Warteräume ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, sich mit einem einzigen Link immer wieder zu treffen. Zudem ermöglichen sie Besuchern, in bestimmte Besprechungsräume zu verlegen, um das Gespräch dort fortzusetzen, wo sie es verlassen haben.
Dieser Hilfeartikel erklärt alle Warteraumoptionen:
2. Dashboard & Besprechungsraum-Übersichtsseite
2.2 Browserbenachrichtigungen aktivieren
2.3 Erstellung eines neuen Besprechungsraumes
3. Warteraum in den Teameinstellungen
3.1 Den Team-Warteraum aktivieren
3.2 Gäste können vom Wartezimmer aus eine Besprechung buchen
1. Warteräume
Wartezimmer ermöglichen es Gästen, in einem allgemeinen Raum anzuklopfen, ohne vorher einen Termin buchen zu müssen. Der anklopfende Gast wird im Dashboard angezeigt und kann an einen neuen oder bestehenden Besprechungsraum weitergeleitet oder ihm der Zutritt verweigert werden. Es gibt persönliche und Team-Warteräume.
1.1 Persönliche Warteräume
Jedes Teammitglied hat ein persönliches Wartezimmer. Der Link kann aus seinem Dashboard kopiert und mit Kunden und Leads geteilt werden. Wenn ein Kunde im persönlichen Wartezimmer klopft, wird es nur für dieses bestimmte Teammitglied angezeigt.
Die URL eines persönlichen Wartezimmers lautet wie folgt:
https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/user-name/
- Der team-name kann in Einstellungen > Personalisierung gefunden und geändert werden.
- Wenn der Link aus waiting-rooms besteht, bedeutet dies, dass es sich um ein Warteraum handelt. Wenn es jedoch aus meeting-rooms besteht, dann ist es ein Besprechungsraum.
- Der benutzername kann in den Profileinstellungen von Teamleader Focus gefunden und geändert werden. Es ist nicht erlaubt, Ihren Benutzernamen in "Team" zu ändern!
1.2 Team-Warteräume
Team-Warteräume sind optional, es ist möglich, den 'Team-Warteraum' in den *Teameinstellungen zu aktivieren. Der Team-Warteraum-Link unterscheidet sich von persönlichen Links und ermöglicht es Gästen, in einen allgemeinen Teamraum zu klopfen. Der anklopfende Gast wird jedem Teammitglied im Dashboard angezeigt.
Die URL des Team-Warteraums lautet wie folgt:
https://cloud.teamleader.eu/team-name/waiting-rooms/team/
- Ähnlich wie beim persönlichen Warteraum kann der teamn-name in den Personalisierungseinstellungen gefunden und geändert werden.
- Wenn der Link aus waiting-rooms besteht, bedeutet dies, dass es sich um ein Warteraum handelt.
- Der letzte Teil des Links „team“ weist darauf hin, dass es sich um einen Team-Warteraum handelt. Das kann nicht geändert werden!
*Weitere Informationen zur Aktivierung der Teameinstellung finden Sie unter 3.1 Team-Warteraum aktivieren
2. Dashboard & Besprechungsraum-Übersichtsseite
Auf den ersten Blick besteht das Dashboard aus dem Dropdown-Menü mit Buchungslinks, der Schaltfläche Besprechung starten und den bevorstehenden Terminen. Wenn ein Gast jedoch an einen Warteraum oder einen Besprechungsraum klopft, wird dies auch auf der Dashboard-Seite angezeigt.
Die Übersichtsseite für Besprechungsräume besteht aus den Links für persönliche und Team-Warteräume, der Klopferansicht und allen Ihren (Team-)Besprechungsräumen.
2.1 Die anklopfenden Gäste
Anklopfende Gäste werden nun in der Liste der Warteräume sowohl auf dem Dashboard als auch auf der Übersichtsseite der Besprechungsräume angezeigt. Jedes 'Anklopfen' sieht ähnlich aus und besteht aus:
- dem Namen des Gastes
- dem Ort, an dem der Benutzer anklopft: Besprechungsraum, persönlicher Warteraum oder Team-Warteraum
- den Schaltflächen "Beitreten" und "Kann nicht beitreten".
- der Schaltfläche "Menü", über die Sie den Besprechungsraum wechseln können
Sie haben 3 Möglichkeiten:
- Klicken Sie auf die Karte oder auf die Schaltfläche Beitreten und öffnen Sie den vorgeschlagenen Besprechungsraum in einem anderen Tab (z. B.: cloud.teamleader.eu/team-name/meeting-rooms/meeting-room-1)
- Klicken Sie auf "Kann nicht beitreten", damit der Gast eine Nachricht erhält, dass die Besprechung abgelehnt wird.
- Klicken Sie auf die 3 Punkte und dann auf "Besprechungsraum ändern" und erstellen oder wählen Sie einen anderen Besprechungsraum
Hinweis: Basierend auf dem anklopfenden Gast schlägt das Lead-Erfassungsbooster einen Besprechungsraum vor. Wenn es sich um ein Folgebesprechung handelt, wird der vorherige Besprechungsraum vorgeschlagen, für einen neuen Gast wird ein Besprechungsraum basierend auf dem Namen des Gastes erstellt.
2.2 Browserbenachrichtigungen aktivieren
In dem Moment, in dem ein Gast anklopft, sehen Sie möglicherweise ein anderes Programm oder einen anderen Browser-Tab. In diesem Fall kann eine Desktop-Benachrichtigung sehr praktisch sein. Um anklopfende Gäste zu bemerken, ist es wichtig, dass Ihre Browser-Benachrichtigungen aktiviert sind!
