Si has realizado un par de exportaciones en Excel de diferentes módulos de Teamleader Focus y quieres fusionarlos en un solo archivo, puedes utilizar una fórmula en Excel, llamada BuscarV (o VLookup en inglés). Para ello es imprescindible que ambos archivos Excel tengan una columna en común, de esta forma la información que tengas en uno de los dos archivos, se copiará en el orden correcto en el segundo Excel. En este Excel vamos a explicar algunos ejemplos, los pasos para utilizar la fórmula y cómo solucionar determinados problemas.

Ejemplos:

A continuación te mostramos algunos ejemplos de cuándo esta fórmula puede ser útil en Teamleader Focus:

• Has exportado un Excel con la información de los contactos y te gustaría poder añadir al mismo información de las empresas relacionadas a esos contactos. Para ello necesitas exportar también un Excel desde el módulo Empresas con las columnas que quieras. La columna en común de ambos Excels será por tanto 'Nombre de la empresa'. (Exportación de contactos y de empresas).
• Has exportado un Excel de tus facturas pero te gustaría añadir un campo personalizado que has creado en el módulo Productos. En este caso la columna en común será o 'ID del Producto' o 'Nombre del producto'. (Exportación de facturas y de productos)
• Has exportado un Excel de tus oportunidades, y quieres añadir información más detallada sobre los proyectos relacionados con estas oportunidades. La columna en común en ambos Excels es 'Nombre del proyecto'. (Exportación de oportunidades y de proyectos)
• Un ejemplo más complejo: Tienes dos archivos Excel que quieres importar a Teamleader Focus: uno con llamadas y otro con los clientes. Solo quieres importar los clientes que tienen alguna llamada asignada en el otro Excel. Para ello el objetivo final es importar el Excel de llamadas. En este caso la columna en común es 'Nombre del cliente'. 

Para conseguir este objetivo, tienes que añadir un truco más al Excel: Añade una columna extra al Excel de las llamadas con el valor SI en cada fila. En el archivo donde tienes los clientes tendrás que aplicar la fórmula BuscarV, que te permitirá preguntar qué clientes tienen la palabra SI introducida en la columna que has creado en el Excel de llamadas. 

Todos los clientes que tengan un SI en dicha columna, se añadirán a este Excel gracias a esta fórmula. Los clientes que no tengan un SI no se añadirán. De esta forma podrás filtrar en ese archivo qué clientes tienen un SI, e importar solo esos a Teamleader Focus.

La moral de todos estos ejemplos es que dos archivos Excel se pueden combinar en uno solo siempre y cuando haya una columna en común en ambos.

Pasos para utilizar esta fórmula:

Es posible que a pesar de haber leído los ejemplos anteriores, no hayas entendido al 100% qué tienes que hacer. Esto es normal, sobre todo si no estás muy familiarizado con Excel. Por eso intentaremos explicar a continuación de la forma más clara posible, los pasos que debes realizar. En nuestro ejemplo a continuación vamos a utilizar el primer caso que hemos explicado arriba: Añadir a un Excel de contactos, determinada información que tienes en el Excel de empresas.

Cómo preparar los archivos:

La idea es que de cara a combinar ambos Excels, añadas una de las dos hojas de cálculo a una pestaña nueva en el otro Excel.

• En el Excel resultante, la primera pestaña debe contener la hoja de cálculo en la que vas a introducir la fórmula, es decir el Excel de contactos, ya que en este queremos añadir la información sobre empresas. La segunda pestaña de ese Excel será la hoja de cálculo en la que se encuentra la información sobre las empresas. Recomendamos que renombres ambas pestañas y elijas nombres cortos (por ejemplo Contactos para la primera pestaña y Empresas para la segunda). Esto facilitará mucho las cosas en el paso 3.
• El orden de las columnas que tengas en la primera pestaña no importa. Sin embargo en la segunda pestaña sí es importante. En esta pestaña, la columna que tengas en común en ambas hojas de cálculo, debería estar la primera, es decir, debería ser la columna A. En nuestro ejemplo esta columna es el nombre de la empresa:

Cómo utilizar la fórmula:

Ve a la primera pestaña, es decir a la de contactos y añade una nueva columna justo después de la última columna que tengas en la hoja. En nuestro ejemplo esta columna se llama “Calle + Número de la empresa“. En la primera celda, escribe =buscarv (en inglés =vlookup). Se abrirá un desplegable con las fórmulas que se llamen así, para que la selecciones:

Una vez hayas seleccionado la fórmula BUSCARV, tendrás que completarla con los valores correspondientes:

1. Valor buscado: Es la columna que ambas pestañas del Excel tienen en común. En nuestro caso ´Empresa´. Debes por tanto seleccionar la primera celda de esta columna de la primera hoja (B2). Añade delante de este valor el signo de dólar, es decir, para que quede $B2. Después de seleccionar esta celda, introduce un punto y coma (;), como se muestra en la propia fórmula, para poder acceder a la siguiente regla de la fórmula. 

2. Matriz_tabla: Este valor lo vamos a buscar en la segunda hoja, para encontrar la calle y número correctos de cada empresa. Por eso debes seleccionar la tabla entera de Empresas (hoja 2). Un truco rápido y eficiente es hacer clic en Ctrl + SHIFT ++ si utilizas un Windows o Cmd + SHIFT ++ si utilizas un Mac. 

Una vez seleccionada la tabla, haz clic en INTRO para introducirla en la fórmula. En este último valor introducido aún es necesario introducir símbolos de $ antes de la columna y antes de la fila del valor matriz_tabla. Esto quiere decir que quedará así $A$1:$E$10. Una vez los hayas introducidos, no te olvides de añadir el punto y coma (;) a continuación. 

3. Indicador_columnas: Para seleccionar este valor, tenemos que fijarnos en qué número de columna se encuentra la información que queremos pasar a la primera hoja. Es decir, si la columna donde aparece la calle + número se encuentra en la columna A, este será el número 1. Si esta columna se encuentra en la columna B, el número será el 2. Si esta columna se encuentra en la columna C (como es nuestro caso), el número que buscamos es el 3 etc.. Una vez hayas introducido el número correspondiente, vuelve a introducir el punto y la coma (;) para seguir avanzando en la fórmula.

4. [Rango]: Aquí debes elegir entre VERDADERO si quieres que se busque una coincidencia aproximada o FALSO si quieres que se busque una coincidencia exacta, como es nuestro caso. Una vez elegido, cierra el paréntesis y haz clic en INTRO para que la magia suceda. 

Como resultado, deberás tener algo parecido a esto:

5. Al hacer clic en INTRO e ir a la primera hoja, verás que la primera celda de nuestra columna ´calle + número de la empresa´  ya mostrará una calle y un número. Para que el resto de celdas muestren su información correspondiente, puedes hacer clic en el símbolo + en negrita que aparece en la esquina inferior derecha de la celda

Resultado y posibles problemas:

Si todo ha salido bien, en esta columna puedes llegar a ver 3 tipos de resultados:

1. La calle y número de la empresa: es decir, justo lo que esperabas
2. Una celda vacía o con un 0: esto quiere decir que el nombre de la empresa sí se ha encontrado en la hoja 2, pero que la calle y número de esa empresa está vacío en esa hoja 2, y por tanto no se ha podido mostrar ningún valor en la hoja 1.
3. #N/D: esto quiere decir que la empresa no se ha encontrado en la hoja 2 y por tanto no se ha podido encontrar ninguna coincidencia con respecto la hoja 1.

Notas:

• Si tienes mucha empresas para un mismo contacto, cuando exportes los contactos, estas empresas aparecerán en la misma columna separadas por una coma. La función BUSCARV sin embargo considerará que la celda ´Empresa1,Empresa2´ es el nombre de una empresa, por lo que al aplicar la fórmula se recibirá el error #N/D. Una forma de solucionar esto es primero separar esas empresas en diferentes columnas, para que cada columna solo muestre una única columna.

• Si hay alguna diferencia en la columna común, por pequeña que sea (por ejemplo Calzados Paco y Calzaos paco), la función BUSCARV tampoco será capaz de encontrar el valor correcto y mostrará #N/D.

• Si te preguntas para qué sirve poner los símbolos de $ en la fórmula: Hacer esto correctamente es muy importante para fijar la tabla y las filas. Sino, al seguir el paso 5 y arrastrar los valores hacia abajo, los valores de la tabla también se moverían hacia abajo resultando en una matriz más pequeña con lo que no todos los resultados se mostrarían.

Ejemplo fórmula BuscarV Excel: