Sind Sie die Person, die den Laden am Laufen hält? Machen Sie Ihre Kollegen glücklich, indem Sie deren Urlaube und Kalender verwalten? Stellen Sie sicher, dass Rechnungen auch bezahlt werden? Dann sind Sie hier richtig! Lesen Sie in diesem Artikel wie Teamleader Focus Ihnen in Ihrem täglichen Arbeitsalltag helfen kann.


Anrufe

Wenn Sie für das Telefon zuständig sind, dann werden Sie sich freuen zu hören, dass wir eine Anzahl an VoIP Integrationen anbieten, um so Anrufe via Click-to dial zu tätigen und eingehende Anrufe direkt in Teamleader Focus zu sehen. Nehmen Sie Notizen in demselben Bildschirm und speichern Sie den Anruf direkt bei der Kontakt- oder der Firmenseite, sodass jeder direkt auf dem Laufenden darüber ist, was diskutiert wurde.


Um Ihr Leben noch etwas einfacher zu machen, können Sie auch Standardanrufergebnisse festlegen, die auch Follow-up Aktionen beinhalten. Beispielsweise kann das Anrufergebnis „Anrufbeantworter“ eingestellt werden, das dann als Follow-up Aktion „Anruf“ hat. Wenn Sie dann also dieses Anrufergebnis selektieren, dann öffnet sich automatisch ein Fenster, um eine Wiedervorlage einzuplanen.


Planung

Wenn Sie für Anrufe zuständig sind, dann ist die Chance hoch, dass Sie auch dafür verantwortlich sind, die nachfolgenden Aufgaben für Ihre Kollegen zu planen. In Teamleader Focus können diese Aktionen Anrufe, Aufgaben oder Besprechungen sein. Neben der Möglichkeit, Anrufergebnisse zu verwenden, können Sie diese auch wie folgt einplanen.


Klicken Sie auf diese Links, um eine Übersicht davon zu erhalten, wie man Anrufe, Besprechungen oder Aufgaben hinzufügt. Da Sie wahrscheinlich bereits auf der Kontakt- oder Firmenseite sind, ist die einfachste Art und Weise auf das Pluszeichen in der oberen rechten Ecke zu klicken und Anruf, Besprechung oder Aufgabe zu wählen.


Anrufe

Wählen Sie einfach den Namen eines Kollegen in der Liste bei „Zuständige Person“ aus und Sie haben einen Anruf für sie oder ihn hinzugefügt.


Aufgaben

Dasselbe gilt für eine Aufgabe, aber hier haben Sie zwei zusätzliche Optionen:

  • Weisen Sie die Aufgabe einem ganzen Team zu und lassen Sie das Team entscheiden, wer diese Aufgabe übernimmt. Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Teams erstellen, klicken Sie hier.
  • Oder Sie können mit nicht zugewiesenen Aufgaben arbeiten. In diesem Fall wählen Sie keine verantwortliche Person für die Aufgabe aus, und dies kann später noch bestimmt werden.


Darüber hinaus können Sie auswählen, ob Sie die Aufgabe einfach speichern möchten und so die Aufgabe an die Aufgabenliste des Kollegen hinzuzufügen oder ob Sie die Aufgabe "Speichern und Planen" möchten. Bei letzterer Wahl können Sie einen bestimmten Moment im Kalender Ihres Kollegen festlegen. Ein weiteres interessantes Feature an den Aufgaben sind die internen Berichte. Hierbei können Sie Dokumente hinzufügen oder miteinander mithilfe des @-Symbols kommunizieren.


Besprechungen

Um eine Besprechung für Ihre Kollegen zu erstellen, klicken Sie einfach innerhalb einer erstellten Besprechung auf den Stift neben „Anwesende Kollegen“ und klicken die entsprechenden Namen an. Teamleader Focus bietet auch die Möglichkeit, um eine Abfahrtsadresse für Termine einzustellen, sodass Sie genau wissen, wie lange die Anreise dauert und wie viel Spielraum daher zwischen den Besprechungen gelassen werden muss.  Sollte Ihre Firma mit Arbeitsaufträgen arbeiten, so können Sie diese auch direkt von der Besprechungsseite aus vorbereiten.


