Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail verschicken, dann wird automatisch eine E-Mail-Adresse vorgeschlagen. Hier können Sie mehr über das System erfahren, an wen die Rechnungen dann im Endeffekt geschickt werden.
Kunde ist ein Kontakt
Wenn Sie eine Rechnung für einen Kontakt erstellen, dann ist das System einfach. Die E-Mail-Adresse dieses Kontakts wird automatisch vorgeschlagen.
Falls es keine E-Mail-Adresse für diesen Kontakt gibt, können Sie manuell eine einpflegen.
Hinweis für automatische Erinnerungen:
Wenn es keine E-Mail-Adresse gibt und Sie möchten automatische Erinnerungen verschicken, wird die automatische Erinnerung nicht verschickt. Nur wenn die Rechnung manuell verschickt wurde vorher, wird dieselbe E-Mail-Adresse für die Erinnerung benutzt.
Kunde ist eine Firma
Wenn es aber um eine Rechnung an eine Firma geht, dann kann es manchmal schwieriger werden, da Teamleader Focus verschiedene Instanzen durchläuft, um die richtige E-Mail-Adresse zu finden.
- Rechnungspräferenzen
E-Mail-Adresse einer Kontaktperson
E-Mail-Adresse der Firma
E-Mail manuell senden
1. Rechnungspräferenzen
Bei jeder Firma können Sie Rechnungspräferenzen einstellen.
- Dazu gehen Sie zu einer Firma und klicken auf die drei Punkte ganz oben und entscheiden sich für “Rechnungspräferenzen”.
- Sie kommen dann zu folgendem Fenster wo Sie die Option haben das Feld “Rechnungen senden an” zu bearbeiten.
- Sie können sich entweder für “automatisch" entscheiden, wodurch Teamleader Focus eine Instanz weiter sucht.
- Oder für “Andere” und geben eine E-Mail-Adresse ein. Beachten Sie, dass Sie auch mehrere E-Mail-Adressen eingeben können, wenn der Kunde möchte, dass die Rechnung an mehrere Adressen gesendet wird. Geben Sie eine Eingabetaste ein oder verwenden Sie ein Komma (,) oder Semikolon (;), um die E-Mail-Adressen zu trennen.
Dies ist die erste Instanz, die Teamleader Focus durchläuft. Die dort eingetragene(n) Adresse(n) werden automatisch vorgeschlagen und für automatische Erinnerungen verwendet. Falls Sie „Automatisch“ wählen, überprüft Teamleader Focus die nächste Stufe.
2. E-Mail-Adresse einer Kontaktperson
Wenn die Rechnung automatisch gesendet wird:
Falls Sie beim Erstellen der Rechnung eine Kontaktperson angegeben haben, dann wird die Rechnung automatisch an die E-Mail-Adresse derer und die E-Mail-Adresse der Firma geschickt.
Wenn die Rechnung manuell gesendet wird:
Falls Sie beim Erstellen Ihrer Rechnung einen Ansprechpartner (FAO) ausgewählt haben: Beim Versenden der Rechnung können Sie zwischen den E-Mail-Adressen aller zugehörigen Ansprechpartner der Firma (alphabetisch geordnet) oder der E-Mail-Adresse der Firma selbst wählen.
Falls Sie dort keine Kontaktperson eingetragen haben, dann geht Teamleader Focus eine Instanz weiter.
3. E-Mail-Adresse der Firma
Wenn kein Ansprechpartner eingetragen und keine speziellen Rechnungspräferenzen definiert sind, wird die Rechnung automatisch gesendet an:
- Die Firma
- Alle Entscheidungsträger (dies geschieht nur beim automatischen Versenden von Rechnungen, z. B. Abonnements, nicht beim manuellen Versenden von Rechnungen)
4. E-Mail manuell senden
Wenn für die Firma keine E-Mail-Adresse verfügbar ist und kein Entscheidungsträger mit einer definierten E-Mail-Adresse existiert, kann die automatische Erinnerung nicht gesendet werden, es sei denn, Sie haben die Rechnung zuvor manuell gesendet. Dieselbe E-Mail-Adresse wird für die automatische Erinnerung verwendet.
Eine Kopie erhalten
- Und unter Einstellungen > Rechnungen > "Präferenzen" > "Eine Kopie aller Rechnungs-, Gutschrifts- und Erinnerungs-E-Mails an mich selbst senden"> ja, haben Sie auch die Möglichkeit sich selbst immer in BCC zu setzen, sodass Sie immer eine Kopie der Rechnung empfangen.
- Sie können auch eine spezifische BCC-Adresse für alle Rechnungen und Gutschriften festlegen. Hier können Sie eine E-Mail-Adresse definieren, die nicht unbedingt mit einem Ihrer Teamleader Focus-Benutzer verknüpft ist (z. B. die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters). Beachten Sie, dass nur die eigentlichen Rechnungen und Gutschriften (keine Mahnungen) an diese Adresse gesendet werden.
- Natürlich können Sie auch immer, wenn Sie eine Rechnung schicken, E-Mail-Adressen in cc oder BCC hinzufügen.
