Sie haben eine Rechnung erstellt und diese auch bereits verschickt, Ihr Kunde hat aber noch nicht bezahlt? Dann ist es vielleicht Zeit, eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung zu schicken. Sie können dies entweder manuell tun oder sich für die Option einer automatischen Erinnerung entscheiden.
Manuelle Zahlungserinnerung/Mahnung
Zunächst einmal müssen Sie die Rechnung bereits an Ihren Kunden gesendet haben, bevor Sie eine Mahnung versenden können.
- Um eine Erinnerung manuell zu verschicken, gehen Sie zu der überfälligen Rechnung, wo Sie den Knopf „Mahnung“ sehen. Die Zahl in Klammern daneben gibt an, wie oft der Kunde an diese Rechnung bereits erinnert worden ist.
- Im folgenden Schritt klicken Sie dann auf den Knopf Mahnung und gelangen zu denselben Optionen, die Ihnen auch beim ersten Versenden Ihrer Rechnung angeboten werden: Sie müssen eine Versandart wählen.
Hinweis: Die Schaltfläche „Mahnung“ sehen Sie erst, wenn die Rechnung tatsächlich überfällig, also das Zahlungsziel überschritten ist. Andernfalls sehen Sie erneut die Schaltfläche „Senden“. - Falls Sie sich für "Per E-Mail und InvoiceCloud versenden" entscheiden, dann können Sie im Folgenden den begleitenden E-Mailtext selbst eintragen oder Sie wählen eine der unter Einstellungen > Rechnungen > "E-Mail-Vorlagen für Rechnungen" erstellten Vorlagen.
- Die Mahnung, die Sie versenden, ist die Originalrechnung, die oben mit dem Stempel „Mahnung“ versehen ist. Der Mahnstempel wird nur bei Überschreitung der Zahlungsfrist auf der Rechnung angebracht.
- Wenn Ihre Rechnung ein Zahlungsziel von 14 Tagen hat und Sie nach 15 Tagen eine Rechnung erneut versenden, wird erst dann der Stempel „Mahnung“ angebracht.
- Wenn eine Rechnung ein Zahlungsziel von 0 Tagen hat, gilt eine Nachfrist von 12 Stunden, bevor der Mahnstempel angebracht wird. Das bedeutet, wenn Sie einen Fehler gemacht haben und die Rechnung erneut senden müssen, wird der Stempel nicht sofort angebracht, sodass Sie Zeit haben, es zu korrigieren.
- Falls Sie auch Inkassokosten hinzufügen möchten, können Sie diesen Artikel lesen, um herauszufinden, wie.
Hinweis:
Wenn Sie Ihrer Rechnungsübersicht die Spalte „Letzte Mahnung“ hinzufügen, sehen Sie, wie oft die Rechnung bisher versendet wurde:
- Noch nicht gesendet: Rechnung wurde noch nicht verschickt.
- Vor X Tagen (#1): Rechnung wurde vor X Tagen zum ersten Mal verschickt.
- Vor X Tagen (#2): Rechnung wurde vor X Tagen zum zweiten Mal verschickt - dies ist die erste Mahnung.
Automatische Erinnerung
(Wenn Sie einen unserer älteren Preispläne haben, ist diese Funktion in unserem GO-Paket nicht verfügbar)
Wenn Sie sich diese manuelle Arbeit ersparen möchten, dann können Sie auch automatische Erinnerungen einstellen.
Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier (EN):
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Rechnungen > Automatische Erinnerungen.
Im Folgenden haben Sie dann die Möglichkeit, verschiedene Parameter zu definieren.
- Sie können einstellen, wie viele Tage die Rechnung überfällig sein kann, bevor eine Mahnung herausgeschickt wird.
- Wahl zwischen E-Mail und Post als Versandart.
- Sie können sich dafür entscheiden, Ihrem Kunden Inkassokosten zu berechnen. Sie würden gerne herausfinden, wo Sie diese Kosten einstellen können? Dann genügt ein Klick hier.
- Standardvorlage: Dies ist eine unter Einstellungen > Rechnungen > E-Mail-Vorlagen für Rechnungen.
- Zusätzliche Sprache hinzufügen: Sie können auch eine Standardvorlage für eine andere Sprache definieren. Sie hätten gerne mehr Informationen darüber, wie Sie die Sprache Ihrer Rechnungen und Angebot anpassen können? Dann wird Ihnen dieser Artikel weiterhelfen können.