¿Trabajas en una consultoría legal o financiera? Sigue leyendo si quieres saber cómo Teamleader Focus puede ayudarte. Este artículo contiene consejos, enlaces y un flujo de trabajo potencial. Estas son, por supuesto, solamente sugerencias. Si no puedes encontrar lo que estabas buscando, consulta nuestro Centro de Soporte o ponte en contacto con nuestro equipo de soporte.


Estos son los módulos que vamos a tratar:

  • Empresas y Contactos

  • Agenda y Hojas de tiempo 

  • Proyectos

  • Facturas


Empresas y Contactos


En cada ficha de empresa y de contacto tienes acceso a toda la información de tus clientes:

  • Información de tus contactos

  • Información adicional que tú o tus compañeros pueden haber registrado en Teamleader Focus (por ejemplo, campos personalizados sobre necesidades especiales, el tamaño de la empresa, etc.)

  • Actividades registradas

  • Seguimiento de los emails entrantes y salientes de Teamleader Focus

  • Información sobre las oportunidades


Truco: Involucrar a los compañeros

Si deseas notificar a un compañero y hacerle una pregunta, puedes introducir el símbolo @ en el cuadro de notificaciones en la parte inferior de la página. Podrás seleccionar el nombre de uno de los usuarios de la cuenta, que recibirá una notificación con tu mensaje.


Archivos

Puedes cargar archivos (contratos, información legal, DPA's etc.) en las páginas de todos tus contactos, empresas o proyectos. Hazlo a través del botón 'Archivos' en la esquina inferior derecha de la página. Sincroniza documentos con tu cuenta de Dropbox para compartir archivos con tus compañeros.


Agenda y Hojas de tiempo


Tu agenda es una herramienta de trabajo importante, pues no solo te permite añadir tareas, reuniones y llamadas; dándote la posibilidad de visualizar las actividades que has planificado. 


Integraciones con la agenda

Si ya utilizas una agenda externa como Google Calendar, Outlook o iCloud, asegúrate de integrarla con tu cuenta de Teamleader Focus. Los elementos planificados en Teamleader Focus y en la agenda externa se sincronizarán para que no tengas que faltar a ninguna reunión.


Funcionalidades disponibles en nuestro paquete MOVE y superior: 


Exportación de las hojas de tiempo

En Teamleader Focus también puedes registrar el tiempo que inviertes en la ejecución de tus actividades. Después que has planificado en tu agenda una actividad, puedes hacer clic sobre ella y marcarla cono finalizada. 

Si es necesario, también puedes exportar todo el tiempo registrado a través de las Hojas de tiempo para obtener una vista general del trabajo que habéis realizado tus compañeros y tú. Consulta este artículo para obtener más información.


En el siguiente apartado te explicamos cómo estas tareas y reuniones están relacionadas con los proyectos en Teamleader Focus.

Proyectos


División de trabajo


El módulo de proyectos es el módulo que más utilizarás si proporcionas un servicio a largo plazo a tus clientes. Se puede crear un proyecto cuando se tiene una relación a largo plazo con un cliente que requiere una configuración en capas de las tareas que se realizan para ellos involucrando a varios compañeros. La planificación de las fases te ayudará a dividir el proyecto en diferentes partes. Bajo estas fases, puedes añadir tareas y reuniones y asignarlas a tus compañeros. Cuando todas las tareas y reuniones dentro de una fase estén terminadas, asegúrate de cerrar la fase. De esta manera, siempre sabrás en qué se está trabajando, quién lo hace y cuándo. Una vez que todas las fases dentro de un proyecto estén cerradas, se considerará que todo el proyecto ha finalizado.


Truco: Plantillas

Si tus proyectos tienen una estructura recurrente, tienes la posibilidad de trabajar con plantillas de proyectos para evitar tener que crear las mismas hitas y tareas una y otra vez.


