour votre session Teamleader Focus, vous n'avez pas besoin de sélectionner encore et encore les mêmes collègues. Les paramètres par défaut reviennent seulement quand vous vous déconnectez et reconnectez.




Suivi du temps


Si un membre de votre équipe a encodé du temps sur des tâches, des rendez-vous, ou des appels, ces suivis du temps apparaîtront dans le module suivi de temps. Vous pouvez accéder au votre, ou à ceux de vos collègues en sélectionnant un nom dans le volet déroulant en haut à droite. 


Le but de ces suivis de temps est d'avoir accès à ce qui a été fait jour après jour par chaque membre de l'équipe.



Vous pouvez aussi exporter ces infos dans un fichier excel pour faire d'autres calculs. Par exemple, si vous voulez savoir combien de temps vous avez passé pour un type de travail spécifique. Dans le fichier exporté, vous pouvez ordonner votre tableau en fonction de la colonne "Type".


Opportunités :


Une opportunité est créée quand vous avez la possibilité de vendre des produits ou un service au client.


Segments


Que vos opportunités soient refusées, acceptées ou encore actives, elles seront toujours visibles dans le module Opportunités. Vous pouvez filtrer les résultats par pipeline d'opportunité, ou vous pouvez travailler avec des segments pour restreindre les informations dont vous avez besoin. Par défaut, vous avez déjà un filtre par phase d'opportunité, mais dans l'aperçu des opportunités en liste, vous pouvez aussi créer vos propres segments basés sur un utilisateur spécifique, une période de temps ou n'importe quel autre champ disponible au niveau des opportunités.


Une fois qu'un segment est sélectionné, vous verrez le nombre d'opportunités correspondent à ce segment et sa valeur monétaire en bas du segment. Vous pouvez donc vérifier facilement ce segment chaque matin ou chaque soir avant de rentrer chez vous. Vous gagnerez du temps que vous pourrez consacrer à d'autres activités. Avez-vous déjà pensé à joindre un club de tricot?



Colonnes


Dans l'aperçu des opportunités, vous pouvez aussi choisir les colonnes que vous voulez voir, pour accéder rapidement aux informations importantes. Pour paramétrer cela, vous devez cliquer sur la roue en bas à droite. Vous pouvez sélectionner 10 colonnes maximum.



Projets :


Faire un projet dans Teamleader Focus vous aide à structurer vos différentes phases, tâches et rendez-vous qui doivent être réalisés. 


De même comme pour les opportunités, vous pouvez créer des segments et sélectionner les colonnes de votre choix pour l'aperçu des projets.


Répartition du projet

La répartition du travail dans les projets rend possible les estimations claires du travail requis par phase du projet et vous permet de gardez vos projets parfaitement sous contrôle. Vous pouvez en apprendre plus ici!


Rapports


Vous avez également la possibilité de télécharger un rapport de projet. Entre autres statistiques, il vous montre combien de travail a été effectué pour ce projet, qui a suivi le temps et quel est le nombre d'heures facturables.

Pour télécharger le rapport :

  1. Cliquez sur le projet et sélectionnez l'onglet Info projet
  2. Cliquez sur les trois points tout en haut du projet > "Télécharger rapport".
  3. Vous avez la possibilité d'exporter au format Excel (uniquement le suivi du temps) ou au format PDF.



Budget dépensé


Ici, vous pouvez voir le montant dépensé en relation avec le budget convenu avec le client. En ajoutant du matériel, ou bien en planifiant des tâches facturables et des rendez-vous, le budget dépensé augmentera. Faites attention de ne pas dépasser le budget du client. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet.


Bénéfice


La case 'Bénéfice' au centre de la page vous montre la rentabilité réelle de votre projet. Pour un aperçu détaillé des coûts, cliquez sur 'détails'. Vous pouvez trouver cette fonctionnalité sous l'onglet "Info projet" dans l'en-tête de votre projet


Ligne du temps des projets

À partir de l'aperçu de votre liste de projets, vous pouvez facilement passer à la ligne du temps des projets. Elle vous offre un aperçu visuel de tous vos projets. Il vous permet d'évaluer en permanence le niveau d'occupation de votre entreprise et vous indique les projets qui requièrent votre attention.


Planification de projets


Vous trouverez aussi avec le module projet la planification de projets : cet outil vous montre pour chaque projet les tâches planifiées et pour qui. Quand vous ouvrez une section, vous verrez tout de suite un bouton rouge ou verre pour chaque projet. Le bouton vert signifie que le projet est toujours dans les temps, et le bouton rouge signifie qu'au moins une des phases du projet est en retard, donc qu'il a besoin d'une attention particulière.


Factures :

(Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans notre forfait SMART)


Voyons comment vous pouvez toujours garder un oeil sur votre trésorerie.


