InvoiceCloud es una plataforma en la nube que permite a tus clientes ver, descargar y pagar sus facturas en línea. Para poder ofrecer esta última opción, debes activar la integración que permitirá a tus clientes elegir el método de pago de su preferencia a través de los servicios de Mollie y Stripe.



En este artículo aprenderás a utilizar el InvoiceCloud y a configurar las integraciones con Mollie y/o Stripe.


  • Cómo dar a tus clientes acceso a la plataforma InvoiceCloud
  • Enviar la factura
  • InvoiceCloud
  • Pagar las facturas en líneas: Mollie y Stripe
  • Configurar Stripe
  • Configurar Mollie


Cómo dar a tus clientes acceso a la plataforma InvoiceCloud

Es posible replicar la misma configuración de la plataforma CloudSign que utilizas cuando envías presupuestos a tus clientes, para el envío de tus facturas a través del InvoiceCloud: puedes incluir en el cuerpo del email una variable que se convertirá en un enlace cuando el cliente reciba el email. A través de ese enlace el cliente tendrá acceso directo a su propio InvoiceCloud, donde podrá visualizar todas sus facturas actuales y pasadas junto con sus respectivos estados de pago, también podrá descargarlas y pagarlas en línea (si configuras una de las integraciones).


Para incluir en tus plantillas de email el enlace al InvoiceCloud, puedes seguir estos pasos:

  1. Ve a Parametrización > Facturas > Plantillas para email de facturas.
  2. Haz clic en el símbolo +
  3. Crea una nueva plantilla y asegúrate de añadir la variable #LINK en el cuerpo del email.

Nota: También puedes utilizar y/o editar las plantillas que Teamleader Focus ofrece por defecto en tu cuenta.


Enviar la factura 

Cuando envíes la factura a tu cliente, asegúrate de seleccionar la plantilla de email para el envío de Facturas que contiene la variable #LINK y que mencionamos en el punto anterior. 

Durante el envío del documento, #LINK será reemplazado con <link> en el editor de emails. 

El correo electrónico que tu cliente recibirá será parecido a este: 


  • La variable #LINK ha sido reemplazada automáticamente con la frase " Ver esta factura online"
  • Será posible hacer clic sobre la imagen reducida de la factura y visualizarla
  • El pdf de la factura se añadirá como documento adjunto al email. 


Formato del email

Es posible hacer algunos cambios al formato del email para enviar las facturas desde Parametrización > Formato de documento > Preferencias. Desactiva aquí el botón "Aplicar imágenes miniatura de vista previa y fondos a los correos electrónicos de presupuestos y facturas" si prefieres usar tu propio formato. Ten cuenta que esto hará que el fondo y el thumbnail desaparezcan mostrando únicamente el "texto sin formato". 


InvoiceCloud

Al hacer clic en el enlace de InvoiceCloud, tu cliente visualizará una página similar a la siguiente: 

Puedes personalizar el logotipo y los colores de la interfaz del InvoiceCloud a tu gusto. Lee más detalles al respecto aquí. Adicionalmente, la interfaz es apta para móviles y siempre está disponible en el idioma del cliente. La pestaña del navegador, mencionará el nombre de la entidad de la empresa vinculada a la factura. 


Siempre es posible copiar el enlace del InvoiceCloud para visualizar en vista previa el aspecto que tendrá para tu cliente o para enviárselo a alguien, por ejemplo. Dirígete a la página de la factura en tu cuenta Teamleader Focus, haz clic en los 3 puntos junto a "Info" y selecciona Copiar enlace InvoiceCloud. Abre el enlace en una nueva pestaña para acceder a la vista previa.


