Die Kollaborationsfunktionen und das Dashboard machen es Teams leicht, erweiterte Besprechungen mit einer einfachen Einrichtung zu halten. Für Teammanager ist es oft nützlich, sich ein Bild davon zu machen, wie Besprechungen ablaufen, und deshalb haben wir die Live-Übersicht der Besprechungsräume eingeführt.
Auf der Seite "Besprechungsräume" können sich Teamadministratoren jetzt ganz einfach einen Überblick über die Besprechungsräume des Teams und den Verlauf der Besprechungen verschaffen.
INHALTSVERZEICHNIS
2.3 Kartenansicht oder Listenansicht
3.1. Übersicht über Live-Besprechungsräume
4. Beständige Besprechungsräume
1. Warteräume
Warteräume ermöglichen es Gästen, in einem allgemeinen Raum anzuklopfen, ohne dass sie im Voraus einen Termin buchen müssen. Der anklopfende Gast wird im Dashboard/in der Besprechungsraum-Übersicht angezeigt und kann an einen neuen oder bestehenden Besprechungsraum weitergeleitet werden oder der Zugang kann verweigert werden. Es gibt persönliche und Team-Warteräume.
Lesen Sie mehr über Warteräume in diesem Hilfeartikel.
2. Besprechungsraum-Übersicht
Die Besprechungsaktivität kann vom Team auf Besprechungsraum-Übersichtsseite überwacht werden. Abhängig von den Teameinstellungen können Sie nur Ihre eigenen Besprechungsräume oder alle Besprechungsräume in Ihrem Team sehen.
Auf der Seite Besprechungsräume können Sie den Besprechungsraumfilter und die Suchleiste verwenden und den Ansichtstyp ändern.
2.1 Besprechungsraumfilter
Der Besprechungsraumfilter teilt die Besprechungsräume basierend auf dem Besprechungsraumbesitzer und den Zugriffsrechten in verschiedene Kategorien ein. Sie können die Zugriffsrechte in den Teameinstellungen oder den Einladungseinstellungen für Besprechungsräume ändern.
Wenn ein Benutzer oder Team über mehr als 24 Besprechungsräume verfügt, wird die Paginierung angewendet.
Die meisten Benutzer haben 3 Filteroptionen: Persönlich, Team und Alle.
- Persönlich: Dies sind alle Besprechungsräume, in denen Sie der Besitzer des Besprechungsraums sind.
- Team: Alle Team-Besprechungsräume, in denen Sie die Rechte „Ist Gastgeber“ oder „Kann immer beitreten“ haben. Dieses Element ist nicht sichtbar, wenn Sie das einzige Teammitglied in Ihrem Team sind.
- Alle: Alle persönlichen und Team-Besprechungsräume + alle Besprechungsräume von anderen Teams, in die Sie mit den Rechten „Ist Gastgeber“ oder „Kann immer beitreten“ eingeladen wurden.
Ausblenden des Team-Tabs: Solo-Teams
Die Filteroption „Team“ ist nicht sichtbar, wenn Sie das einzige Teammitglied in Ihrem Team sind.
Wenn Sie restriktive Team-Zugriffsebenen haben (d. h. Standard-Team-Zugriffsebene = sollte anklopfen, Überschreiben zulassen = falsch), ist die Registerkarte „Team“ weiterhin sichtbar, zeigt jedoch nicht mehr Besprechungsräume als die Option „Persönlich“ an.
2.2 Suchleiste
Wenn Sie nach einem bestimmten Besprechungsraum suchen, können Sie die Suchleiste verwenden, um die Ergebnisse einzuschränken. Geben Sie den Namen des gesuchten Besprechungsraums ein und drücken Sie die Eingabetaste.
Um wieder alle Ergebnisse anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche X oder leeren Sie die Suchleiste und drücken Sie die Eingabetaste.
