Passer vers les nouveaux projets ne se résume pas à cliquer sur un bouton. Il faut que vous soyez prêt à passer à la nouvelle version. La check-list ci-dessous vous aidera à démarrer les nouveaux projets en étant bien préparé.
Il y a trois phases à prendre en compte :
Avant le changement
Après le changement
Cas d’utilisation spécifiques
1. Avant le changement
Sujet | Explication |
Général |
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Projet |
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Répartition du travail |
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En-tête du projet |
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Matériaux/coûts externes | |
Infos sur le projet | |
Facturation | |
Suivi du temps dans les projets | ASTUCE 1 : Le suivi du temps est toujours lié à une tâche ou à un rendez-vous. |
Devis ou opportunité vers un projet, y compris les lignes de projet |
ASTUCE : convertissez un ou plusieurs devis existants en un nouveau projet. |
Aperçu du projet (vue en liste) |
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Vue de la ligne de temps | |
Paramètres | |
Modèles | Si vous avez des modèles de projet dans votre compte, les projets sur lesquels ils sont basés seront passés, mais ils perdront leur statut de modèle.
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Segments | Dans la liste des projets, les segments ont été remplacés par des filtres. Vous aviez des segments que vous utilisiez régulièrement ? Vérifiez dans votre compte de test comment obtenir le même résultat, éventuellement en combinaison avec de nouvelles colonnes (via la roue en bas à droite de la liste). N'oubliez pas non plus de jeter un coup d'œil aux nouvelles Statistiques ; il y a de fortes chances que vous puissiez y accéder au rapport que vous souhaitez. |
2. Après le changement
Après le changement, prévoyez un peu de temps dans votre agenda pour mettre quelques éléments en ordre :
Paramètres > Utilisateurs : vérifiez les accès aux informations financières des projets.
Paramètres > Projets : définissez vos préférences par défaut.
Aperçu des projets : utilisez votre compte de test pour copier les filtres et les modèles d’exportation Excel.
Partagez les filtres pertinents avec vos collègues à l’aide du lien.
Parcourez les projets actifs et adaptez l’affichage de l’en-tête et des colonnes.
Créez vos modèles de projets (voir le compte de test), clôturez-les et enregistrez-les comme modèles.
Conseil : veillez à donner un titre reconnaissable aux modèles de projets, afin qu’il soit clair qu’ils servent de modèles pour les nouveaux projets.
Dans le cas d’acomptes qui n’ont pas encore été déduits : gardez votre liste des projets qui doivent encore être facturés à portée de main
3. Cas d'utilisation spécifiques
Sujet | Explication |
Ajouter des suivis de temps indépendants à des projets existants, sans tâches existantes | Dans les anciens projets, avez-vous ajouté le suivi du temps à une phase ? Après le changement, cela sera converti en :
Pour suivre le temps passé sur un projet, vous avez maintenant besoin d'une tâche. Les tâches peuvent être préparées à l'avance dans le projet, avec attribution des employés. Chaque employé peut ajouter ses propres tâches au projet.
Si ces tâches sont également pourvues d'une durée estimée, il sera avantageux d'utiliser également la planification.
S'il n'est pas nécessaire de préparer les tâches à l'avance dans un projet, chaque employé peut également ajouter lui-même des tâches au projet.
De plus, il est désormais possible de créer des tâches de projet tout en suivant le temps. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le signe + :
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Facture acompte dans un projet | Projets à prix fixe :
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Facturation en masse | Vous aviez l'habitude de facturer en masse des projets avec du suivi du temps à partir de l'aperçu des factures ? Désormais, vous pouvez le faire en masse à partir de la page d'aperçu des projets (filtre facturable + sélection en masse). |
Facturer le suivi du temps sur une tâche | Lorsque le temps est suivi sur une tâche dans un projet, il n'apparaîtra pas dans les factures > temps non facturé comme c'était le cas auparavant. Pour vous assurer que les tâches d'un projet sont incluses dans votre facture globale, vous pouvez :
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