En la plataforma actual del InvoiceCloud, tu cliente tendrá disponible algunas opciones:

  • Lógicamente, tu cliente podrá visualizar y verificar el contenido de la factura que le has enviado.
  • Importe Debido: Si una factura está vencida y se ha establecido el pago de intereses y cargos de demora, el botón  visualizar cálculo estará disponible justo debajo del Importe debido. Este desglose del cálculo del pago, ayudará a tu cliente a entender de donde provienen los costes adicionales.
  • Fecha de vencimiento: La fecha de vencimiento se muestra en la factura. Si una factura está vencida, muestra desde cuando. 
  • Abono: Si hay un abono vinculado a la factura, visualizarás la pestaña Abono.


  • Además el cliente puede descargar la factura, para por ejemplo, imprimirla posteriormente. 
    • La factura de descargará en formato PDF
    • Cuando un cliente descarga una factura vinculada a más de un abono, obtendrá un archivo zip
  • Si el cliente tiene alguna pregunta, puede enviarte sus comentarios sobre la factura haciendo clic sobre Enviar email
    • Lee todo lo que necesitas saber sobre los comentarios de las plataformas en la nube en este artículo.
  • Dentro del InvoiceCloud, los clientes pueden consultar todo el historial de sus facturas. Se trata de la vista general de todas las facturas que han recibido y que han sido enviadas desde Teamleader Focus independientemente del tiempo que lleven usando el InvoiceCloud. De este manera tu cliente, tendrá la posibilidad de consultar sus facturas más antiguas en caso de duda. El resumen se divide en: 
    • Facturas no pagadas: El cliente puede visualizar sus facturas impagadas en esta vista general, y si la conexión con Mollie o Stripe está activa (véase más abajo) también podrá aprovechar la oportunidad para pagarlas.
    • Facturas pagadas: Al acceder a una factura pagada, será posible visualizar información adicional, como el importe total (botón "Ver cálculo) y le fecha en la que se pagó la factura. 
    • Abonos
  • Puedes configurar manualmente el pago de las facturas en Teamleader Focus, pero lo más importante es que tus clientes pueden pagar inmediatamente su factura en línea a través del InvoiceCloud. Esto será posible con un solo clic en el botón Pagar factura disponible en la parte superior derecha de la pantalla.  Recuerda que tus clientes podrán efectuar el pago en línea, únicamente a través de la integración con Mollie o Stripe. Continúa leyendo este artículo para mayores detalles. 
    • Si el cliente hace clic sobre el botón Pagar factura, visualizará una ventana con los métodos de pago que han sido activados a través de Mollie o Stripe.
    • A partir de estas opciones, el cliente puede seleccionar el método de su preferencia y efectuar el pago.
    • Una vez que esta operación ha sido completada, el estado de la factura cambiará a "Pagado" tanto en Teamleader Focus como en InvoiceCloud. Después del pago, tanto los administradores de la cuenta Teamleader Focus como el cliente, recibirán un email de notificación indicando que el pago ha sido realizado.
      Notas
  • Si algo sale mal durante el pago, el cliente recibirá un mensaje de error. Si se producen 5 errores seguidos, el botón "Pagar Factura" se bloqueará durante una hora.
  • Es posible que hayas activado la opción de transferencia bancaria en tu integración de pagos. Ten en cuenta que en ese caso, el estado de la factura en Teamleader Focus no aparecerá automáticamente como pagado, ya que no podemos comprobar si este pago se ha realizado con éxito o no. Por lo tanto, tendrás que comprobar esos pagos tú mismo, y marcar la facturar como pagada manualmente. 


Pago en línea de las facturas: Mollie y Stripe

Permitir que tus clientes paguen su(s) factura (s) en línea es una de las características más interesantes de nuestro InvoiceCloud. En este sentido, necesitarás habilitar la conexión entre tu cuenta Teamleader Focus y Mollie o Stripe. 

Mollie y Stripe son dos servicios en línea que permiten realizar pagos bajo esta modalidad. Utilizando el vínculo con Teamleader Focus, permiten ofrecer a los clientes sus métodos de pago preferidos. Puedes configurar los dos servicios haciendo clic en tu nombre en la esquina superior derecha y entrando en Integraciones/Marketplace.


