Ein Start mit Teamleader Focus muss nicht unbedingt bedeuten, dass Sie allgemein von null an beginnen. Es ist daher möglich, dass Sie bereits eine Liste von Deals haben, die Sie gerne in Teamleader Focus importieren möchten. Ob ein Deal nun bereits gewonnen ist oder noch nicht, ein Import ist kein Problem.


Sie sollten jedoch darauf achten, dass Ihr Dokument (CSV oder Excel Format) bestimmte Informationen in einer strukturierten Art und Weise enthalten muss. Im folgenden Artikel wird beschrieben, wie ein solches Dokument aussehen sollte.


Wenn Ihr Dokument dann die richtige Struktur hat, dann schicken Sie es gemeinsam mit Ihrer schriftlichen Zustimmung an unseren Support, sodass das Team Ihre Daten dann letztendlich importieren kann.


Hinweise:

  • Wenn Sie Deals importieren, dann können dadurch zwar neue Deals hinzugefügt, bereits bestehende Deals aber nicht angepasst werden. Davon abgesehen funktioniert ein Deal Import auf dieselbe Weise wie ein Import von Kontakten oder Firmen: Die Spalten in Ihrem Dokument müssen den passenden Feldern zugeordnet werden. Auch die Option den Import ungeschehen zu machen ist für etwa zwei Wochen verfügbar.
  • Wenn Sie mehr als eine Firmeneinheit haben: müssen Sie für jede Firmeneinheit eine separate Excel-Datei anlegen. Ansonsten werden Ihre Deals alle auf Ihrer Standard-Firmeneinheit importiert. Vergessen Sie nicht, die Felder für das verbundene Angebot zu verknüpfen (vgl. b) Felder für das verbundene Angebot unten).
  • Es ist nicht möglich, 'separate' Angebote zu importieren, da Angebote im Hintergrund immer mit einem Deal verknüpft sind. Sie müssen immer auch die „Felder des Deals selbst“ angeben (siehe unten).


Import Dokument

a) Felder des Deals selbst


Im CSV/Excel Dokument sollte jeder Deal in einer extra Zeile stehen. Am Ende dieses Artikels findet sich ein Beispieldokument.


Erforderliche Spalten:

  • Kunde: Name des Kontakts oder der Firma in Ihrem CRM.
    • Falls der Kunde noch nicht angelegt ist, dann wird eine neue Firma erstellt.
    • Falls der Kunde bereits angelegt ist: Stellen Sie sicher, dass der Vor- und Nachname in der richtigen Reihenfolge sind und dass der Name des Kontakts / der Firma genau mit dem Namen in Teamleader Focus übereinstimmt.
    • Falls Sie verschiedene Deals für denselben Kunden in Ihrer Excel-Datei haben, dann müssen Sie darauf achten, dass diese nicht gerade untereinander in der Datei stehen. Sonst wird Teamleader Focus diese Deals für diesen Kunden zusammenfügen. Wenn Sie den anderen Deal in Ihrer Excel-Datei nach ganz unten verschieben, dann wird Teamleader Focus diese Daten als separate Deals erkennen.
  • Titel: Titel des Deals
  • Pipeline-Name: Wenn Sie mehrere Deal-Pipelines haben, ist die Spalte "Pipeline-Name" erforderlich, wenn Sie in Ihrer Datei auch Deal-Phasen hinzufügen. Wenn Sie nur eine Pipeline haben, brauchen Sie diese Spalte nicht in Ihre Datei einzufügen, da Ihre Deals in der Standard-Pipeline importiert werden.

Optionale Spalten:

  • Verantwortlicher: Jedem Deal muss ein/e Verantwortliche/r zugeordnet werden, der/die ein aktiver Teamleader Focus Nutzer sein muss. Falls diese Spalte fehlt oder ein leeres Feld enthält, dann fragt Teamleader Focus während dem Import, welcher Nutzer standardmäßig eingetragen werden soll, falls ein Wert fehlt. Der Nutzer, der den Import ausführt, ist hierbei automatisch ausgewählt, dies kann jedoch ganz einfach verändert werden. Die einzige Voraussetzung hierbei ist, dass der Kollege ein aktiver Nutzer von Teamleader Focus ist.
  • Kontakt: Dies ist die Kontaktperson einer Firma. Dieses Feld darf nur ausgefüllt sein, wenn der Deal mit einer Firma verbunden ist.
  • Phase: Dies ist der Name der Dealphase, wie er unter Einstellungen > Deals und Angebote > Pipelines > Dealphasen definiert ist. Wenn Sie mehrere Deal-Pipelines haben, stellen Sie sicher, dass Sie die genauen Phasennamen für diese spezifische Pipeline definieren. Wenn Sie weder eine Pipeline noch Dealphasen angegeben haben, wird der Deal der Phase "Neu" der Standard-Pipeline zugewiesen.
  • Datum (in aktueller Phase): Hierbei können Sie das Datum angeben, an welchem Ihr Deal in der aktuellen Phase gelandet ist, beispielsweise das Datum, an dem das Angebot verschickt wurde (empfohlenes Format: yyyy-mm-dd).
    Hinweis: Es gibt einen großen Unterschied zwischen dem Export und Import von Deals. Beim Exportieren können 3 verschiedene Daten erhalten werden: Datum akzeptiert , Datum abgelehnt und Datum hinzugefügt. Beim Importieren einer Firma ist es nur möglich, ein Datum zu importieren. Dies ist das Datum der Firma in der aktuellen Phase. 
  • Quelle: Dies ist die Dealquelle. Wenn die Quelle unbekannt ist, dann lassen Sie dieses Feld leer, anstatt "unbekannt" einzutragen.
  • Wahrscheinlichkeit (%): In diesem Feld können Sie die Wahrscheinlichkeit, mit welcher der Deal akzeptiert wird, eintragen. Sie müssen hier eine Zahl zwischen 0 und 100 eintragen.
  • Grund verweigert: Kurzer Grund, warum der Deal geplatzt ist. Diese kurze Version wird in den Statistiken verwendet.
  • Grund verweigert (lang): Eine längere Erklärung, warum der Deal nicht zustande gekommen ist.
  • Betrag exkl. USt.: Falls mit dem Deal kein Angebot importiert wird, dann können Sie hier einen allgemeinen Wert (Wert des Angebots) eintragen. Diese Werte müssen alle in derselben Währung angegeben werden, der Grundwährung Ihres Teamleader Focus Kontos.
  • ID: Eine ID, um den Deal einer Firma zuzuordnen (dies muss ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ einzeiliger Text oder Nummer sein)
  • Benutzerdefinierte Felder: Auch benutzerdefinierte Felder auf Dealniveau können durch einen Import ausgefüllt werden. Hierbei raten wir Ihnen an, die benutzerdefinierten Felder vor dem Import unter Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder anzulegen.
  • Erwartetes Abschlussdatum: Dies ist das Datum, an dem erwartet wird, dass ein Deal angenommen / gewonnen wird (empfohlenes Format: yyyy-mm-dd).
  • Bemerkungen: Ein längerer Text, in dem Sie Hintergrundinformationen zum Deal definieren.


b) Felder für das verbundene Angebot


Im CSV/Excel Dokument sollte pro Position auf dem Angebot eine neue Zeile hinzugefügt werden. Die Informationen von oben sollten dann für jede Zeile erneut eingetragen werden. Ein Beispiel dafür findet sich am Ende des Artikels.


Die Produkte des Angebots werden geladen, aber Sie müssen noch den gewünschten Begleittext, das Layout usw. hinzufügen.


Erforderliche Spalten:

  • Name des Items: Name des Produktes, der Position auf dem Angebot
  • Betrag exkl. USt.: Dies ist der Stückpreis exkl. USt. Dies muss auch immer in der gleichen Währung, der Grundwährung des Accounts angegeben werden.
  • Item USt.-Satz: Dies ist der USt.-Satz des Produkts, z.B. 7, 21
  • Anzahl der Produkte: Hier tragen Sie die Anzahl der Produkte ein.


Optionale Spalten:

  • Betrag inkl. USt.: Dieser Wert, der die Summe aller Positionen auf Ihrer Rechnung darstellt, kann zur Kontrolle genutzt werden. Auch dies muss in der Währung angegeben werden, in der auch Ihr Konto steht.
  • Untertitel des Items: Hier können Sie auch einen Untertitel angeben, der dann über Ihren Produkten gezeigt wird.
  • Item Konto: Sie können für jede Position ein Konto definieren, z.B. 700000 (BE), 8000 (NL)… Die Hauptkonti sollten vorher unter Einstellungen > Rechnungen > Hauptkonto erstellt werden.