Möchten Sie Exportdateien von zwei verschiedenen Teamleader Focus-Modulen in einer Excel-Datei kombinieren? Wenn Sie in beiden Exporten eine gemeinsame Spalte haben, können Sie Informationen aus der einen Datei in die andere einfügen. Dies erfordert etwas Magie mit der SVerweis-Funktion in Excel. In diesem Artikel werden einige Anwendungsfälle, das Verfahren und mögliche Herausforderungen besprochen.


Und machen Sie sich keine Sorgen, Sie schaffen dies! Es könnte am Anfang kompliziert erscheinen, aber sobald Sie die Schritte durchlaufen, ist es ziemlich selbsterklärend.

Anwendungsfälle

Hier finden Sie einige Beispiele für Möglichkeiten bezüglich der SVerweis-Funktion:

  • Sie möchten ausführliche Informationen über die verbundene Firma im Kontaktexport erhalten: Verwenden Sie die gemeinsame Spalte 'Firmenname' (Firmenexport und Kontaktenexport).
  • In Ihrem Rechnungsexport möchten Sie auch ein benutzerdefiniertes Feld auf Produktebene anzeigen: Verwenden Sie die gemeinsame Spalte "Produkt-ID oder Produktname" (Rechnungsexport und Produktenexport).
  • Wenn Sie Ihre Angebote exportieren, möchten Sie detaillierte Projektinformationen in Excel erhalten: Verwenden Sie die gemeinsame Spalte "Projektname" (Angebotsexport und Projektenexport).
  • Ein schwierigeres Beispiel: Sie haben zwei Dateien, die Sie importieren möchten, eine mit Anrufen und eine mit Kunden. Sie möchten jedoch nur die Kunden importieren, für die Sie Anrufe importieren müssen: Verwenden Sie die gemeinsame Spalte 'Kundenname'. Hier müssen Sie einen weiteren "Trick" einfügen. Fügen Sie eine zusätzliche Spalte in die Anrufdatei ein, in der beispielsweise für jede Zeile der Wert 'ja' angegeben ist. In der Kundendatei führen Sie den SVerwies durch, indem Sie einen Wert aus der Spalte "Ja" der Anrufdatei abfragen. Alle Kunden, für die ein "Ja" angezeigt wird, befinden sich in der Anrufdatei, alle anderen Kunden nicht. Danach können Sie nur nach den Ja-Kunden filtern, sodass Sie nur diese importieren.

Die Moral der Geschichte: Solange Sie eine gemeinsame Spalte in zwei Excel-Dateien haben, können Sie diese Excel-Dateien zu einer zusammenfassen.


Verfahren

Die oben genannten Informationen sind jedoch nicht so nützlich, wenn Sie nicht wissen, wie die SVerweis-Funktion verwendet wird. Wir werden versuchen, das Verfahren so klar wie möglich zu erklären, um Ihnen das nötige Wissen zu vermitteln, um einen SVerweis selbst durchzuführen.


Das von uns erstellte Beispiel ist die erste vorgeschlagene Möglichkeit: Abrufen von Firmeninformationen in einer Kontaktexportdatei.


Dateien vorbereiten

Sie sollten Ihre beiden Excel-Dateien in einem Excel-Workbook ablegen.


  • Die erste Registerkarte sollte die Datei sein, in der Sie Ihre Formel ausführen möchten, in diesem Fall die Kontaktdatei, in die Sie die Firmeninformationen einfügen möchten. Die zweite Registerkarte, in diesem Fall der Firmenexport, sollte die Datei sein, von der Sie die Informationen abrufen. Sie geben Ihren Registerkarten vorzugsweise kurze, einfache Namen. Dies ist in Schritt 3 der Ausführungsphase hilfreich.
  • Die Spaltenreihenfolge in Ihrer ersten Registerkarte spielt keine Rolle. In Ihrer zweiten Registerkarte sollte jedoch die gemeinsame Spalte in den beiden Dateien/Registerkarten die erste Spalte, A, sein. Spalte A In diesem Fall ist dies der Firmenname.



VLookup ausführen

Gehen Sie zur Kontaktdatei, also zur ersten Registerkarte, benennen Sie eine neue Spalte nach den Informationen der anderen Registerkarte, die Sie dort einfügen möchten, und geben Sie =SVerweis ein. Sie erhalten ein Dropdown-Menü, in dem Sie die entsprechende Funktion auswählen müssen.


