Configurer des modèles pour vos documents est excitant, mais peut sembler difficile si vous venez de commencer avec. C'est pourquoi nous aimerions vous aider avec ces conseils et astuces !
Mais avant d'entrer dans les détails, nous vous recommandons de consulter les articles suivants si…
- Vous cherchez de l'inspiration pour vos modèles. Dans notre Galerie de modèles, vous trouvez un certain nombre de modèles fonctionnels que vous pouvez télécharger.
- Vous voulez créer un template
- Vous avez des questions sur les paramètres du code CSS pour définir la couleur, la police ou la taille de la police.
- Vous avez des problèmes en essayant d'ajouter une police spécifique à votre modèle.
Remarque concernant les devis : Lors de la création d'un devis, vous pouvez également prévisualiser immédiatement la mise en page et choisir de masquer certains éléments de vos devis tels que les prix unitaires, les (sous-)totaux ou la TVA. Faites-le si vous ne souhaitez pas modifier l'ensemble de votre modèle, mais seulement appliquer ces changements à certains devis.
Maintenant que vous connaissez les bases, passons à quelques trucs et astuces supplémentaires et à quelques exemples de modèles !
Situation 1 : Vous voulez travailler avec de longues descriptions sur votre devis / facture.
Les descriptions longues vous permettent d'introduire dans la proposition / facture une spécification plus détaillée des produits / services que vous proposez.
Solution : Cochez cet article pour ajouter une longue description à votre article, puis utilisez le shortcode $LONG_DESCRIPTION$. Notez que ce shortcode doit être dans la même cellule que le shortcode $DESCRIPTION$.
Situation 2 : Vous voulez travailler avec des sous-totaux sur votre devis / facture.
Les sous-totaux vous permettent de regrouper le prix d'un ou de plusieurs produits / services.
Solution : Si vous souhaitez afficher des sous-totaux sur votre devis ou votre facture, vous devrez utiliser le shortcode $SUBTITLE_TOTAL$. Ce shortcode doit être sur la même ligne que le shortcode $SUBTITLE$ au-dessus des articles. Vous pouvez également télécharger notre variation à partir de notre Galerie de modèles (variation 5 pour les devis et variation 4 pour les factures).
Situation 3 : Vous ne souhaitez pas inclure dans votre devis ou votre facture les shortcodes obligatoires.
Solution : Dans le cas où vous ne souhaitez pas utiliser un shortcode obligatoire tel que $TEXT_INVOICE$ ou $QUOTATION_TEXT$, nous vous conseillons d'ajouter ce shortcode à la mise en page, mais choisissez la couleur d'arrière-plan comme couleur de police. Un exemple : dans le cas où votre couleur de fond est blanche, la couleur de la police doit être blanche pour la rendre « invisible ». Notez que pour cacher le texte d'introduction pour les devis ; vous devez aussi changer la couleur pour .quotation_text p dans le CSS.
Situation 4 : Le texte sur la deuxième page de mon document commence dans l'en-tête.
Solution : Vous devez étendre la taille de l'en-tête. Pour ce faire, utilisez la règle située à gauche de votre document Word.
Situation 5 : Vous ne travaillez pas avec des devis mais plutôt avec des contrats.
Solution : Vous n'avez pas besoin d'utiliser nos devis comme des devis réels, mais comme des contrats. Vous devez toutefois créer des champs personnalisés à l'avance et adapter votre modèle en conséquence. Plus d'informations sur les champs personnalisés peuvent être trouvés ici.
Nous avons également ajouté un modèle d'exemple pour un contrat de construction ci-dessous. Dans cet exemple, vous pouvez ajouter des informations spécifiques dans le texte d'introduction du devis, qui apparaîtra alors à la place du shortcode $QUOTATION_TEXT$.
Remarque : Vous pouvez toujours travailler avec des devis au sens traditionnel et envoyer un contrat à votre client dans le cadre de la même opportunité. Pour ce faire, créez une variante de mise en page pour vos devis que vous utilisez spécifiquement pour les contrats. Ensuite, créez un deuxième devis dans la même opportunité et choisissez la mise en page du contrat comme mise en page. Vous pouvez envoyer les deux documents à votre client de cette manière.
Situation 6 : Vous devez créer des devis et des factures dans différentes langues.
Solution : Ce n'est pas un problème du tout, cet article peut vous aider plus loin.
Remarque : Avez-vous déjà créé un devis et des factures avec votre ancienne mise en page et vous souhaitez que vos anciens documents aient la nouvelle mise en page ? Suivez ces étapes :
Devis
Cliquez sur le devis > 3 points > Modifier devis > Enregistrer, ou cliquez sur l'opportunité > Cliquez sur les 3 points à côté du devis > Modifier > Enregistrer
- Le devis sera mis à jour avec votre nouveau modèle
Factures
- Cliquez sur la facture
- Cliquez sur les trois points à côté de info
- Cliquez sur modifier client
- Cliquez sur enregistrer
- Cliquez sur le crayon à côté de contenu
- Cliquez sur enregistrer
- La facture sera mise à jour avec la nouvelle mise en page
Exemples de mise en page: