En Teamleader Focus se llaman entidades de la empresa a las diferentes actividades comerciales que puedes gestionar desde tu misma cuenta de Teamleader Focus de forma conjunta. Por tanto, ¿tiene tu empresa varias entidades de la empresa? ¿te gustaría mantenerlos separados en algunos aspectos? ¿O, a lo mejor tienes dos empresas, pero te gustaría ver todo junto? Si has respondido 'sí' a algunas de estas preguntas, entonces la opción de crear diferentes entidades de la empresa en Teamleader Focus puede ayudarte. Sigue leyendo para descubrir cómo crear entidades de la empresa en Teamleader Focus, y qué significa tener varias.



1. Cómo crear otra entidad de la empresa

  1. Dirígete a Parametrización > Información de la empresa+. En la ventana que se abre, podrás añadir la información de tu segunda entidad de la empresa, igual que hiciste para la primera. 
  2. Como puedes ver, puedes introducir un nombre de empresa diferente, un CIF diferente, otra dirección, etc. Puedes también añadir otra información de pago y otro email de facturación. Puedes también repetir los mismos datos fiscales que en la primera entidad de la empresa, si en tu caso ambos coinciden.
  3. Una vez hayas completado la información, haz clic en 'Guardar' para confirmarlo.
  4. Si quieres que esta entidad de la empresa sea la predeterminada a la hora de crear facturas, oportunidades etc... no te olvides de marcar la casilla 'Entidad de la empresa predeterminada'


2. Diferencias entre entidades de la empresa


Información de la empresa

La configuración de una entidad de la empresa sólo es el primer paso. Si vuelves a entrar en Parametrización > Información de la empresa, y haces clic en los tres puntos al lado de la entidad de la empresa nueva, puedes añadir más datos como los términos y condiciones, o el logo específico de esa entidad de la empresa.


Formato de documento

También tienes la posibilidad de crear para esta nueva entidad de la empresa, formatos diferentes para tus presupuestos, facturas etc...Para ello dirígete a Parametrización > Formato de documento.

Verás entonces un menú desplegable con las diferentes entidades de la empresa. Elige el que acabas de crear, y comienza a configurar el formato de los presupuestos, facturas etc.

  • Ten en cuenta que este formato será el seleccionado por defecto cuando crees una factura para esta entidad de la empresa. 
  • Para los presupuestos, podrás elegir la entidad de la empresa y el correspondiente formato de forma manual:

Firma de email y enviar correos electrónicos desde las entidades de la empresa


Añadir una firma de mail

Cada entidad de la empresa tiene su propia dirección de correo electrónico y opcionalmente su propia dirección de correo electrónico de facturación

En Parametrización > Formato de email > Firmas para email saliente, tienes la opción de crear una firma general para cada entidad de la empresa. Las firmas creadas no son personales para cada usuario, sino generales para toda la cuenta. Por ejemplo, para los emails enviados en nombre de una entidad de la empresa.
Al establecer estas firmas, será inmediatamente claro para tus clientes visualmente de qué entidad de la empresa reciben un correo electrónico.


Enviar correos electrónicos desde las entidades de la empresa

Las facturas, los presupuestos y los pedidos se vinculan a una entidad de la empresa antes de ser enviados. Al enviar tu documento, tú como usuario puedes ver la dirección de correo electrónico de la entidad empresarial desde la que estás enviando. Cuando envíes un presupuesto, podrás seleccionar la dirección de correo electrónico que se debe utilizar. Esta puede ser una de las siguientes direcciones de correo electrónico:

  • la dirección de correo electrónico principal de la entidad de la empresa vinculada 
  • la dirección de correo electrónico del usuario que se ha conectado
  • la dirección de correo electrónico del primer responsable de la oportunidad

Al mismo tiempo, se aplicará la firma que hayas establecido para esta entidad empresarial. Si deseas cambiar la firma/entidad empresarial, deberás volver a la factura (si aún no está contabilizada), presupuesto o pedido para cambiar manualmente la entidad empresarial.



Las invitaciones a reuniones y los correos electrónicos de contacto personalizados no están específicamente vinculados a una entidad de la empresa antes de ser enviados. 

  • La dirección de correo electrónico del "Remitente" es, por defecto, la dirección de correo electrónico principal vinculada a tu usuario. Sin embargo, si utilizas nuestro paquete Boost también puedes elegir una dirección de correo electrónico de tus direcciones de correo electrónico alternativas. Lee este artículo para obtener más información sobre las direcciones de correo electrónico alternativas.
    También puedes elegir la firma que deseas.
  • También puedes cambiar la dirección de correo electrónico del "Remitente" por la dirección de correo electrónico de una de las entidades de tu empresa. La firma vinculada a la entidad de la empresa elegida se aplicará entonces.


¿Por qué la dirección de correo electrónico del "Remitente" es "email@teamleader.be"?

Si tu cuenta no tiene activada la etiqueta blanca, los correos electrónicos siempre se envían desde el dominio de Teamleader Focus y no puedes seleccionar el remitente. Lee este artículo para aprender más acerca de la etiqueta blanca y cómo establecer tu propio nombre de dominio al enviar correos electrónicos en Teamleader Focus. Si no tienes la etiqueta blanca, podrás seleccionar la firma (a menos que el documento que envíes por correo electrónico esté vinculado a una entidad de la empresa, en cuyo caso se utilizará la firma de dicha entidad).


Plantillas para cartas de facturas

Si te diriges a Parametrización > Facturas, verás la opción de crear plantillas para cartas de facturas por entidad de la empresa. 


Numeración de las facturas y de los abonos

La numeración de las facturas y abonos es diferente para cada entidad de la empresa. Cuando creas una factura, primero necesitas seleccionar entidad de la empresa.


Cuando creas la primera factura o el primer abono para entidad de la empresa nueva, puedes introducir el número de entrada que le quieras dar. A partir de ese momento, todas las facturas, y todos los abonos creados para esa misma entidad de la empresa, irán recibiendo el número inmediatamente siguiente.


Estadísticas

En Estadísticas puedes ver el 'pipeline' siempre basado en las diferentes entidades de la empresa. Para cambiar la vista, simplemente haz clic en la flecha situada en la parte superior de la página, y a continuación elige entidad de la empresa correspondiente.



Nota: No se pueden asignar usuarios a una entidad de la empresa específica. Tampoco es posible limitar el acceso del CRM, Oportunidades, Facturas... basándote en entidades de la empresa. Si quisieras dar acceso al módulo Facturas a un compañero, este tendrá acceso a ver las facturas de todas las entidades de la empresa.