Mit dem Kundenbesprechungs-Add-on ist es möglich, eine Team-Buchungsseite mit Termintypen zu erstellen, die mit anderen Teammitgliedern geteilt werden können. Nur der Administrator eines Teams kann dies tun. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Team-Buchungsseite Schritt für Schritt einrichten.


Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier (EN):


Sobald Sie einen Termintyp erstellt haben, sehen Sie, welche Gastgeber Sie für diesen Termintyp buchen können. Wenn mehr als 3 Teammitglieder hinzugefügt werden, können Sie den Mauszeiger über das '+...' bewegen, um zu sehen, welche anderen Mitglieder hinzugefügt wurden.


Einen neuen Termintypen erstellen

Gehen Sie zu den Terminplanereinstellungen und verbinden Sie Ihren Kalender, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Klicken Sie nun auf 'Neuen Team-Termintyp erstellen'. 

Dort sehen Sie 5 Optionen: 

  • Allgemeine Einstellungen (nur der Administrator kann Änderungen vornehmen)
  • Gastgeber (Nicht-Administratoren können selbst Änderungen vornehmen)
  • E-Mail-Vorlagen (nur der Administrator kann Änderungen vornehmen)
  • Benutzerdefinierte Fragen (nur der Administrator kann Änderungen vornehmen)
  • Zahlung ermöglichen (nur der Administrator kann Änderungen vornehmen)

 

Allgemeine Einstellungen

Geben Sie Ihrem Termintyp einen Namen (und eine Beschreibung)


Geben Sie Ihrem Termintyp einen Namen und eine Beschreibung, die für alle Teammitglieder geeignet ist (z. B. 30-minütige Diskussion).

 

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Auf öffentlicher Team-Buchungsseite anzeigen' sodass es auf der öffentlichen Buchungsseite sichtbar ist. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, wird es nur auf den persönlichen Buchungsseiten der ausgewählten Teammitglieder angezeigt. 


Ort der Besprechung


Wenn sie die Option ‘Persönlich’ anklicken, können sie einen geografischen Standort für ein persönliches Meeting angeben.


Für Onlinemeetings wird für Ihre Kunden automatisch ein Besprechungsraum generiert, nachdem ein Termin geplant wurde. Wiederkehrende Kunden werden anhand ihrer E-Mail-Adresse an denselben Besprechungsraum weitergeleitet. Der Besprechungsraum wird zu Ihrem Dashboard zugefügt.


Sowohl Sie als auch Ihre Kunden erhalten nach der Buchung eines Termins eine Bestätigungs-E-Mail.


Dauer der Besprechung einstellen

Unter den Einstellungen zum Ort der Besprechung finden Sie die Einstellungen zur Dauer der Besprechung. Eine Besprechung sollte mindestens 10 Minuten dauern, hat aber keine Höchstdauer. Wenn Sie eine Dauer von 60 Minuten festlegen, wird der Besprechungsraum nicht nach 60 Minuten geschlossen. Die Dauer dient dazu, eine Vorstellung davon zu bekommen, wie lange die Besprechung dauern wird.


Erweiterte Einstellungen anzeigen


Unter den Einstellungen zur Dauer der Besprechung können Sie erweiterte Einstellungen aktivieren. Dazu gehören die Weiterleitung nach der Buchung, die Besprechungsraumvorlagen oder Zeitpuffer.  


Umleitung-URL

Wenn Sie den Kunden nach seiner Buchung umleiten möchten, können Sie eine Umleitung-URL eingeben. Lassen Sie dieses Feld unausgefüllt, wenn Sie den Kunden nicht umleiten möchten.


Geben Sie die URL ein, zu der Sie Ihre Kunden weiterleiten wollen. 

Deaktivieren Sie die Option 'Bestätigung anzeigen vor Umleitung', wenn die Umleitung direkt erfolgen soll. Wenn diese Option aktiviert ist, erfolgt die Umleitung automatisch nach 5 Sekunden. 


In der Umleitung-URL werden die Buchungsparameter zugefügt, sofern sie aktiviert sind. Diese umfassen:

  • Termintyp
  • Datum & Zeitpunkt des gewählten Zeitfensters
  • Ort der Besprechung (online oder offline)
  • Vorname, Nachname
  • Benutzerdefinierte Fragen + Ihre Antworten (sofern verfügbar)


Sie können diese Parameter verwenden, um benutzerdefinierte Inhalte auf Ihrer Webseite zu erstellen (z.B. automatisches Ausfüllen von Formularen). Fragen Sie Ihren Webseitenentwickler um Hilfe!


Besprechungsraumvorlagen

Wenn Sie Besprechungsraumvorlagen erstellt haben, um Besprechungsräume im Voraus vorzubereiten, können Sie diese auch für gebuchte Termine verwenden. Wählen Sie die gewünschte Vorlage für diesen Termintyp aus.

