Wenn Sie oft mit größeren Dateien arbeiten und Sie wollen sie nicht nur in Teamleader Focus aufbewahren, sondern auch in Ihrem Dropbox-Konto vorfinden, dann erfüllt unsere Dropbox-Integration definitiv Ihre Wünsche! Jetzt ausprobieren! 


Die Dropbox-Integration ermöglicht es, Dateien zwischen Teamleader Focus und Dropbox in beide Richtungen zu synchronisieren. Die Integration ist verfügbar in den Modulen Kontakte, Firmen, Projekte, Besprechungen und Produkte.

Hinweis: Es ist nicht möglich, Teamleader Focus mit Dropbox Professional zu verknüpfen.

In diesem Artikel erklären wir, wie der Link zu Dateien im Firmenmodul funktioniert, aber dieselbe Vorgehensweise gilt auch für alle anderen.

Dropbox verknüpfen

Dies sind die verschiedenen Schritte:

  1. Gehen Sie in Teamleader Focus zu Ihrem Profilbild in der oberen rechten Ecke, navigieren Sie zu Integrationen/Marktplatz.
  2. Suchen Sie mittels der Suchleiste nach Dropbox. Wenn Sie auf das Logo klicken, wird Teamleader Focus Sie bitten, sich mit Ihrem eigenen Passwort anzumelden. Sie sind noch kein Dropbox-Nutzer? Sie können kostenlos ein Konto einrichten unter www.dropbox.com!
  3. Sobald Sie sich angemeldet haben, bittet Dropbox darum, einen Teamleader Focus-Ordner anlegen zu dürfen. Dieser Ordner hat keinerlei Einfluss auf irgendwelche anderen Ordner oder Dateien, die Sie schon in Ihrer Dropbox haben.
  4. Nachdem Sie Teamleader Focus-Zugang zu Ihrer Dropbox gewährt haben, werden Sie feststellen, dass ein neuer Ordner namens 'Apps‘ erstellt wurde. In diesem Ordner finden Sie auch den Unterordner ‚Teamleader  Focus CRM‘. Sie haben jetzt erfolgreich Teamleader Focus mit Ihrem Dropbox-Konto verknüpft!

Die Integration funktioniert auf Benutzerebene. Das bedeutet, dass jeder Teamleader Focus-Benutzer einen Link zum eigenen Dropbox-Konto hat. Es ist aus zwei Gründen nicht möglich, um eine Dropbox-Integration für ein Team zu verwenden:

  • Wenn ein Benutzer sein Dropbox-Konto mit Teamleader Focus verknüpft, kann dieser Dropbox-Ordner nicht freigegeben werden
  • Sie müssen dasselbe geteilte Login mit einem geteilten Kennwort verwenden, was nicht zu empfehlen ist

Wenn Sie eine Fehlermeldung bekommen, während Sie versuchen, sich mit Ihrem Dropbox-Konto zu verbinden, versuchen Sie erst einmal sich wieder aus Dropbox abzumelden, um sich dann wieder anzumelden.


Dateien von Teamleader Focus an Dropbox schicken

In Teamleader Focus sehen Sie auf jeder Detailseite unten rechts das Widget "Dateien". Hier finden Sie alle Dateien zu einer Firma, einem Kontakt, Projekt usw. Es ist auch möglich, neue Dateien in verschiedene Unterordner zu unterteilen.


Im Zusammenhang mit Dropbox sehen Sie eine Schaltfläche "Mit Dropbox synchronisieren". Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden alle Ordner und Dateien mit Ihrem Dropbox-Konto synchronisiert, und zwar im Dropbox-Ordner "Apps" > "Teamleader CRM". Hier wird ein Ordner für Ihren Kunden erstellt, in dem Sie die Dateien finden können. Beachten Sie, dass die Synchronisierung bis zu einer Stunde dauern kann.


Wenn Sie auf einer Firmen- oder Kontaktseite keine Dateien haben, aber trotzdem auf die Dropbox-Schaltfläche klicken, wird in Dropbox ein leerer Ordner mit dem Kundennamen erstellt. Neben jedem Kundennamen steht immer eine Nummer. Dies ist die eindeutige ID des Kunden.


Es ist auch möglich, mehrere Dateien gleichzeitig zu synchronisieren. Dazu erstellen Sie ein Segment > wählen es aus > Aktionen > Mit Dropbox synchronisieren.


Dateien von Dropbox an Teamleader Focus schicken

Die Integration funktioniert auch in die umgekehrte Richtung. Nach der Synchronisierung einer Firma mit Dropbox können Sie Dateien in Dropbox hochladen und diese erscheinen dann auch in der Firmenseite in Teamleader Focus. Beachten Sie, dass die Synchronisierung bis zu einer Stunde dauern kann. 


Projekte

Um Dateien mit Projekten synchronisieren zu können, benötigt der Benutzer, der die Dropbox-Integration verwendet, folgende Rechte:

Andernfalls schlägt die Synchronisierung von Dropbox zu Teamleader Focus fehl, selbst wenn der Benutzer weiterhin Dateien von Teamleader Focus zu Dropbox synchronisieren kann.


Dateiverhalten und Größenbeschränkung

  • Synchronisierte Dateien verhalten sich in Dropbox und in Teamleader Focus gleichermaßen, d. h., dass eine in Dropbox aktualisierte Datei auch in Teamleader Focus aktualisiert wird und umgekehrt.
  • Den Namen einer Datei oder eines Ordners in Dropbox bearbeiten, wird der Name der Datei/des Ordners in Teamleader Focus nicht geändert. Es wird nur eine neue Datei/ein neuer Ordner in Teamleader Focus erstellt. Die alte Datei/Ordner mit dem alten Namen wird nicht gelöscht.
  • Das Löschen einer Datei ist hier allerdings eine Ausnahme: wenn Sie eine Datei in Teamleader Focus löschen, verschwindet sie aus Dropbox, aber nicht umgekehrt. Wenn Sie in Ihrer Dropbox eine Datei löschen, beleibt sie in Teamleader Focus verfügbar.
  • Wenn Sie die Integration entfernen sollten, bleiben die Dateien sowohl in Dropbox wie auch in Teamleader Focus.
  • Die Integration unterstützt jegliche Art von Dateinamenserweiterung, sodass Sie jegliche Art Datei bis zu einer maximalen Größe von jeweils 50 MB hochladen können.