Comme vous l'avez sûrement déjà deviné, le paramétrage des segments et des colonnes sont disponibles aussi dans ce module. De plus, si vous allez dans l'aperçu des factures, vous verrez un petit widget appelé "Mini-stats" dans le coin en bas à droite. Cela vous donne de rapides statistiques et si vous cliquez sur l'image pdf ici, vous pourrez télécharger un rapport de factures.



De retour dans l'aperçu des factures, vous pouvez aussi exporter des factures dans un fichier excel. Cela vous donne différents options pour faire des rapports. 


Les prévisions financières sont une autre façon de garder un oeil sur votre flux de trésorie. Les prévisions financières vous permettent de voir pour le mois en cours et les deux mois à venir combien d'argent entrera. Lisez-en plus ici. 



Conseils : Calculer vos produits vendus 

Si vous avez besoin d'avoir un aperçu de combien de produits vous avez vendus, vous pouvez faire un export excel de vos factures (ou seulement d'un segment si vous voulez faire ce calcul pour une période donnée) et choisir "Créer un nouveau modèle". Vous aurez la possibilité d'ajouter des colonnes liées au contenu de vos factures. Les plus importants ici sont "Nom de l'élément" et "Nombre d'éléments". Une fois l'excel exporté, vous pouvez trier votre fichier excel par la colonne "Nom de l'élément" et vous pourrez calculer le nombre total basé sur le "Nombre d'éléments". Vous serez informé sur le nombre de produits vendus.



Boîte mail partagée :

(Cette fonctionnalité est disponible dans notre forfait Boost et dans le Booster Boîte mail partagée)


Le module de boîte mail partagée fonctionne de manière similaire aux autres modules. Vous pouvez créer des segments sur les tickets pour avoir un aperçu rapide des tickets arrivés aujourd'hui, par exemple, et être informé sur la rapidité de réponse à vos clients par votre équipe support.


Vous pouvez aussi ajouter les colonnes "Date de création" et "Dernier message" dans l'aperçu, cela vous permettra de voir la date de création des tickets et la durée d'attente de votre client avant d'avoir une réponse.


Et la dernière recommandation, vous pouvez aussi ajouter des statuts supplémentaires aux statuts par défaut comme nouveau, ouvert, fermé, comme cela vous pouvez paramétrer votre module selon votre façon de travailler.


Statistiques :


Le module Statistiques vous donne beaucoup d'information sur les chiffres de tous vos modules. Voici les statistiques auxquels vous pouvez prêter attention :


Statistiques


En allant dans Statistiques > Statistiques, vous aurez un aperçu de votre trésorerie pour les prochaines semaines. Vous verrez le montant total des factures à être payées dans les semaines à venir basé sur les opportunités, les factures impayées et les projets à facturer.


Stats sur les opportunités


Si vous allez plus loin dans Statistiques > Opportunités, vous avez accès à des d'informations importantes concernant les opportunités : tunnel de vente, répartition des phases, durée phase etc. Vous pouvez appliquer un segment pour chacunes de ces statistiques, et filtrer les opportunités par pipeline.


Vous pouvez cliquer sur le lien pour avoir plus d'explications.


Stats sur les factures


Dans Statistiques > Factures, vous trouverez un aperçu numérique plus détaillé sur votre facturation. Vous pouvez voir le montant total des factures payées, pas encore réglées, et en retard. Vous pouvez aussi filtrer par date et client.


Stats sur le suivi du temps


Cette partie du module Statistiques vous donne plus d'informations sur le temps passé par collaborateur, liés aux différents clients, projets, équipe et types de travail. D'une manière plus spécifique, vous pouvez aussi avoir des statistiques sur les appels effectués par l'un de vous. Vous pouvez vérifier les appels entrants et avoir une liste de tous les appels fait dans une période spécifique.


Si vous voulez avoir un rapport plus approfondi sur ce sujet, vous pouvez toujours combiné cela avec un export du suivi de temps que nous vous avons déjà expliqué plus haut dans dans cet article.


Stats sur la boîte mail partagée


Les stats de la boîte mail partagée vous indiquera combien de tickets sont ouverts ou fermés sur une période de temps donnée, le temps moyen de réponse, quelles sont les périodes de pointe ou quel est votre employé le plus performant. 


Objectifs


Dans les statistiques, vous avez aussi la possibilité d'ajouter des objectifs. Ils peuvent être ajouté pour différents modules (opportunités, factures, suivi du temps etc...).


Les objectifs est un outil pratique pour définir des objectifs de chaque employé et pour les suivre facilement. Ces objectifs peuvent être le début d'une base pour un entretien et donner à vos employés un aperçu de leurs performances. En tant qu'administrateur, vous pouvez choisir pour les non-administrateurs s'ils sont autorisés ou non à voir leurs propres objectifs.


Vous avez d'autres conseils à nous partager? N'hésitez pas à les communiquer à notre équipe support.