 


Verfügbarkeiten anzeigen in Schritten von 'x' Minuten

Die Anzeige von Verfügbarkeiten in Schritten von 'x' Minuten gibt Ihren Kunden die Möglichkeit, um alle 'x Minuten' Termine zu buchen. Wenn Sie 30 Minuten auswählen und Ihr Arbeitstag beginnt um 9 Uhr, können Ihre Kunden einen Termin buchen um z.B. 9 Uhr, 9.30 Uhr, 10 Uhr ...


Einrichten des Zeitpuffers für Terminplanung


Richten Sie mehrere Zeitpuffer ein, um Ihre Verfügbarkeit für Besprechungen zu optimieren. 

Benötigen Sie weiter Informationen zu Zeitpuffern? Lesen Sie dann diesen ausführlichen Artikel über Verfügbarkeiten und Zeitpuffer.


Gastgeber


Gastgeber-Modus auswählen

Wählen Sie aus, wie Kunden/Gäste einen Termin mit Ihnen und Ihren Teammitgliedern buchen können: 

  • Ihre Kunden wählen einen Gastgeber: Der Kunde/Gast kann manuell auswählen, in welchem Kalender eines Teammitglieds der Termin gebucht werden soll.
  • Ein verfügbarer Gastgeber wird automatisch ausgewählt: Der Kunde wählt den Ort aus (online, persönlich oder telefonisch), und basierend auf dieser Wahl wählt das Kundenmeeting-Add-on automatisch ein verfügbares Teammitglied aus.
  • Ihre Kunden können entweder selbst oder automatisch einen Gastgeber wählen


Wählen Sie die Gastgeber aus, die für diesen Termintyp angezeigt werden sollen 

Die als blau markierten Teammitglieder sind für diesen Termintyp ausgewählt. Wenn Sie ein Warndreieck vor dem Namen eines Teammitglieds sehen, stimmt etwas nicht. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Warndreieck, um zu sehen, was nicht stimmt. Oftmals ist bei dieser Warnung ein Kalender nicht verbunden!

 


Klicken Sie auf den Namen des Teammitglieds und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Diese Terminart für diesen Benutzer freigeben', um das Teammitglied für diesen Termintyp hinzuzufügen oder zu löschen.


 

Ändern Sie die E-Mail-Vorlage für diesen Termintyp

Wenn Sie eine Erinnerung für sich oder Ihre Kunden vor Beginn einer Besprechung erhalten wollen, können Sie diese hier einrichten. Eine Kalender-Erinnerung ist eine Erinnerung in Ihrem Kalenderprogramm. Eine E-Mail-Erinnerung ist eine Erinnerung per E-Mail. 


Die Erinnerung sollte in Minuten vor Beginn des Termins angezeigt werden, z.B. 60 Minuten.


 

Es ist möglich, die E-Mail-Vorlage für die Bestätigungs-E-Mail zu ändern, die Ihre Kunden nach der Buchung eines Termins bei Ihnen erhalten. Ändern können Sie diese manuell oder Sie kopieren die Vorlagen eines anderen Termins.

 


Benutzerdefinierte Fragen 

Klicken Sie auf 'Benutzerdefinierte Fragen'. Unter diesem Tab können Sie benutzerdefinierte Fragen hinzufügen, die Ihnen mehr Informationen über Ihren Kunden liefern. Sie können nach dem Firmennamen, der Telefonnummer, einem Gesprächsthema, ... fragen. Sie können diese Fragen auch als erforderlich markieren, wenn Sie es für sinnvoll halten!


 

Teammitglieder, die keine Administratoren sind, können keine benutzerdefinierten Fragen hinzufügen oder bearbeiten! 


Zahlung ermöglichen (optional)

 

Sie können zu Ihrem Termintyp eine erforderliche Zahlung ermöglichen, um Zahlungen mit Stripe einzuziehen. Dazu müssen alle für den Termintyp hinzugefügten Teammitglieder ihr Konto unter Integrationen mit Stripe verbinden. Wenn ein Teammitglied nicht mit Stripe verbunden ist, wird auf der Terminplanungs-Seite eine Warnung angezeigt und dieses Teammitglied kann auf der Buchungsseite (für diesen Termintyp) nicht gebucht werden.


Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Termintyp speichern, bevor Sie die Seite mit den Integrationen aufrufen. Dieser Hilfsartikel zeigt Ihnen, wie Sie die Integration vornehmen.


Speichern Sie Ihren Termintyp und prüfen Sie, ob Ihre Buchungsseite aussieht wie gewünscht

Besuchen Sie Ihre Team-Buchungs-URL, um zu sehen, wie sie aussieht! Gehen Sie einfach auf Ihre Planungsseite, klicken Sie auf Buchungslinks > Team-Buchungslink kopieren und fügen Sie ihn in einen (neuen) Tab ein.