Dieser Artikel trifft nicht auf Sie zu, wenn Sie eines unserer Zweiseitige-Synchronisierungen für die Buchhaltung verwenden, sondern nur, wenn Sie eine Einseitige-Verbindung zwischen Teamleader Focus und Ihrem Buchhaltungsprogramm verwenden. In diesem Artikel finden Sie eine Übersicht aller verfügbaren Buchhaltungsprogramme für Ihr Land. 


In diesem Artikel erfahren Sie alles über:

  1. Die Vorbereitung Ihres Teamleader Focus-Accounts
  2. Das Exportieren von Rechnungen
  3. Das Hochladen von Rechnungen in Ihr Buchhaltungsprogramm

Die Vorbereitung Ihres Teamleader Focus-Accounts

Dies ist ein doppelter Schritt: Externe IDs verwalten und Hauptkonten einrichten.


Externe IDs verwalten

Sobald Sie anfangen, mit Teamleader Focus zu arbeiten, sollten Sie Ihre Kunden von Teamleader Focus aus verwalten und sie Ihrem Buchführungspaket hinzufügen. Deshalb sollten Sie in Ihr Buchführungspaket keine neuen Kunden eingeben. Teamleader Focus vergleicht Ihre Kunden anhand ihrer Buchhaltungs-Kunden-ID. Deshalb empfehlen wir, dass Sie Ihre Kundendaten von Ihrem Buchführungsprogramm in Teamleader Focus importieren.

  1. Exportieren Sie eine Liste aus Ihrem Buchhaltungsprogramm, einschließlich der Buchhaltungsnummer.
  2. Sehen Sie sich diesen Artikel zum Importieren von Kontakten und Firmen an und importieren Sie Ihre Datei. Achten Sie hier darauf, dass Sie das Feld „Externe ID“ abgleichen. Dieses Feld ist nur für Administratoren sichtbar. Wenn Sie es nicht sehen, gehen Sie zu Rechnungen > Exportieren > Buchhaltungsexport > Externe IDS verwalten > aktivieren Sie den Schieberegler neben "Manuell bearbeitbar".

  3. Möglicherweise haben Sie Ihre Firmen schon importiert und gibt es in Ihrer Datenbank jetzt doppelte Einträge (weil die Firmennamen nicht exakt dieselben waren).

  4. Sie können die doppelten Einträge entfernen, indem Sie den Import rückgängig machen (nur neue Firmen werden gelöscht; die Firmen, deren Kundennummer schon vorhanden war, werden nicht gelöscht).

  5. Danach können Sie die anderen Firmen manuell durchgehen und die Kundennummer eingeben. Um sofort zu sehen, welcher Kunde eine ID hat und welcher keine hat, gehen Sie in Ihr CRM > Firmen > Drop-down-Menü neben dem Vergrößerungsglas > Neues Segment erstellen. In diesem Segment wählen Sie die Regeln: „Buchhaltungs-Kunden-ID“ ist nicht eingetragen. So sehen Sie alle Firmen ohne ID. Wenn es sich dabei um Firmen/Kontakte handelt, die sich schon im Buchführungspaket befinden, müssen Sie die Kundennummer pro Kunde manuell eingeben, indem Sie die Kundennummer in der Datei Ihres Buchhalters suchen.

  6. Sobald alle externe IDs aus Ihrem Buchführungspaket importiert wurden, können Sie einstellen, dass die neuen externen IDs automatisch mit dem Export erstellt werden sollen. Mehr dazu in Schritt 2.

  7. Ab jetzt wird Teamleader Focus, beginnend mit einer von Ihnen festgelegten Startnummer, sequenziell die externen IDs erstellen. Aus Sicherheitsgründen ist dieser Wert standardmäßig, 100000. Konsultieren Sie erst Ihren Buchhalter, ehe Sie diesen Wert verringern, denn sonst riskieren Sie, dass bestehende Kunden aus Ihrem Buchführungspaket überschrieben werden!

Anmerkungen:

  • Wenn Sie noch keine Kunden in Ihrem Buchführungspaket haben, wählen Sie die Option „Automatisch generieren“, wenn Sie Ihre Rechnungen exportieren. Mehr dazu in Schritt 2.

  • Wenn Sie nur eine kleine Anzahl Kunden in Ihrem Buchführungspaket haben (< 30), die in Teamleader Focus eingegeben werden müssen, können Sie, anstatt zu importieren, die entsprechenden Kunden einfach abrufen und bearbeiten, und das Feld „externe ID“ ausfüllen.

Hauptkonten einrichten

Es ist notwendig, dass jede Rechnungsposition dem richtigen Hauptkonto zugewiesen wird.

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Rechnungen > Hauptkonten
  2. Erstellen Sie alle Hauptkonten, die Sie benutzen. Beachten Sie, dass Sie, wenn Sie Geschäftsrabatte verwenden, auch für Rabatte ein Konto angeben müssen.
  3. Nach der Erstellung Ihrer Konten können Sie „automatisch Konten mit bestimmten USt-Sätzen vorschlagen“ wählen. Hier können Sie einstellen, dass für Ihre Rechnungszeile automatisch ein bestimmtes Konto gewählt wird, wenn ein USt-Satz gewählt wird.
  4. Sie können die Konten auch schnell anhand der USt-Sätze für alle Ihre bestehenden Rechnungen in Teamleader Focus einstellen, sodass Sie sie nicht manuell durchgehen müssen.

Die Rechnungen exportieren

  1. Gehen Sie zu Rechnungen und klicken Sie auf Export in der rechten Ecke.

  2. Wählen Sie Rechnungen > Exportieren > Buchhaltungsexport 

  3. Im folgenden Bildschirm können Sie die Periode, für die Sie Ihre Rechnungen exportieren wollen, festlegen und auch Ihr eigenes Buchhaltungsprogramm wählen.

  4. Bevor Sie fortfahren, können Sie die Verwaltung Ihrer externen IDs wählen. Siehe oben für weitere Informationen.

  5. Danach werden die Kostenkalkulationen durchgeführt. Da dies Buchhaltungsprogramme sind, mit denen wir keine Zweiseitige-Synchronisierung haben, fällt pro Rechnung eine Gebühr von 0,12 € an. Dieser Betrag wird über Ihre Teamleader Focus-Brieftasche verrechnet. Eine Rechnung wird nur einmal angerechnet. Somit können Sie, wenn der Export einmal nicht ganz gelingen sollte, dieselbe Rechnung danach kostenlos exportieren.

  6. Wenn Sie den Import fortsetzen, kommen Sie zu einem Bildschirm, wo eine Anzahl Parameter noch einzutragen sind. Viele dieser Parameter sind von Paket zu Paket unterschiedlich, aber folgende sind (fast) immer vorhanden:

    • USt: Insgesamt/In Zeilen. Teamleader Focus berechnet die USt immer pro Zeile, daher müssen Sie hier immer „In Zeilen“ wählen.
    • Kunden: Wählen Sie auch Kunden exportieren. So werden auch Kunden exportiert.
    • Rechnungsjournal: dies ist der Code des Journals, in dem Ihre Rechnungen gepostet werden.
    • Gutschriftsjournal: das Journal, in dem Gutschriften gebucht werden. Dieses kann mit dem Rechnungsjournal identisch sein

    Sonstige Parameter hängen vom Buchführungspaket ab, das Sie verwenden. Wenn es Parameter gibt, die Sie nicht verstehen, kontaktieren Sie bitte unseren Support.

  7. Sobald Sie die richtigen Parameter eingegeben haben, erscheint ein Bildschirm mit Ihren Kunden und Rechnungen. Wenn es keine Fehler gibt, können Sie auf „Weiter“ drücken und die Datei wird heruntergeladen.

Rechnungen in Ihr Buchhaltungsprogramm hochladen

Die gerade von Ihnen heruntergeladene Datei kann für einen Import an Ihren Buchhalter geschickt werden. Dieser Schritt hängt von Ihrem Buchhaltungsprogramm ab.