Presupuesto gastado


En un proyecto, el apartado de presupuesto gastado muestra el presupuesto que tienen los clientes para llevar a cabo dicho proyecto y cuantas horas facturables ya se han gastado. La gestión del presupuesto de los proyectos te permite llevar un control de lo que va sucediendo con el presupuesto que tu cliente y tú habéis acordado para llevar a cabo un proyecto en concreto. Si se van asignando recursos al proyecto y se va estimando el tiempo invertido en tareas o reuniones facturables, podrás llegar a ver si en algún momento te sales del presupuesto. Puedes encontrar esta funcionalidad en la pestaña 'Información del proyecto' en el encabezado de tu proyecto.


Beneficio


Lleva un control de los costes e ingresos potenciales de cada proyecto a través de la funcionalidad de beneficio. Echa un vistazo al apartado de detalles, para saber de dónde procede cada coste y cada ingreso para que puedas ajustar donde sea necesario. Puedes encontrar esta funcionalidad en la pestaña 'Información del proyecto' en el encabezado de tu proyecto.


La línea temporal de proyectos


Desde la vista general de la lista de proyectos, puedes cambiar fácilmente a la línea temporal de los proyectos. La línea temporal de proyectos te proporciona una visión general de la línea temporal de todos los proyectos. Te permite evaluar continuamente el grado de ocupación de tu negocio y te muestra qué proyectos necesitan tu atención. 

 

Acceso externo


Si necesitas involucrar a terceros en el proyecto que no sean usuarios en tu cuenta de Teamleader Focus, puedes darles acceso externo a un proyecto. Recibirán un enlace a CloudProject, donde podrán hacer un seguimiento de las fases, tareas y documentos añadidos al proyecto. Puedes encontrar esta funcionalidad en la pestaña 'Información del proyecto' en el encabezado de tu proyecto.


Acceso de los usuarios a los proyectos


Es posible que no todos los usuarios de Teamleader Focus en tu cuenta necesiten tener los mismos derechos de acceso a los proyectos. Puedes elegir el tipo de acceso que deseas dar a cada usuario a los proyectos.


Facturas


Idealmente, después de terminar un proyecto, querrás facturarlo al cliente. Tiene dos opciones:


  • facturar el presupuesto inicial que se asignó al crear el proyecto
  • facturar el tiempo que has invertido en el proyecto (es decir, el tiempo registrado al finalizar tareas y reuniones) junto con los costes externos

Para elegir uno u otro, sigue estos pasos:

  1. Navega a tu proyecto
  2. Haz clic en la pestaña Información del proyecto 
  3. Ve a 'Facturas'.
  4. Haz clic en el botón +.
    Aquí se te darán ambas opciones y podrás ver qué cantidad es para cada una de ellas. Por supuesto, todavía puedes ajustar esta cantidad manualmente.



Una vez hecho esto, se creará una factura proforma para que puedas revisar todos los detalles. Después de haber controlado los conceptos, ¡simplemente regístrala y envíasela al cliente!


Truco: Facturar por día trabajado en lugar de por hora trabajada

1. Registra en Productos tus precios por día en lugar de por hora
2. Crea un tipo de trabajo que tenga '0' como tarifa por hora.

3. Crea una fase cuyo tipo de facturación sea 'Tiempo y material'.

4. Introduce el seguimiento temporal de esta fase y haz clic en la pestaña 'Añadir productos' justo debajo, para añadir como coste externo el producto que has creado con el precio por día + otros gastos en los que hayas incurrido.

5. Al facturar, tendrás que borrar las horas trabajadas, pero tendrás el precio correcto por día.

6. Si quieres que el cliente también reciba un informe del tiempo registrado en detalle junto con su factura, puedes añadir este informe.


Truco 2: la previsión financiera

Los usuarios de nuestro paquete Boost también pueden echar un vistazo a la previsión financiera para gestionar sus facturas. La previsión financiera te permite ver para el mes actual y los próximos 2 meses cuánto dinero entrará. Lee más aquí.


¿Conoces otros trucos o has encontrado alguna funcionalidad que no hemos explicado aquí y que te gustaría compartir con nosotros? No dudes en contactar con nuestro equipo de soporte.