Nun sehen Sie eine Formel, in der Sie die entsprechenden Werte angeben müssen:



  1. Das Suchkriterium ist der Wert der allgemeinen Spalte 'Firmenname' auf der ersten Registerkarte in derselben Zeile, in der Sie Ihre Formel eingeben. Setzen Sie ein Dollarzeichen vor den Spaltenwert der Zelle, sodass B2 zu B2 wird. Fügen Sie nach der Auswahl dieser Zelle ein Semikolon oder einen Doppelpunkt wie in der Formel angegeben ein, um zum nächsten Teil zu gelangen.
  2. Wir möchten diesen Wert in unserer zweiten Registerkarte suchen, um die entsprechende Straße und Nummer dieser Firma abzurufen. Deshalb wählen wir die gesamte Tabelle der zweiten Registerkarte als Bereich aus, in dem Sie den Wert nachschlagen möchten (Matrix). Strg +SHIFT++ unter Windows und Cmd+SHIFT++ unter Mac wählen Ihre gesamte Tabelle sofort aus, wenn Sie Zeit sparen möchten.
  3. Nun kehren wir zur ersten Registerkarte zurück. Sie werden feststellen, dass in Ihrer Formel der Name der zweiten Registerkarte in den Namen der ersten Registerkarte geändert wurde. In diesem Fall müssen Sie die "Contacts" manuell in "Companies" ändern. Außerdem müssen wir vor der Spalte und der Zeile des Tabellenbereichs ein Dollarzeichen setzen. Das bedeutet, A1:F2243 wird $A$1:$F$2243. Fügen Sie nach Auswahl des Suchbereichs ein Semikolon oder einen Doppelpunkt wie in der Formel angegeben ein, um zum nächsten Teil zu gelangen.
  4. Um den Rückgabewert auszuwählen, gehen wir zu unserer zweiten Registerkarte und schauen uns an, in welche Spalte die benötigten Informationen eingefügt wurden. Wenn die benötigten Informationen in Spalte B eingegeben wurden, lautet die Spaltennummer in unserer Formel 2. Wenn sie sich in Spalte C befinden, ist es die Nummer 3 und so weiter. Eine Spaltennummer pro Formel kann eingegeben werden. Wenn Sie Informationen aus mehreren Spalten abrufen möchten, müssen Sie diese Formel in Ihrer ersten Registerkarte wiederholen. Fügen Sie nach der Auswahl der Spaltennummer mit dem Rückgabewert ein Semikolon oder einen Doppelpunkt wie in der Formel angegeben ein, um zum nächsten Teil zu gelangen.
  5. Geben Sie für eine ungefähre Übereinstimmung WAHR oder für eine genaue Übereinstimmung FALSCH an. Normalerweise erfordern Anwendungsfälle in Verbindung mit Teamleader Focus 'FALSCH'. Jetzt können Sie die Klammern schließen und die Magie ihre Arbeit tun lassen.

    Beispiel, wie Ihre Formel am Ende mehr oder weniger aussehen wird:
  6. Um diese Formel auf alle anderen Zeilen anzuwenden, doppelklicken Sie auf das kleine Quadrat Ihrer Formelzelle:
  7. Optional
    Wenn Sie die Rückgabewerte von mehr als einer Spalte erhalten möchten, können Sie die Formel in die angrenzenden Zellen ziehen, indem Sie auf das kleine Quadrat klicken und es freigeben, bis Sie so viele Spalten ausgewählt haben, wie Sie Rückgabewerte haben möchten.
    Sie werden jedoch sehen, dass jetzt alle Zellen den gleichen Rückgabewert haben. Klicken Sie auf die Zelle der zweiten Spalte mit einer Formel und ändern Sie die Spaltennummer wie in Schritt 4 beschrieben. Wiederholen Sie diesen Vorgang entsprechend der Anzahl der Spalten, aus denen Sie Informationen abrufen möchten.


Ergebnis

Wenn alles gut gelaufen ist, können Sie drei Arten von Ergebnissen erhalten:

  1. Der Wert, den Sie benötigen: In unserem Beispiel ist dies Straße + Nummer
  2. Eine leere Zelle oder eine 0: Dies bedeutet, dass das Suchkriterium (Firma) in der zweiten Registerkarte gefunden wurde, aber die Spalte mit dem Rückgabewert für diesen bestimmten Nachschlagewert ist leer. In diesem Fall wurden Straße und Nummer nicht ausgefüllt
  3. #N/B: Das Suchkriterium (Firma) wurde nicht in der zweiten Registerkarte gefunden


Bemerkungen

  • Wenn Sie mehrere Firmen pro Kontakt haben, befinden sich diese Firmen in Ihrem Kontaktexport in einer Zelle, getrennt durch ein Komma. Die SVerweis-Funktion bezeichnet "Firma1,Firma2" jedoch als den Namen einer einzelnen Firma. Dies bedeutet, dass die SVerweis-Funktion eine Antwort von #N/B zurückgibt, obwohl diese Firma möglicherweise im Teamleader Focus bekannt ist. Daher sollte bei Kontakten mit mehreren Firmen der Rückgabewert in der zweiten Registerkarte manuell überprüft werden.
  • Wenn auch nur ein geringfügiger Unterschied zwischen den gemeinsamen Spalten (Amazon vs Amaon) besteht, wird der Status von #N/B zurückgegeben.
  • Wenn Sie neugierig wären: Die Dollarzeichen in der Formel werden dazu verwendet, Tabellen und/oder Zeilen zu fixieren. Dies ist besonders für den Suchbereich sehr wichtig. Wenn Sie die Formel in die darunterliegenden Zellen kopieren, würde sich auch der Suchbereich nach unten verschieben, wodurch der Suchbereich kleiner wird und Sie nicht alle verfügbaren Werte erhalten.




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