Wenn dies nicht der Fall ist, sehen Sie die folgende Benachrichtigung auf Ihrem Dashboard:
Aktivieren Sie „Ton“, „Pop-ups und Weiterleitungen“ und „Benachrichtigungen“ in den Website-Einstellungen Ihres Browsers oder lesen Sie diesen Hilfeartikel, der Sie anleitet!
Sobald die gelbe Meldung verschwunden ist, funktionieren die Benachrichtigungen, wenn Gäste anklopfen. Jetzt können Sie die akustischen Benachrichtigungen (de)aktivieren, indem Sie das Glockensymbol deaktivieren neben:
- 'Persönliches Warteraum (des Teams)' auf der Besprechungsräume-Übersichtsseite oder
- "Buchungslinks" auf der Dashboard-Seite
Wenn das Glockensymbol grün leuchtet, werden Sie benachrichtigt, wenn Gäste klopfen. Wenn das Glockensymbol rot ist, werden Sie nicht benachrichtigt, aber anklopfende Gäste werden weiterhin in der Liste angezeigt.
2.3 Erstellung eines neuen Besprechungsraumes
Das verbesserte Dashboard bietet weiterhin die Möglichkeit, einem Besprechungsraum beizutreten oder einen Besprechungsraum zu erstellen, auch wenn die Besprechungsraumübersicht auf einer anderen Seite zu finden ist. Sie können also einen Besprechungsraum auf dem Dashboard oder auf der Besprechungsraum-Übersicht erstellen.
In der oberen rechten Ecke des Dashboards sehen Sie die blaue Schaltfläche „Eine Besprechung starten“. Klicken Sie auf die Schaltfläche und ein Menü wird geöffnet.
Sie können einen * vorhandenen Besprechungsraum aus der Liste auswählen oder den Namen des Besprechungsraums eingeben. Oder klicken Sie auf "Einen neuen Raum hinzufügen", um einen neuen Besprechungsraum zu erstellen. Sie erhalten dann 2 Optionen:
- Einen neuen Besprechungsraum erstellen
- Geben Sie den Raumtitel ein
- Vergewissern Sie sich, dass auf der Vorlage steht: Von Neuem anfangen
- Klicken Sie auf Erstellen
- Einen neuen Besprechungsraum aus Vorlage erstellen
- Geben Sie den Raumtitel ein
- Klicken Sie auf Von Neuem anfangen, um die Vorlagenliste zu öffnen und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus
- Klicken Sie auf Erstellen
*Hinweis: Wenn die Teameinstellungen Gastgeberrechte für die Besprechungsräume anderer Teammitglieder vorsehen, ist es möglich, einen Besprechungsraum eines anderen Teammitglieds auszuwählen. Ändern Sie den Bereich von "Persönlich" auf "Team" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Eine Besprechung starten".
2.4 Termine
Im Dashboard sehen Sie eine Übersicht der bevorstehenden Termine, von denen die ersten fünf angezeigt werden. Wenn Sie die Terminplanung noch nicht eingerichtet haben, müssen Sie zuerst Ihren Kalender verbinden und einen Termintyp erstellen.
Sie können den Besprechungsraum für diesen bestimmten Termin auf die gleiche Weise wie für anklopfende Gäste ändern (über die drei Punkte).
3. Warteraum in den Teameinstellungen
Unter Einstellungen -> Teameinstellungen finden Sie 2 Einstellungen zur Wartezimmerfunktion: „Team-Warteraum aktivieren“ und „Gäste können vom Warteraum aus eine Besprechung buchen“.
3.1 Den Team-Warteraum aktivieren
Standardmäßig hat jeder Benutzer des Lead-Erfassungsboosters einen persönlichen Warteraum, aber der Team-Warteraum muss manuell aktiviert werden. Wenn dies noch nicht geschehen ist, sehen Sie im Dashboard die Meldung „Ihren Team-Warteraum aktivieren“.
Klicken Sie auf die Nachricht, die einen Hyperlink zu den Teameinstellungen enthält, und scrollen Sie in den Teameinstellungen nach unten, bis Sie Wartezimmer sehen.
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Den Team-Warteraum aktivieren“ und klicken Sie auf „Speichern“, um den Team-Warteraum zu aktivieren.
Wenn Sie zu Ihrem Dashboard zurückkehren, sehen Sie, dass der Team-Warteraum-Link kopiert werden kann, damit Sie ihn mit Kunden und Leads teilen können.
3.2 Gäste können vom Wartezimmer aus eine Besprechung buchen
Die andere Wartezimmer-Teameinstellung ist „Gäste können vom Wartezimmer aus eine Besprechung buchen“. Für diese Funktion müssen Sie die Planung aktivieren und mindestens einen Termintyp erstellen.
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben „Gäste können vom Warteraum aus einen Termin buchen“, um diese Einstellung zu aktivieren.
Mit dieser Funktion können Gäste einen Termin buchen, wenn sie im Moment des Anklopfens abgelehnt werden.
Wenn der Gast auf den Hyperlink „Buchen Sie einen Moment, der zu Ihnen passt“ klickt, wird er zu Ihrer Buchungsseite weitergeleitet.
- Wenn sie im persönlichen Wartezimmer anklopfen, werden sie auf Ihre persönliche Buchungsseite weitergeleitet.
- Wenn sie im Team-Warteraum anklopfen, werden sie zur Team-Buchungsseite weitergeleitet.