Wenn Sie mit Teamleader Focus beginnen, dann kann es praktisch sein, Zeiterfassung von Ihrem alten System in Teamleader Focus zu importieren, um so alle Daten in einem Tool zu haben. Mit Teamleader Focus ist das glücklicherweise absolut kein Problem!

Sie sollten jedoch darauf achten, dass Ihr Dokument (CSV oder Excel Format) bestimmte Informationen in einer strukturierten Art und Weise enthalten muss. Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie ein solches Dokument aussehen sollte.

Wenn Ihr Dokument dann die richtige Struktur hat, dann schicken Sie es gemeinsam mit Ihrer schriftlichen Zustimmung an unseren Support, sodass das Team Ihre Daten dann letztendlich importieren kann.

Wichtige Hinweise:

• Wenn Sie Zeiterfassungen importieren, dann können dadurch zwar neue Zeiterfassungen hinzugefügt, bereits bestehende erfasste Zeit aber nicht angepasst werden. Davon abgesehen, funktioniert ein Zeiterfassungsimport auf dieselbe Weise wie ein Import von Kontakten oder Firmen: Die Spalten in Ihrem Dokument müssen den passenden Feldern zugeordnet werden. Auch die Option den Import ungeschehen zu machen ist für etwa zwei Wochen verfügbar.
• Sie können lediglich allgemein erfasste Zeit importieren, keine Zeit, die mit Aufgaben, Anrufen, etc. verbunden ist.

Import Dokument

Erforderliche Spalten

• Startdatum: Startdatum der erfassten Zeit (empfohlenes Datumsformat yyyy-mm-dd hh:mm)
• Enddatum: Ende der erfassten Zeit, das Datum muss dasselbe als das Startdatum sein (empfohlenes Datumsformat yyyy-mm-dd hh:mm)
• Beschreibung: Beschreibung von der ausgeführten Arbeit
• Spalte, um die erfasste Zeit mit einem Kunden/mit einem Projekt zu verbinden:
  • Name des Kunden: Dies kann der Name eines Kontakts oder einer Firma sein. Im Falle einer Firma muss der Name genau übereinstimmen mit dem Namen in Teamleader Focus. Im Falle eines Kontakts muss der Name genau übereinstimmen mit dem ganzen Namen in Teamleader Focus, auf diese Weise: Vorname & Nachname (mit einem Zwischenraum). Sollte der Kunde im CRM noch unbekannt sein, dann wird eine neue Firma hinzugefügt, Sie werden darüber aber während des Imports informiert. In demselben Excel-Dokument können Sie Zeiterfassung für Kontake und Firmen hinzufügen. 
  • ID, um Zeiterfassung einem Kontakt/einer Firma zuzuordnen: Wenn Sie die Kunden nicht mit den Namen zuordnen möchten, können sie eine einzigartige ID verwenden. Dies könnte ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ 'Einzeiliger Text' oder 'Nummer' sein.
  • ID, um Zeiterfassung einem Projekt zuzuordnen: Die von Teamleader Focus automatisch generierte Projektnummer, oder ein benutzerdefiniertes Feld auf Projektebene.
  • Wenn Sie die Zeiterfassung einem Projekt zuordnen, 
    • Dann ist es ratsam, eine Spalte mit dem Namen der Phase hinzuzufügen, da die Zeiterfassung andernfalls automatisch der ersten Phase zugeordnet wird.
    • Dann werden die Verbindungen mit Kontakten/Firmen ignoriert, der Kunde ist dann automatisch der Kunde des Projekts.

Hinweis: Viele Dokumente enthalten lediglich ein Datum und die Dauer der erfassten Zeit. Um Zeiterfassung in Teamleader Focus importieren zu können, benötigen Sie aber den Start- und Endpunkt (Erinnerung: Der Endpunkt der Zeiterfassung muss im selben Datum sein wie der Startpunkt). Dieses Problem kann dadurch gelöst werden, indem Sie die Spalte mit dem Startdatum in eine andere Spalte kopieren und diese in das Format yyyy-mm-dd hh:mm setzen. Sie fügen dann eine weitere Spalte für das Enddatum hinzu und berechnen dieses anhand der Dauer. Achten Sie darauf, dass Excel in einem 24 Stunden Schema rechnet.

Beispiel:

Optionale Spalten

• Nutzer: Name des aktiven Teamleader Focus Nutzers, der diese Zeit erfasst hat.
• Fakturierbar: 0/1; 0 bedeutet, dass die getrackte Zeit nicht fakturierbar ist, 1 bedeutet, dass sie fakturierbar ist.
• Arbeitstyp: Sie können einen Arbeitstyp für die erfasste Zeit auswählen, jedoch muss dieser Typ im Vorhinein unter Einstellungen > Kalender erstellt worden sein. Wenn Sie für Ihre Zeiterfassung keinen Arbeitstyp ausgewählt haben, wird der Standardarbeitstyp verwendet.