Multidivisa en InvoiceCloud

Si tu factura ha sido creada con una divisa diferente (no EUR), tanto Mollie como Stripe son compatibles con la multidivisa. Tu cliente podrá realizar el pago en línea con Tarjeta de Crédito y el monto a pagar será convertido en euros (EUR).


Configurar Stripe

Stripe es una empresa estadounidense que se especializa en los pagos online con tarjeta de crédito. Si aún no tienes una cuenta, no te preocupes. Te hemos facilitado el proceso: puedes crear y vincular una cuenta directamente desde Teamleader Focus. Stripe te hará algunas preguntas sobre la actividad de tu empresa, tus datos bancarios y tu identidad. Después de eso, solo deberás otorgar permiso a Stripe y listo; tu cuenta se habrá vinculado.


Ten en cuenta que Stripe solo acepta pagos con tarjeta de crédito. Si quieres ofrecer además otros métodos de pago, Mollie es el software indicado.


Configurar Mollie

Mollie es una empresa holandesa que ofrece integración con la mayoría de los métodos de pago más comunes. Puedes crear una cuenta a través de su sitio web. Como el tema de los pagos es un asunto sensible, sabemos que crear una cuenta puede ser un proceso exhaustivo. Aquí te guiaremos por los pasos necesarios:


1. Completa la información de la cuenta


Una vez te hayas registrado en el sitio web, Mollie te pedirá que completes la información de la cuenta. Deberás indicarles la siguiente información:

  • Nº de CIF/NIF
  • Una persona de contacto de la Cámara de Comercio
  • Una persona de contacto con conocimientos técnicos de tu empresa
  • Deberás aceptar los términos y condiciones de Mollie antes de poder continuar


2. Crea un perfil del sitio web


Una vez creado esta cuenta con Mollie, necesitas incluir en tu página web determinada información, considerada obligatoria por Mollie. Si te falta alguna información en tu página web, no podrás finalizar la integración. Puedes consultar la lista de campos obligatorios en la página web de Mollie. 


¿Has terminado? Entonces Mollie realizará una revisión para ver si toda la información requerida en tu sitio web es lo suficientemente visible. No te preocupes, esta revisión se realiza bastante rápido. Una vez haya terminado la revisión, encontrarás tu clave de API en la página 'Developers'. La necesitaremos más adelante para terminar la integración con Teamleader Focus.


3. Selecciona los métodos de pago


¿Has terminado los pasos 1 y 2? Entonces es hora de hacer lo más importante: seleccionar tus métodos de pago. Mollie ofrece una amplia variedad de posibilidades, como iDEAL, PayPal, transferencia bancaria, tarjeta de crédito... Los métodos de pago que selecciones aquí son los que aparecerán también en InvoiceCloud .


Algunos métodos de pago (como PayPal) requieren una cuenta aparte, pero Mollie facilita una integración a su vez con PayPal también.


4. Activa la posibilidad de que los clientes realicen los pagos


Por último, pero no menos importante: ingresa tu número de cuenta a la cual Mollie puede transferir todos los pagos recibidos.


Antes de que Mollie pueda transferirte lo que has recaudado, debes facilitarles la siguiente información:

  • Una copia de tu pasaporte
  • El nombre de los accionistas de tu empresa
  • Tu número de cuenta bancaria.


5. Sincroniza Mollie con Teamleader Focus


En Teamleader Focus, navega hasta Integraciones/Marketplace y busca en la barra exploradora la opción "Mollie". Lo único que necesitas hacer es introducir es tu clave API.


¿Recuerdas el paso número 2? Encontrarás la clave API en tu cuenta de Mollie en "Perfil del sitio web". En la parte inferior de la página, verás tu clave que es única para tu cuenta. Introdúcela, y tu cuenta quedará vinculada con Teamleader Focus. 


¡Eso es todo, ahora verás que rápido tus clientes pagarán esas facturas! 


¿Prefieres ver nuestro video instructivo sobre las integraciones de pago? Puedes hacerlo aquí mismo (EN):