Sie können die Segmente auf Anrufs-, Besprechungs- oder Aufgabenebene verwenden, um spezifische Übersichten über die verschiedenen Aktionen zu erhalten. Beispielsweise können Sie die Regel für „Zuständige Person“ dafür verwenden, um alle Aufgaben für diesen bestimmten Kollegen zu sehen oder mit der Regel „Ersteller“ können Sie alle Anrufe sehen, die von Ihnen geplant wurden. Wenn Sie eine hohe Anzahl an Anrufen oder Aufgaben hinzufügen müssen, dann erstellen Sie am besten ein Segment. Dies auf Kontakt- oder Firmenebene und klicken dann auf „Aktionen“ um in einer Massenaktion (Bulk) allen Kontakten oder Firmen in dem Segment einen Anruf oder eine Aufgabe hinzuzufügen.



Sollte die nächstfolgende Aktion einen Deal betreffen, an dem ein Kollege momentan arbeitet, so stellen Sie sicher, dass Sie diesen Deal in der Aufgabenmaske auswählen, sodass die Dealaktivität auf dem neuesten Stand ist.


Kalender

Wenn Sie diese Einträge in die Kalender eintragen, dann können Sie den Kalender Ihres Kollegen von der Liste in der rechten oberen Ecke auswählen. Sollten Sie Ihre Kollegen in der Liste nicht finden, dann klicken Sie hier. Wenn Sie den Kalender gerne zeitgleich beim Erstellen der Aufgaben sehen möchten, so öffnen Sie Teamleader Focus am besten in einem zweiten Browserfenster, sodass Sie beide Bildschirme zeitgleich vergleichen können.


Neben der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht können Sie auch den Kalender von mehreren Kollegen sehen, wenn Sie sich für Team entscheiden. Einfach mit der Maus auf den Namen navigieren, um einen Kollegen von der List zu entfernen oder Sie klicken auf das Pluszeichen, um jemanden an diese Liste hinzuzufügen. Diese Ansicht bleibt während dieser Teamleader Focus Session bestehen, sodass Sie nicht dieselben Kollegen immer und immer wieder auswählen müssen. Sobald Sie aber ausloggen und sich erneut einloggen, dann sehen Sie wieder die Standardansicht.


Und zuletzt raten wir Ihnen, sicherzustellen, dass all Kollegen deren private Kalender mit Teamleader Focus verbinden, sodass Sie eine gute Übersicht über deren Verfügbarkeit haben. Und zudem sehen die Kollegen die Kalendereinträge von Teamleader Focus auch in ihren privaten Terminkalendern.


HR

Auch die Urlaubsplanung fällt in Ihren Aufgabenbereich? Wir sind für Sie da! Klicken Sie auf diese Links, um herauszufinden, wie Sie in Teamleader Focus Urlaub einstellen, beantragen und genehmigen können (Funktion ist in unserem Boost-Paket verfügbar).


Wenn ein Kollege krank wird, dann können Sie dies festhalten, indem Sie einen Urlaubstypen dafür erstellen, beispielsweise „Krankheit“. Dieser Urlaubstyp sollte aber natürlich nicht limitiert sein, da es doch schwierig ist, die Anzahl an Krankheitstagen festzulegen. Sollte die Firma geschlossen sein und niemand ist anwesend, dann können Sie einen solchen Tag auch als freien Tag bzw. Betriebsurlaub kennzeichnen.


Um eine Übersicht über alle freien Tag der Kollegen zu erhalten, gehen Sie zu Einstellungen > HR und klicken dann auf die drei Punkte neben „Freie Tage“.