2.3 Kartenansicht oder Listenansicht
Besprechungsräume werden in Kartenansicht oder Listenansicht angezeigt:
2.3.1 Kartenansicht
Die Kartenansicht zeigt die Besprechungsräume in separaten Karten mit folgenden Informationen:
- Name des Besprechungsraums
- Schaltflächen „Öffentlichen Link kopieren“ und „Löschen“ (zum Anzeigen über die Karte bewegen)
- Aktiver oder geöffneter Status
- Aktuelle Gastgeber/Kunden im Besprechungsraum
- Aktives Whiteboard + Name des Whiteboards
2.3.2 Listenansicht
Die Listenansicht zeigt die Besprechungsräume untereinander mit folgenden Informationen:
- Name des Besprechungsraums
- Vollständiger Name des Gastgebers des Besprechungsraums
- Letzte Aktivität
- Größe des Besprechungsraums
- Drei Punkte, bestehend aus den Optionen 'Link kopieren' und 'Besprechungsraum löschen'.
2.3.3 Anordnung der Besprechungsräume
Besprechungsräume werden in der folgenden Reihenfolge angezeigt:
- Aktive Besprechungsräume* – neueste Anzeigen zuerst
- Geöffnete Besprechungsräume** - neueste Anzeigen zuerst
- Datum der letzten Aktivität = entweder zuletzt geöffnet oder zuletzt erstellt
Im obigen Beispiel ist a-f ein aktiver Besprechungsraum, test-meeting-room-2 ist ein geöffneter Besprechungsraum und alle anderen Besprechungsräume sind weder aktiv noch geöffnet. Diese Besprechungsräume werden basierend auf der zuletzt erstellten oder zuletzt geöffneten Reihenfolge geordnet.
Z.B. test-meeting-room-2 wurde bevor die anderen erstellt, daher wird dieser Besprechungsraum vor den anderen angezeigt, obwohl er noch nicht verwendet wurde.
*Aktiver Besprechungsraum: 2 oder mehr Teilnehmer mit mindestens einem aktiven Stream.
**Geöffneter Besprechungsraum: 1 oder mehr Teilnehmer, aber keine aktiven Streams.
3. Live-Übersicht
Standardmäßig wird alle 5 Minuten ein Schnappschuss des Besprechungsraums erstellt. Das aktive Whiteboard wird angezeigt, wenn die Seite aktualisiert oder ein anderer Seitenfilter ausgewählt wird.
3.1. Übersicht über Live-Besprechungsräume
Beim Öffnen eines Besprechungsraums wird alle 5 Minuten ein Schnappschuss erstellt. Wenn Sie die Übersichtsseite der Besprechungsräume besuchen, werden die Besprechungsräume nicht automatisch aktualisiert. Sie müssen die Seite neu laden, um Aktualisierungen anzuzeigen.
Alle 5 Minuten wird ein Schnappschuss von geöffneten Whiteboards gemacht. Wenn ein Whiteboard minimiert wird, bleibt der letzte Schnappschuss des Whiteboards in der Besprechungsraumübersicht sichtbar.
Geteilte Bildschirme werden nicht als Vorschau angezeigt! Stattdessen wird das letzte aktive Whiteboard angezeigt.
2.2 Kein Schnappschuss
Es gibt bestimmte Situationen, in denen ein Schnappschuss nach 15 Sekunden nicht angezeigt/aktualisiert wird:
- Der Tab Besprechungsraum ist nicht die aktive Registerkarte. Wenn der Gastgeber einen anderen Tab als der Tab des Besprechungsraums besucht, kann aufgrund einer Browsereinschränkung kein Schnappschuss des Besprechungsraums erstellt werden.
- Im Moment des Schnappschusses zeichnet oder tippt der Benutzer noch etwas. Die Zeichnungen werden erst beim nächsten Schnappschuss sichtbar.
4. Beständige Besprechungsräume
Wenn Sie eine Besprechung beenden, ist in der Regel die gesamte Kommunikation beendet. Der Lead-Erfassungsbooster funktioniert anders: Der Chat-Verlauf, die Notizen auf den Whiteboards, die Besprechungs-Protokolle, alle hochgeladenen Dateien und Aufzeichnungen: Alles wird gespeichert, sodass Sie es einfach mit anderen teilen oder nach der Besprechung darauf zurückgreifen können /Nehmen Sie das Gespräch viel schneller wieder auf, wenn Sie sich das nächste Mal treffen.
Also wird alles, was ich hochlade oder tue, für immer im Besprechungsraum gespeichert?
Nein, es ist möglich, Whiteboards oder Aufzeichnungen manuell zu löschen und sogar den Besprechungsraum zurückzusetzen. Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Besprechungsraum für Sie nicht mehr von Nutzen ist, können Sie den Raum auch löschen.