Une fois que les dépenses ont été ajoutées à Teamleader Focus, vous pouvez les approuver ou les refuser. De cette manière, vous pouvez suivre quelles dépenses sont prêtes à être payées, quelles dépenses vous devez encore vérifier ou quelles dépenses ne sont pas correctes ou avec lesquelles vous n'êtes pas d'accord. Dans cet article, nous vous guiderons à travers le processus de révision, afin que vous puissiez garder le contrôle et faire avancer les choses.
Préférez-vous d'abord regarder notre vidéo instructive ? Vous pouvez le faire ici (EN):
Il y a 3 statuts de révision pour les dépenses :
Approuvé
En attente
Refusé
Toutes les dépenses ajoutées à votre compte auront le statut de révision 'En attente'. Ce statut est particulièrement utile pour un usage interne, comme un rappel pour vous-même que vous devez encore vérifier si les informations dans la dépense sont correctes, par exemple une facture que vous avez reçue de votre fournisseur.
Changez le statut d'une dépense en suivant ces étapes :
Naviguez vers la dépense et ouvrez-la
Cliquez sur Marquer comme approuvé (ou sur la flèche à côté du bouton pour la marquer comme refusée)
Si vous allez dans les détails de la dépense, vous trouverez les 'Activités' ci-dessous qui afficheront également l'historique de la révision :
Ensuite, vous pouvez envoyer les dépenses approuvées à votre comptable. Lisez tout à ce sujet ici.
Sachez que vous pouvez également modifier l'état de plusieurs dépenses à la fois grâce à des actions groupées. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Les dépenses approuvées peuvent également être liées à un projet. En savoir plus ici.
! Si vous avez une entité d'entreprise belge ou luxembourgeoise et vous avez activé Peppol pour recevoir des e-factures dans votre compte, alors ;
Au départ, votre fournisseur saura que vous avez reçu la facture ;
De plus, votre fournisseur saura quand vous avez approuvé ou refusé la facture car le statut de révision sera renvoyé à votre fournisseur via Peppol
Dans les 'Activités' de votre facture entrante, vous trouverez également toutes les activités liées à Peppol :
Foire Aux Questions (FAQ)
Que faire si j'ai reçu une facture qui a déjà été payée par prélèvement automatique ? Pourquoi dois-je encore l'approuver ? Si vous avez reçu une facture qui a déjà été payée par prélèvement automatique, il est tout de même utile de vérifier et d'approuver la facture, pour évaluer si ce qui vous a été facturé est correct. Sinon, vous pouvez contacter votre fournisseur pour créer une note de crédit et ajuster la facture en conséquence.
Que faire si j'ai fait une erreur et que j'ai approuvé ma dépense au lieu de la refuser ?
Si c'est une dépense qui n'est pas une facture entrante via Peppol : pas de problème ! Retournez simplement à votre dépense et adaptez le statut de révision en conséquence.
Si c'est une facture entrante via Peppol : le statut de révision n'est envoyé qu'une seule fois à votre fournisseur. Refuser la facture après l'avoir approuvée ne sera pas envoyé à votre fournisseur. Contactez votre fournisseur dans ce cas pour créditer la facture et en créer une autre.
Remarques
Statut de révision ≠ statut de paiement : Gardez à l'esprit qu'approuver une dépense n'est pas la même chose que de la payer ou de la marquer comme payée. Nous travaillons actuellement sur cette fonctionnalité.
Factures entrantes via Peppol : si vous refusez une facture via Peppol, il n'est pas possible de partager également le motif de refus avec votre fournisseur. Contactez-les si vous devez fournir des commentaires supplémentaires.
Tout le monde ayant accès aux Dépenses aura également des droits d'approbation/refus.