Sind Sie auch dafür zuständig, um Ihre Kollegen Teamleader Focus näherzubringen? Dann kann Ihnen unsere "Getting Started: HR" Kategorie Ihnen alle notwendigen Informationen rund um das Hinzufügen von Kollegen geben und auch darüber wie Sie ihm/ihr die nötigen Rechte geben. 


Zeiterfassung

Da Sie ein sehr breitgefächertes Aufgabengebiet zu haben scheinen, kann es auch sein, dass die Zeiterfassung auch darunter fällt. In diesem Artikel finden Sie alle Möglichkeiten, wie man in Teamleader Focus Zeit erfassen kann. Sollten Sie für Ihre Kollegen Zeit erfassen müssen, dann lesen Sie bitte diese Hinweise. Schauen Sie sich auch die wöchentliche Zeiterfassungsfunktion an. 


Sollten Sie tiefergehende Einsichten in die Zeiterfassung benötigen, dann bietet Ihnen dieser Artikel interessante Reporting Möglichkeiten.


Rechnungsstellung

Das letzte Modul, das wir gerne behandeln, möchten ist das Rechnungsmodul. Diese Artikel helfen Ihnen durch dieses Modul, und zwar Schritt für Schritt. Sollten Sie gerade keine Lust auflesen haben, dann können Ihnen auch diese Videotutorials weiterhelfen.


Wenn Sie damit loslegen Rechnungen zu erstellen, dann ist es wichtig, dass Sie erst entscheiden, ob Sie die Rechnung direkt buchen möchten oder ob es zunächst ein Entwurf werden soll. Sobald die Rechnung gebucht wurde, erhält diese eine Nummer und ein Datum und wir gehen davon aus, dass diese Rechnung definitiv ist. Wenn Sie aber einen Entwurf erstellen, dann können Sie diesen noch stets überprüfen und abändern, um diese dann zu buchen. Sie können natürlich auch bereits gebuchte Rechnungen bearbeiten, aber die Möglichkeiten sind hierbei limitiert, da beispielsweise nur die letzte Rechnung gelöscht werden kann.


Wenn Sie Zeiterfassungen in Rechnung stellen müssen, dann kann Ihnen dieser Artikel sicher weiterhelfen. Verschicken Sie auch wiederkehrende Rechnungen? Achten Sie darauf, dass Sie sicher mit unseren Abonnements arbeiten und lassen Sie Teamleader Focus so ganz einfach die Rechnungen automatisch verschicken. Jetzt noch die Verbindung mit einem Buchhaltungsprogramm und automatischen Rechnungserinnerungen und Sie haben ganz schön viel Zeit gespart.


Auch auf dem Rechnungsniveau lassen sich Segmente erstellen, die Ihnen bestimmte Übersichten ermöglichen. Beispielsweise können Sie ein Segment mit der Regel "Bezahlt ist gleich Nein" und "Datum ist letzter Monat" erstellen, um alle unbezahlten Rechnung des letzten Monats zu sehen. Wenn Sie dann auf „Export“ in der rechten oberen Ecke klicken, dann können Sie die Rechnungen sogar in ein PDF oder Exceldatei exportieren. Als Boost-Benutzer können Sie die Finanzprognose auch verwenden, um Einblicke in Ihr eingehendes Geld zu erhalten. Lesen Sie hier alles darüber.


Ein letzter Tipp: Klicken Sie auf der Seite einer Firma auf die drei Punkte neben „Firmeninformationen“ und wählen dort "Rechnungspräferenzen", um die Rechnungseinstellungen für einzelne Firmen anzupassen. Hier können Sie beispielsweise eine bestimmte Rechnungsmailadresse eintragen, die Zahlungstermine und die Währung abändern, automatische Zahlungserinnerungen ausschalten und eine Rate zur Preisberechnung festlegen.


Was ist Ihr bester Tipp, um mit Teamleader Focus zu arbeiten? Lassen Sie uns unser Supportteam wissen.