Ehe Sie eine Verbindung zwischen Exact Online und Teamleader Focus herstellen, sollten Sie nicht vergessen, erst einen Blick auf folgenden Artikel zu werfen: ‘Wie bereite ich mein Exact Online- und Teamleader Focus-Konto auf eine Verbindung vor? Je nach Ihrer Teamleader Focus- und Exact-Einrichtung sind unterschiedliche Vorbereitungen erforderlich. Sobald Sie das gemacht haben, können Sie die eigentliche Verbindung mit Teamleader Focus herstellen.
Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, Google Chrome zu verwenden, wenn Sie Ihr Teamleader Focus-Konto mit Exact Online verbinden.
Sehen Sie sich lieber unser instruktives Video an? Machen Sie das hier (EN):
Die Verbindung herstellen
Stellen Sie vor dem Einrichten der Integration sicher, dass Ihr Benutzerkonto in Exact Online Zugriff auf folgenden finanziellen Rechte hat:
- Konten verwalten
- Verkaufsbuchungen eingeben, ändern und löschen
- Kreditorenberichte einsehen
- Schuldnerberichte einsehen
Wenn dies nicht der Fall ist, wenden Sie sich an Exact Online/Ihren Buchhalter, um diese Rechte für Sie zu aktivieren.
Klicken Sie in Teamleader Focus auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Integrationen/Marktplatz. Sie gelangen dann in den Marktplatz. Wählen Sie die Kategorie ‚Buchhaltung‘, um Exact Online zu finden:
- Verbinden Sie Ihr Konto und wählen Sie die Firmeneinheit, mit der Sie sich verbinden wollen.
- Melden Sie sich mit Ihren Exact Online-Daten an, um in folgende Übersicht zu gelangen:
- Geben Sie ein Startdatum ein: das ist das Datum, ab wann Teamleader Focus Ihre Rechnungen und Gutschriften synchronisieren wird.
- Wählen Sie die richtige Abteilung und definieren Sie sowohl das Rechnungs- wie das Gutschriftenjournal.
- Wählen Sie, ob Sie alle Firmen und Kontakte von Exact Online aus importieren wollen oder nicht (abhängig von Ihrer Konfiguration).
- Klicken Sie auf ‚Speichern‘.
Danach müssen Sie einige Dingen zwischen Teamleader Focus und Exact verknüpfen. Das Wichtigste ist, die USt-Sätze zu verknüpfen. Die in Exact gewählten USt-Sätze müssen immer vom Typ ‚Exklusiv‘ sein, da Teamleader Focus immer den Gesamtbetrag ohne USt synchronisiert.
Zusätzlich dazu können Sie ein Konto für Rabatte einstellen und gegebenenfalls bestimmte Konten konfigurieren, die automatisch vorgeschlagen werden, wenn bestimmte USt-Sätze verwendet werden (Letzteres ist optional). Wir empfehlen, die automatische Synchronisierung erst zu konfigurieren, nachdem die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde.
Manuelle Aktivierung der Synchronisierung
Jetzt, wo die Verbindung hergestellt wurde, können Sie die erste Synchronisierung aktivieren. Klicken Sie zur Synchronisierung in der Navigation erst auf ‚Rechnungen‘. Sie werden sehen, dass jetzt ein Synchronisierungssymbol in der oberen rechten Ecke erschienen ist.
Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, wird die Synchronisierung mit Exact Online durchgeführt. Nach einer Weile sehen Sie eine Benachrichtigung mit den Ergebnissen der Synchronisierung. Wenn Sie mit irgendwelchen Problemen konfrontiert werden, sollten Sie zuallererst diese Benachrichtigungen prüfen. Die Synchronisierung umfasst sowohl der Synchronisierung von Kunden, die mit Rechnungen oder Gutschriften verknüpft sind wie auch die (importierten) Rechnungen und Gutschriften selbst.
Wenn Einträge in Exact abgeglichen werden, werden die übereinstimmenden Rechnungen in Teamleader Focus als bezahlt eingetragen.
Wenn alles richtig eingerichtet ist, können Sie die Synchronisation von Kunden und Rechnungen automatisch durchführen lassen. Zahlungen von Rechnungen werden daher automatisch im Hintergrund synchronisiert. Wenn Sie dies so einstellen, erhalten Sie jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn eine Rechnung auf diese Weise bezahlt wird.
Hinweis: Wenn Sie den Zahlungsstatus in Exact anpassen (z. B. eine Rechnung von bezahlt auf unbezahlt stellen), bleibt der Status in Teamleader Focus auf 'Bezahlt', es sei denn, Sie passen dies auch manuell in Teamleader Focus an.
Zahlungsbedingungen zwischen Teamleader Focus und Exact abgleichen
Die in Teamleader Focus verwendete Zahlungsbedingung wird verglichen mit den Bedingungen in Exact Online. Immer, wenn keine richtige Übereinkunft gefunden wird, wird die Standardzahlungsbedingung verwendet.
- Die Standardzahlungsbedingung wird auch für alle Gutschriften verwendet.
- Teamleader Focus unterstützt keine Zahlungsbedingungen bei Ermäßigungen.
- Sowohl Teamleader Focus wie Exact Online unterstützen „Monatsende“.
- Es gibt einen Unterschied zwischen normalen Zahlungsbedingungen und Inkasso-/Lastschrift-Zahlungsbedingungen. So konfigurieren Sie eine Zahlungsbedingung für Lastschriften:
Fehlerbehebung
Ihre Rechnungen werden nicht synchronisiert oder Sie stoßen auf Fehler während der Synchronisierung? Lesen Sie diesen Artikel für Fehlerbehebung!