Le module de planification de projets de Teamleader Focus offre un tour d'horizon de tous les projets actifs en cours. Il vous permet de planifier l'agenda de vos collaborateurs et vous aide à délivrer des projets dans le respect des échéances. Poursuivez la lecture pour apprendre à utiliser le module de planification de projets.
Dans cet article, vous en saurez plus sur les éléments suivants :
- Premiers pas avec la planification de projets
- Différence entre les onglets « Planning » et « Personnes »
- Quelques explications sur les couleurs et les symboles
- Flux de travail Planification de projets
Premiers pas avec la planification de projets
- Accédez à Projets.
- Cliquez sur Planning.
- Après une synchronisation initiale, vous trouverez tous les projets actifs dans cet aperçu.
Remarque : La synchronisation initiale dépend du nombre de projets actifs dans votre compte Teamleader Focus.
Différence entre les onglets « Planning » et « Personnes »
Le module de planification de projets fait une différence entre les projets et les personnes.
L'onglet « Planning » vous donne un aperçu de tous les projets actifs qui indique rapidement le statut des différents projets. Une marque rouge indique qu'une ou plusieurs phases sont en retard. Une marque verte indique que le projet sera terminé dans les temps.
Dans cet onglet, vous pouvez ouvrir un projet pour voir qui sont les participants. Il indique également si ceux-ci travaillent déjà sur le projet (vert ou orange), s'ils ont du temps libre (espace blanc) ou s'ils travaillent déjà sur d'autres tâches pour d'autres projets ou sur des tâches non liées à des projets (gris).
L'onglet « Personnes » vous montre le temps qu'il reste aux membres de votre équipe. Vous verrez immédiatement qui a encore du temps pour travailler sur des tâches et qui est « surbooké ». Cela vous permet d'intervenir rapidement si besoin, le tout pour la plus grande satisfaction de vos clients et de vos collaborateurs !
Dans cet onglet, lorsque vous cliquez sur le nom d'un collaborateur, les projets sur lesquels il ou elle travaille, ainsi que le temps passé par projet s'affichent.
Quelques explications sur les couleurs et les symboles
Feux de signalisation des projets
Vert : votre projet est sur la bonne voie. Aucune phase n'est en retard et rien n'est surplanifié.
Rouge : vous avez un problème quelque part. Une ou plusieurs phases sont en retard et n'ont pas été terminées à temps. Dans les détails du projet, vous verrez également un indicateur rouge.
Détails du projet
Blanc : il y a encore de la place pour les tâches de cette journée.
Gris : il y a déjà quelque chose de planifié ce jour-là qui n'est pas lié au projet qui est actuellement affiché.
Vert : vous avez planifié une tâche liée au projet ce jour-là, mais sans l'avoir surplanifié.
Orange : une tâche a été planifiée dans l'agenda du collaborateur, mais cela prend plus de temps qu'il n'en a ce jour-là.
Liste des tâches
À côté du nom d'un projet ainsi qu'à côté du nom d'un collaborateur, vous verrez le symbole Liste. En cliquant dessus, la liste des tâches du projet ou la liste des tâches associées à un collaborateur seront ouvertes.
Flux de travail de la planification de projets
- Créez un projet et une ou des phases
- Créez des tâches dans cette phase.
- Accédez à Projets > Planning .
- Vous verrez ici tous les projets actifs en cours.
- Choisissez si vous voulez travailler avec l'onglet Planning ou l'onglet Personnes. Reportez-vous ci-dessus pour des informations supplémentaires.
- Cliquez sur le symbole Liste à côté du projet ou du collègue (en fonction de l'onglet).
- Vous verrez ensuite l'écran sur la droite, montrant soit les tâches associées à un certain projet (onglet Planning) soit les tâches attribuées à un collègue (onglet Personnes).
Faites glisser et déposez facilement les tâches sur l'agenda d'un collaborateur. Si une tâche dure plus d'une journée, il est possible de planifier la tâche sur plusieurs jours.
Par exemple : une tâche prend 16 heures, mais une journée de travail n'en compte que 8, Teamleader Focus proposera donc de la planifier sur 2 jours. Si vous le souhaitez, vous pouvez écraser cette proposition et planifier la tâche complète sur une journée. Cela entraînera la suplanification d'un collaborateur.
Après avoir planifié toutes les tâches à votre convenance, c'est aux membres de votre équipe de choisir de planifier les tâches dans leur agenda. En effet, les tâches sont uniquement distribuées pour les différents collaborateurs sur un jour donné, elles ne sont pas planifiées dans leurs agendas sur un créneau spécifique.
- Lorsque les collaborateurs visualisent leur journée, ils voient leur « liste des tâches à faire » pour cette journée.
- Toutes les tâches liées aux projets sur lesquelles ils travaillent et qui ont été planifiées par le planificateur de projets seront visibles ici. Le membre de votre équipe a la possibilité de les cocher immédiatement ou de cliquer dessus afin de le faire glisser dans son planning quotidien.