Avant de commencer à réaliser une importation, vous devez définitivement vérifier les valeurs autorisées par valeur d'importation. Nous vous expliquerons ici comment vous pouvez corriger les colonnes afin qu'elles correspondent au format autorisé.
La base de cette correction est la première pièce jointe.
Le résultat désiré ressemble alors à la seconde pièce jointe. Ce fichier peut servir de guide pour votre fichier d'importation.
Nous vous expliquerons ci-dessous comment corriger la plupart des colonnes dans votre fichier d'importation, mais veuillez noter que vous ne devrez connaître que ces trois formules pour le faire :
- Texte vers colonnes
- Trier et filtrer/Rechercher et sélectionner
- Formule Associer des textes
Formule Texte vers colonnes
Cette formule peut être appliquée pour ajuster des colonnes avec des adresses, des adresses e-mail, des numéros de téléphone, des gestionnaires de comptes, des contacts connexes (ou toutes les autres colonnes avec plusieurs valeurs).
- Insérez sur la droite autant de nouvelles colonnes que le nombre maximum d'adresses e-mail que vous avez dans la même cellule, sélectionnez votre colonne d'adresses e-mail > Accédez à Données > Sélectionnez l'option Texte vers colonnes :
- Choisissez l'option Délimitée.
- Appuyez sur Suivant > Choisissez votre symbole de délimitation depuis la liste (par ex. virgule, point virgule, etc.) ou saisissez votre symbole de délimitation à côté de Autre.
4. Appuyez sur Suivant pour continuer > Choisissez l'option Général pour le format des données de la colonne et vérifiez les nouvelles colonnes qui seront créées dans la section de prévisualisation des données :
5. Appuyez sur Terminer. Voilà, c'est fait !
Remarques :
- Dans l'étape 4 vous devez choisir l'option Text pour le format des données de la colonne.
- Colonne Numéro de téléphone : si vous avez deux numéros de téléphone ou plus dans la même cellule, vous pouvez les séparer avec la formule Texte vers colonnes.
Trier et filtrer/Rechercher et sélectionner
Cette formule peut être appliquée aux colonnes avec des pays, langues, modalités de paiement, secteurs (toutes les autres colonnes dans lesquelles vous devez remplacer des valeurs).
- Sélectionnez la colonne avec le pays.
- Cliquez sur Trier et filtrer et sélectionnez Filtrer :
3. Vous verrez un bouton déroulant sur la colonne que vous avez sélectionnée, cliquez dessus pour obtenir une liste des différents pays dans la colonne.
4. Afin de remplacer les noms étendus des pays par le code ISO à 2 lettres, vous devez utiliser Rechercher et sélectionner.
5. Cliquez sur Rechercher et sélectionner et choisissez Remplacer :
6. Saisissez le nom d'un pays dans Rechercher ce champ, saisissez le code ISO correspondant dans le champ Remplacer par, puis cliquez sur Remplacer tout :
7. Répétez l'opération 6 pour chaque pays.
Combinez les tags de deux cellules ou plus dans une cellule
- Insérez une nouvelle colonne sur la droite
- Saisissez = dans la première cellule de votre nouvelle colonne, sélectionnez la première cellule de la première colonne de tags, saisissez la chaîne &“,”& puis sélectionnez la deuxième cellule de la deuxième colonne de tags et appuyez sur la touche Entrée pour confirmer.
- Pour appliquer la formule à l'ensemble de la colonne, sélectionnez la cellule avec la formule, placez la souris sur le coin inférieur droit jusqu'à ce qu'apparaisse un symbole + noir.
4. Cliquez sur le symbole + et faites-le glisser vers le bas. Votre colonne ressemblera à celle ci-dessous :
