Die Synchronisation mit Twinfield ist eine beidseitige Integration, das bedeutet, dass genauso wie bei Exact Online, sowohl die Rechnungen als auch die Zahlungsinformationen in beide Richtungen synchronisiert werden. 

  • Durch die Verbindung mit Twinfield werden Rechnungen und Gutschriften von Teamleader Focus zu Twinfield exportiert, sodass dort die weiteren buchhalterischen Schritte erfolgen können. Daher werden zunächst die Kunden, auf die Rechnungen ausgestellt wurden, zu Twinfield exportiert. Wenn eine Rechnung Twinfield beglichen wird, dann erhält die Rechnung in Teamleader Focus den Status “Bezahlt”. 
  • Sie verwalten Ihre Sachkonten in Twinfield und diese Informationen werden bei jeder Synchronisation an Teamleader Focus übermittelt.


Aktivierung der Twinfield Integration

Hinweis: Um diese Integration nutzen zu können, benötigen Sie mindestens das “Bookkeeping Plus” (Level 4) Abonnement von Twinfield. Falls Sie nicht wissen, welche Version Sie haben, dann empfehlen wir Ihnen Ihren Buchhalter oder Twinfield selbst zu kontaktieren. 

Twinfield rät stark davon ab, ein Admin-Konto (Level 1) mit Teamleader Focus zu verbinden. Dies liegt daran, dass ein Level-1-Benutzer in Twinfield alles tun kann: Nicht nur Buchungen erstellen, sondern auch Benutzer und Verwaltungen anpassen (z. B. löschen). Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Verbindung zu einem Level-1-Benutzer hergestellt und die Software wird gehackt oder Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Informationen. Diese Person kann dann unerwünschte Dinge tun.


1. Um die Verbindung herzustellen, gehen Sie in Teamleader Focus zu Ihrem Profilbild in der oberen rechten Ecke > Integrationen/Marktplatz 

2. In unserem Marketplace suchen Sie nach "Twinfield"

3. Um die Verbindung zu legen, müssen Sie folgende Informationen eingeben:

  • Startdatum: Wählen Sie aus, von wann ab Rechnungen von Teamleader Focus mit Twinfield synchronisiert werden sollen. Normalerweise stimmt dieses Datum mit dem Beginn Ihres Geschäftsjahres überein.
  • Benutzername & Kennwort: Benutzername und Kennwort von Twinfield
  • Organisation: Dies ist ein extra Feld, wodurch Sie von Teamleader Focus identifiziert werden. Sie erhalten diese Information, wenn Sie ein Konto bei Twinfield erstellen.

4. Wenn Sie alles korrekt eingegeben haben, dann klicken Sie auf “Connect administration”, woraufhin sich Teamleader Focus mit Twinfield verbindet und Rückmeldung gibt ob diese Verbindung erfolgreich war.


Wenn alles erfolgreich verlaufen ist, dann haben Sie die Wahl, welche Administration Sie mit Teamleader Focus verbinden wollen.

Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, dass Sie die Firmen, die bereits in Ihrem Twinfiel-Konto stehen in Teamleader Focus importieren. Wir raten dies auch an, um Duplikate beim Export von Rechnungen nach Twinfield zu vermeiden.


5. Wenn Sie auf “Speichern” klicken, dann ist die Verbindung gelegt und alle Firmen werden in Teamleader Focus importiert.


Nun können Sie noch drei weitere Dinge einstellen:

  • Verbinden Sie Ihre MwSt Sätze mit Twinfield: Stellen Sie sicher, dass die MwSt Sätze in Teamleader Focus und Twinfield übereinstimmen, sodass diese einfach exportiert werden können.
  • Standardeinstellungen für Kontonummern: Hier können Sie all Ihre Konten in Teamleader Focus mit denen in Twinfield vergleichen. Falls Rechnungen bestehen, für welche noch kein Konto definiert wurde, dann kann dies automatisch definiert werden wenn Sie den Slider unten auf “Ja” setzen.
  • Automatische Synchronisierung: Wenn Sie dies einschalten, dann müssen Sie die Synchronisierung zwischen Twinfield und Teamleader Focus nicht manuell starten. Diese läuft dann jede Nacht und Sie können auswählen, ob Sie über neue Zahlungen auf dem Laufenden gehalten werden möchten.


Rechnungen exportieren

Nachdem Sie alles korrekt eingestellt haben, können Sie Rechnungen zu Twinfield exportieren. 

  1. Navigieren Sie zu der Übersicht Ihrer Rechnungen
  2. Klicken Sie auf das Synchronisierungssymbol in der oberen Leiste erscheinen (zwei Pfeile). 

Die Rechnungen werden im Hintergrund an Twinfield geschickt und Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn die Synchronisierung fertig ist. Diese Benachrichtigung enthält Informationen darüber wie viele Rechnungen exportiert wurden und wie viele Kunden in Twinfield erstellt wurden. Letzteres geschieht natürlich nur, wenn der Kunde in Twinfield noch nicht bekannt war.


Hinweis: Wenn die Synchronisierung bestimmter Rechnungen fehlschlägt, dann erhalten Sie auch eine Benachrichtigung darüber. Beispielsweise könnten in Teamleader Focus verschiedene Rechnungen und Gutschriften ohne definiertes Konto stehen. Darüber werden Sie dann informiert, sodass Sei dies sofort anpassen können.



Hinweis: Ein großer Unterschied zwischen Teamleader Focus und Twinfield findet sich beim Gebrauch von Journalen. Twinfield gebraucht standardmäßig lediglich ein Journal, um Rechnungen und Gutschriften zu speichern während Teamleader Focus Rechnungen und Gutschriften separat nummeriert. Das bedeutet, dass die Nummerierung in Twinfield nicht mehr mit der ersten Gutschrift in Teamleader Focus übereinstimmt.


Rechnungen in Twinfield

Wenn Ihr Export erfolgreich war, dann können Sie diese exportierten Rechnungen in Twinfield als Entwurfseinträge wiederfinden. Daher können Sie diese unter Buchführung > Entwürfe verwalten.


Alle Rechnungen werden als Entwurf gespeichert, da Sie einen finalen Eintrag in Twinfield nicht mehr bearbeiten können. Wenn Sie einen Entwurf in einen finalen Eintrag umwandeln möchten, dann müssen Sie die grüne Flagge auf der linken Seite auswählen.


Rechnungen begleichen

Wenn Sie Rechnungen in Teamleader Focus begleichen, mit anderen Worten, den Status der Rechnungen auf bezahlt setzen, dann erhält auch Teamleader Focus diese Information und die Rechnungen erhalten auch in Teamleader Focus den Status “bezahlt”.

  1. Um Rechnungen zu begleichen gehen Sie in Twinfield unter Buchführung > Rechnungen begleichen.
  2. Hier können Sie die Empfangskonten einstellen (Verkaufskonten). Um Ihre Verkaufsrechnungen auf bezahlt setzen zu können, müssen diese zunächst von einem Entwurf in einen finalen Eintrag umgewandelt werden.

Hinweis: Wenn eine Rechnung in Teamleader Focus den Status "Bezahlt" erhalten hat, dann erhält sie diesen auch in Twinfield. Wenn Sie den Status aber nun in Twinfield abändern, dann bleibt dieser in Teamleader Focus dennoch "Bezahlt". Möchten Sie den Status auch in Teamleader Focus abändern, dann muss dies manuell geschehen.